Các phân hệ trong ERP và chức năng ERP trong sản xuất

Những con số sai lệch, nguyên vật liệu thì lúc thừa, lúc thiếu, tiến độ sản xuất thì liên tục bị chậm trễ. Đây là những thách thức mà hàng nghìn doanh nghiệp phải đối mặt mỗi ngày. Hệ Thống ERP (Enterprise Resource Planning) - một công cụ mạnh mẽ, được thiết kế để tích hợp và đồng bộ hóa mọi hoạt động trong doanh nghiệp của bạn, từ quản lý tài chính, mua hàng, kho bãi cho đến quản lý sản xuất chính là chìa khóa giải quyết vấn đề này. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu về chức năng ERP, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất để giúp doanh nghiệp bạn vững vàng tiến bước trên cung đường thị trường.

1. ERP là gì? Chức năng ERP của từng phân hệ

1.1 ERP là gì?

ERP, hay còn gọi là Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), là một hệ thống phần mềm tích hợp, được thiết kế để quản lý và kết nối tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.

Chức năng ERP cốt lõi là tạo ra một cái nhìn toàn diện về mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ đó giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt và kịp thời. Thay vì phải làm việc với nhiều hệ thống riêng lẻ, ERP giúp các phòng ban khác nhau (từ tài chính, mua hàng, kho bãi, sản xuất cho đến bán hàng, nhân sự) có thể chia sẻ thông tin và cộng tác một cách hiệu quả.

1.2 Các phân hệ (module) của ERP

ERP là một hệ thống tích hợp, hoạt động dựa trên nhiều phân hệ (module) khác nhau. Mỗi module này đảm nhiệm một chức năng cụ thể trong doanh nghiệp, và tất cả chúng đều được liên kết chặt chẽ với nhau để tạo thành một hệ thống đồng nhất. Dưới đây là các module chính thường thấy trong một hệ thống ERP và chức năng ERP theo từng phân hệ:

1. Quản lý Tài chính (Financial Management):

Chức năng ERP: Quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các giao dịch kế toán, quản lý dòng tiền, lập báo cáo tài chính, và kiểm soát chi phí.

Cách thức hoạt động: Module ghi nhận tất cả các giao dịch tài chính (ví dụ: hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, thanh toán), tự động tạo ra các báo cáo tài chính (ví dụ: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ), giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác và kịp thời.

Ví dụ: Theo dõi công nợ phải thu và phải trả, quản lý tài sản cố định, quản lý ngân sách.

2. Quản lý Mua hàng (Procurement Management):

Chức năng ERP: Quản lý toàn bộ quá trình mua sắm hàng hóa, vật tư, dịch vụ của doanh nghiệp, từ lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả, đến theo dõi đơn hàng và thanh toán.

Cách thức hoạt động: Module này giúp doanh nghiệp tạo yêu cầu mua hàng, gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp, so sánh báo giá, tạo đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, và quản lý các hợp đồng mua bán.

Ví dụ: Quản lý thông tin nhà cung cấp, quản lý danh mục hàng hóa, quản lý phê duyệt mua hàng.

3. Quản lý Kho (Inventory Management):

Chức năng ERP: Quản lý toàn bộ quá trình nhập, xuất, và tồn kho của hàng hóa, vật tư trong kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.

Cách thức hoạt động: Module này theo dõi số lượng hàng hóa trong kho theo thời gian thực, quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa, tạo phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thực hiện kiểm kê kho, và tạo báo cáo tồn kho.

Ví dụ: Quản lý số lô hàng, hạn sử dụng, cảnh báo khi hàng tồn kho dưới mức cho phép.

4. Quản lý Sản xuất (Production Management):

Chức năng ERP: Quản lý toàn bộ quá trình sản xuất, từ lập kế hoạch sản xuất, quản lý vật tư, điều phối công đoạn sản xuất, đến theo dõi tiến độ và quản lý chất lượng sản phẩm.

Cách thức hoạt động: Module này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thị trường, quản lý danh mục sản phẩm, định mức nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, và theo dõi chi phí sản xuất.

Ví dụ: Lập lịch trình sản xuất, quản lý công đoạn gia công, quản lý máy móc thiết bị.

5. Quản lý Bán hàng (Sales Management):

Chức năng ERP: Quản lý toàn bộ quá trình bán hàng, từ tiếp nhận đơn hàng, báo giá, lập hợp đồng, giao hàng, đến chăm sóc khách hàng.

Cách thức hoạt động: Module này giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, tạo báo giá, tạo đơn hàng, quản lý giao hàng, theo dõi công nợ, và quản lý chương trình khuyến mãi.

Ví dụ: Quản lý kênh bán hàng, quản lý chính sách giá, quản lý thông tin liên hệ của khách hàng.

6. Quản lý Nhân sự (Human Resource Management - HRM):

Chức năng ERP: Quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến nhân sự, từ tuyển dụng, quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, đến quản lý đào tạo và đánh giá hiệu suất.

Cách thức hoạt động: Module này giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, tính lương, quản lý các loại phúc lợi, quản lý đào tạo và đánh giá nhân viên.

Ví dụ: Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý lương thưởng.

7. Quản lý Quan hệ Khách hàng (Customer Relationship Management - CRM):

Chức năng ERP: Quản lý và cải thiện mối quan hệ với khách hàng, từ theo dõi tương tác, quản lý thông tin khách hàng, đến hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.

Cách thức hoạt động: Module này giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý các tương tác với khách hàng (ví dụ: cuộc gọi, email), quản lý các cơ hội bán hàng, quản lý chiến dịch marketing, và hỗ trợ khách hàng.

Ví dụ: Quản lý các kênh tiếp cận khách hàng, quản lý các chiến dịch marketing, phân tích hành vi của khách hàng.

8. Quản lý Dự án (Project Management):

Chức năng ERP: Quản lý các dự án của doanh nghiệp, từ lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, đến quản lý chi phí và nguồn lực.

Cách thức hoạt động: Module này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch dự án, phân công công việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ thực hiện, quản lý chi phí và nguồn lực, và báo cáo tiến độ dự án.

Ví dụ: Lập lịch trình dự án, quản lý các công việc, quản lý các thành viên tham gia dự án.

1.3 Tính liên kết và tích hợp giữa các module

Điều quan trọng cần nhấn mạnh của chức năng ERP là các module này không hoạt động độc lập mà được liên kết và tích hợp chặt chẽ với nhau. Ví dụ:

• Module Quản lý Bán hàng sẽ liên kết với module Quản lý Kho để kiểm tra lượng hàng tồn trước khi xác nhận đơn hàng.
• Module Quản lý Sản xuất sẽ liên kết với module Quản lý Mua hàng để đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
• Module Quản lý Tài chính sẽ lấy dữ liệu từ tất cả các module khác để tạo ra các báo cáo tài chính tổng quan.

Xem thêm: Lợi ích của ERP - Khám phá số liệu và case study thực tế

2. Chức năng ERP trong quản lý sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, nơi các quy trình phức tạp và có sự cạnh tranh khốc liệt, ERP là một giải pháp hiệu quả mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp.

2.1 Tầm quan trọng

Theo một nghiên cứu gần đây của Aberdeen Group, các doanh nghiệp sản xuất sử dụng hệ thống ERP có khả năng giảm 23% chi phí sản xuất và tăng 20% năng suất so với các doanh nghiệp không sử dụng. Đó là con số biết nói, cho thấy sức mạnh thực sự của ERP trong việc giải quyết những bài toán đau đầu mà các nhà máy đang phải đối mặt.

Từ việc kiểm soát nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, cho đến theo dõi tiến độ và tối ưu hóa chi phí, các chức năng ERP đều có thể hỗ trợ một cách đắc lực. Nếu bạn đang đau đầu về việc quản lý các công đoạn sản xuất rời rạc, không có sự đồng bộ, và luôn phải đối mặt với tình trạng chậm trễ, thì đây chính là giải pháp mà doanh nghiệp cần.

Các phần mềm ERP hiện nay không chỉ dừng lại ở việc quản lý các hoạt động cơ bản mà còn tích hợp nhiều công nghệ tiên tiến như AI, IoT, giúp doanh nghiệp sản xuất tiến gần hơn đến mô hình nhà máy thông minh.

Với những chức năng mạnh mẽ và lợi ích thiết thực này, ERP chính là giải pháp không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về tình trạng quản lý rời rạc, thông tin thiếu chính xác, chậm trễ trong sản xuất. Các chức năng ERP sẽ giúp bạn kiểm soát mọi thứ, đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, và đạt được những mục tiêu kinh doanh một cách dễ dàng hơn.

2.2 Các chức năng chính của ERP trong quản lý sản xuất

Quản lý kế hoạch sản xuất: Chức năng ERP này cho phép bạn xây dựng một kế hoạch sản xuất chi tiết dựa trên nhu cầu thị trường, năng lực sản xuất, và các nguồn lực hiện có. ERP không chỉ đơn thuần là "lên lịch" mà còn giúp bạn dự báo nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, phân bổ công việc, và theo dõi tiến độ thực hiện. Với ERP, bạn có thể giảm thiểu thời gian chờ đợi, tránh tình trạng sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt, đảm bảo sản xuất diễn ra suôn sẻ và đúng thời hạn.

Quản lý vật tư và nguyên vật liệu: Doanh nghiệp đang mất quá nhiều thời gian để kiểm kê kho và quản lý nguyên vật liệu? Và thường xuyên đối mặt với tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều? ERP sẽ giúp bạn giải quyết triệt để những vấn đề này. Hệ thống sẽ theo dõi lượng tồn kho theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi hàng tồn kho xuống mức thấp, giúp bạn tối ưu hóa quy trình cung ứng, giảm thiểu tình trạng lãng phí, và đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Theo một nghiên cứu khác, các doanh nghiệp sử dụng ERP thường giảm được 15% chi phí tồn kho nhờ khả năng quản lý vật tư hiệu quả.

Quản lý công đoạn sản xuất: Chức năng ERP không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch mà còn giúp bạn theo dõi tiến độ sản xuất chi tiết đến từng công đoạn. Với hệ thống này, bạn có thể biết chính xác công đoạn nào đang bị chậm trễ, nguyên nhân gây ra sự chậm trễ là gì, và có thể đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Bên cạnh đó, ERP còn cho phép bạn theo dõi chất lượng sản phẩm, phát hiện các lỗi sai và điều chỉnh quy trình để đảm bảo sản phẩm luôn đạt chất lượng tốt nhất. Việc theo dõi chất lượng sản phẩm bằng ERP đã giúp nhiều doanh nghiệp giảm 10% tỷ lệ sản phẩm lỗi và nâng cao uy tín thương hiệu.

Quản lý chi phí sản xuất: Chức năng ERP sẽ tự động tính toán chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, từ đó giúp bạn kiểm soát chi phí sản xuất một cách hiệu quả, định giá sản phẩm một cách chính xác, và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Việc kiểm soát chi phí nhờ ERP có thể giúp doanh nghiệp tăng 5% - 10% lợi nhuận ròng.

3. Ưu nhược điểm của hệ thống ERP là gì?

Để đưa ra quyết định sáng suốt, chúng ta cần xem xét hai mặt của vấn đề, đó là ưu và nhược điểm của hệ thống quản trị ERP.

3.1 Ưu điểm

Hệ thống ERP mang đến một cuộc cách mạng trong cách thức quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất. Đầu tiên, chức năng ERP giúp quản lý dữ liệu một cách tập trung và thống nhất. Tất cả các phòng ban đều sử dụng chung một hệ thống, giúp mọi nhân viên dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin, loại bỏ tình trạng “ dữ liệu rời rạc" và tăng cường sự phối hợp.

Bên cạnh đó, chức năng của ERP giúp quản lý nhân sự một cách hiệu quả, từ việc theo dõi giờ làm việc đến tính lương tự động, giảm thiểu sai sót và gian lận.

Với khả năng tự động hóa, chức năng ERP còn giúp nâng cao hiệu quả sản xuất bằng cách lập kế hoạch sản xuất tối ưu, loại bỏ các công đoạn thừa và giảm thiểu các sai sót. Cuối cùng, ERP giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách kết nối toàn bộ hệ thống quản trị vào một khối thống nhất, giúp bạn dễ dàng phát hiện và khắc phục các vấn đề một cách nhanh chóng.

3.2 Nhược điểm

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, hệ thống chức năng ERP cũng có những nhược điểm mà bạn cần cân nhắc. Đầu tiên là chi phí đầu tư khá lớn. Việc mua phần mềm ERP, đặc biệt là các hệ thống lớn và phức tạp, đòi hỏi một khoản chi phí không hề nhỏ. Thêm vào đó, ERP thường được bán theo gói, trong khi nhiều doanh nghiệp có thể không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ, gây ra lãng phí.

Thứ hai, tốc độ triển khai thường chậm. Việc triển khai ERP không chỉ đơn thuần là cài đặt phần mềm mà còn đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc, đào tạo nhân viên, và xử lý các vấn đề phát sinh.

Cuối cùng, hệ thống ERP có thể khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi. Khi doanh nghiệp muốn áp dụng công nghệ mới hoặc thay đổi quy trình, có thể cần phải tạm ngưng hoạt động và lập trình lại hệ thống ERP, điều này gây ra sự bất tiện và tốn kém.

4. Ứng dụng thực tế và lợi ích của ERP

Trước khi triển khai hệ thống ERP, Vinamilk đối mặt với những thách thức trong việc quản lý một chuỗi cung ứng phức tạp, bao gồm nhiều nhà máy sản xuất, hàng nghìn đại lý phân phối, và một lượng lớn sản phẩm đa dạng. Các thách thức chính bao gồm:

• Khó khăn trong quản lý kho
• Quy trình sản xuất không được đồng bộ
• Thông tin rời rạc
• Khó khăn dự báo nhu cầu

Vinamilk đã lựa chọn một giải pháp ERP từ SAP, một trong những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới. Dự án triển khai ERP được thực hiện trong nhiều giai đoạn, kéo dài trong nhiều năm, với sự tham gia của nhiều chuyên gia và đội ngũ nhân viên của Vinamilk.

Vinamilk đã triển khai nhiều module chức năng ERP của SAP, bao gồm:

• SAP S/4HANA: Nền tảng ERP cốt lõi, quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
• SAP Supply Chain Management (SCM): Quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý kho, quản lý vận chuyển, và quản lý nhà cung cấp.
• SAP Manufacturing Execution (ME): Quản lý các hoạt động sản xuất, từ lập kế hoạch sản xuất đến theo dõi tiến độ.
• SAP Customer Relationship Management (CRM): Quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng, và quản lý chương trình khuyến mãi.
• SAP Business Warehouse (BW): Hệ thống phân tích và báo cáo dữ liệu, cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.

Kết quả đạt được sau khi triển khai các module chức năng ERP:

Sau khi triển khai ERP, Vinamilk đã đạt được những kết quả ấn tượng, được công bố trong nhiều báo cáo và phỏng vấn của doanh nghiệp:

• Giảm 20% chi phí tồn kho: Nhờ khả năng dự báo nhu cầu chính xác và quản lý kho hiệu quả.
• Tăng 15% năng suất sản xuất: Nhờ quy trình sản xuất được tối ưu hóa và các hoạt động sản xuất được đồng bộ.
• Rút ngắn 25% thời gian giao hàng: Nhờ quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và tối ưu hóa quy trình vận chuyển.
• Cải thiện độ chính xác của dự báo nhu cầu: Giúp Vinamilk lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn, giảm thiểu tình trạng sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát: Các nhà quản lý có thể truy cập thông tin theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được cải thiện, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

5. Kết luận

Qua những phân tích chi tiết và các case study thực tế, chúng ta đã thấy rõ sức mạnh của việc ứng dụng công nghệ trong quản lý sản xuất và các chức năng ERP. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rằng, không phải hệ thống nào cũng có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp sản xuất. Trong khi các hệ thống ERP truyền thống có thể quản lý tổng quan các hoạt động kinh doanh, thì đôi khi, bạn cần một giải pháp chuyên sâu hơn để quản lý chi tiết các hoạt động sản xuất, đặc biệt là ở cấp độ nhà máy.

Đó là lý do tại sao SEEACT-MES của DACO ra đời. Không chỉ là một phần mềm quản lý sản xuất thông thường, SEEACT-MES là một hệ thống Manufacturing Execution System (MES) toàn diện, có khả năng quản lý mọi hoạt động, dù là nhỏ nhất, trong quá trình sản xuất của bạn. SEEACT-MES không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ hay quản lý nguyên vật liệu. Điểm nổi bật của SEEACT-MES là khả năng số hóa các thiết bị máy móc trong nhà máy mà ERP khó có thể làm được, cho phép bạn:

• Theo dõi trạng thái thiết bị real time
• Quản lý chất lượng sản phẩm
• Phát hiện sự cố tức thời
• Quản lý bảo trì bảo dưỡng tất cả các loại máy móc thiết bị…

Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong hành trình tìm kiếm một giải pháp quản lý sản xuất toàn diện, có khả năng số hóa thiết bị máy móc và quản lý chi tiết các hoạt động ở cấp độ nhà máy, thì SEEACT-MES của DACO chính là sự lựa chọn hoàn hảo. Sự kết hợp giữa MES với các chức năng ERP sẽ giúp doanh nghiệp tiến lên nhà máy thông minh và đạt được những thành công ấn tượng. Để được tư vấn bạn hãy liên hệ công ty DACO: 0904.675.995.

Xem thêm:

• Cẩm nang ngành sản xuất
• Giải pháp cho sản xuất
• Tìm hiểu công nghệ thực tế ảo là gì và ứng dụng trong sản xuất