WMS là gì? Chức năng & Lợi ích của hệ thống quản lý kho WMS

Hệ thống quản lý kho WMS là gì? Tại sao có nhận định hệ thống WMS có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá quá trình quản lý và vận hành kho, giúp doanh nghiệp giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo dõi bài viết sau của DACO Việt Nam sẽ giúp bạn trả lời hai câu hỏi trên.

1. Hệ thống WMS là gì?

Hệ thống WMS là gì? Đây là cụm từ được viết tắt của Warehouse Management System, hay còn được biết đến với tên gọi khác là hệ thống quản lý kho. Hệ thống này có thể hoạt động độc lập hoặc được tích hợp với các phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM hay quản trị sản xuất MES để mang lại hiệu quả hoạt động tối đa cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát các hoạt động trong kho hàng, gồm nhận hàng, xuất hàng, xử lý hàng tồn kho, kiểm kê hàng hoá,...

Vào thời kỳ các doanh nghiệp bắt đầu tiến hành sản xuất hàng loạt, quản lý chuỗi cung ứng theo hướng tích hợp năm 1970, hệ thống quản lý kho WMS được ra đời đã tạo bước tiến lớn trong hệ thống quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp đáng kể trong hoạt động quản lý kho. 

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, trí tuệ nhân tạo, IoT hay công nghệ đám mây, các hệ thống WMS đươc phát triển mạnh mẽ với những tính năng vượt trội, chức năng mới bám sát quá trình quản lý kho của doanh nghiệp. Vì vậy biết được phần mềm WMS là gì và các tính năng, lợi ích của phần mềm này là vô cùng quan trọng.

2. Lợi ích của hệ thống quản lý kho WMS

2.1 Giảm chi phí vận hành quản lý kho

Hệ thống WMS cung cấp công cụ tự động hoá nhiều nhiệm vụ như xác định vị trí hàng hoá, xác nhận đơn hàng, quản lý tồn kho nên giảm bớt thời gian và công sức của nhân viên kho vào các công việc thủ công như nhập liệu, từ đó giảm chi phí vận hành và tăng cường năng suất lao động.

2.2 Quản lý tồn kho theo thời gian thực

Nhờ theo dõi chính xác lượng tồn kho theo thời gian thực, cụ thể chi tiết về ngày sản xuất, hạn sử dụng nên doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả. Giảm tình trạng tồn kho dư thừa hoặc hết hàng, giảm chi phí quản lý tồn kho không hiệu quả.

2.3 Quản lý thông tin hàng hoá

Thông tin hàng hóa được nhập liệu chính xác, giảm thiểu sai sót. Từ đó giảm bớt các phát sinh lỗi trong quản lý tồn kho. Tránh tình trạng xuất sai hàng hoặc giao hàng không chính xác, hạn chế tình trạng sửa chữa hoặc đổi trả hàng. 

Ngoài ra, hàng hoá trong kho được lưu trữ thuận tiện, đảm bảo tối ưu không gian lưu trữ trong kho. Người quản lý biết được phần mềm WMS là gì và nắm rõ các tính năng có thể theo dõi dễ dàng về thông tin hàng hoá, vị trí trong quy trình sản xuất,...

2.4 Quản lý chất lượng hàng hoá

Ứng dụng hệ thống quản lý kho giúp quản lý có thể kiểm tra được chất lượng của hàng hoá trước khi nhập (IQC), đến trong quá trình lưu kho, xuất kho và điều chuyển. Ngoài ra, thông tin về chất lượng, lịch sử hàng hoá liên tục được cập nhật trên hệ thống giúp mọi thành viên quản lý có thể nắm bắt rõ ràng, đảm bảo sản phẩm, hàng hóa đưa đến tay khách hàng được hoàn hảo nhất.

2.5 Quản lý đơn hàng và vận chuyển

Nhờ định tuyến quá trình điều chuyển, lưu chuyển hàng hoá, xác định vị trí hàng hoá chính xác, hệ thống quản lý kho WMS giúp tăng cường khả năng chuẩn bị để giao hàng, tăng chất lượng đơn hàng, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và gia tăng lợi nhuận, uy tín cho doanh nghiệp.

• Xem thêm: Tồn kho là gì? Cách quản lý tồn kho hiệu quả

3. Tính năng của hệ thống quản lý kho WMS

Khi tìm hiểu hệ thống WMS là gì, chắc hẳn bạn tò mò về những đặc điểm của hệ thống này. Những tính năng cần thiết trong các hệ thống WMS hiện nay là: 

• Quản lý tồn kho, các mặt hàng có trong kho theo vị trí, theo lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng
• Trực quan hiệu suất kho theo thời gian thực qua việc theo dõi tồn kho và cập nhật hàng hoá theo thời gian thực
• Tự động các thao tác nhập / xuất và kiểm kê kho thông qua việc quét Barcode/QR Code.
• Theo dõi đơn đặt hàng để xuất hàng hóa kịp thời
• Quản lý vận chuyển và tình hình giao hàng của từng đơn hàng
• Quản lý chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân viên kho
• Quản lý nhiều kho cùng lúc dễ dàng, hiệu quả và chính xác cao
• Tạo báo cáo, cung cấp theo thời gian thực để ra quyết định xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời

4. Các loại hệ thống quản lý kho WMS là gì?

Phân loại hệ thống WMS dựa trên tính kết nối gồm WMS độc lập, WMS tích hợp, còn dựa theo cấu trúc nền tảng được chia thành WMS tại chỗ và trên đám mây.

4.1 Phân loại hệ thống WMS dựa trên tính kết nối

4.1.1 Hệ thống WMS độc lập 

Hệ thống quản lý kho độc lập có khả năng phục vụ chỉ riêng cho bộ phận kho, quản lý các từng chức năng riêng của kho. Và khó liên kết với các chức năng và bộ phận khác. 

4.1.2 Hệ thống WMS tích hợp

Khi tích hợp, phần mềm WMS là gì? Hệ thống quản lý kho tích hợp nằm trong các hệ thống về quản trị sản xuất MES hay trong các hệ thống ERP. Khi nằm trong hệ thống quản trị sản xuất MES có tích hợp với ERP sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp, liên kết được với toàn bộ các bộ phận trong công ty, như sản xuất, bán hàng, kế toán. Việc liên kết này giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, xác định vấn đề góp phần đưa ra quyết định chiến lược cho công ty. 

4.2 Phân loại hệ thống WMS dựa trên cấu trúc nền tảng

4.2.1 WMS tại chỗ 

Giải pháp WMS tại chỗ: Đây là hệ thống mua một lần và được cài đặt trên máy tính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần lắp đặt một lần và chi trả chi phí bảo trì, toàn quyền về quyết định thiết kế, phát triển tình năng,...Tuy nhiên chi phí trả trước khá lớn và tính bảo mật về dữ liệu không cao.

4.2.2 Hệ thống WMS trên đám mây

Có mức chi phí vừa phải phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống tính phí trên cơ sở đăng ký. Dữ liệu được nhà cung cấp lưu trữ trên máy chủ từ xa. Nhà cung cấp sửa lỗi và cập nhật phần mềm. Ưu điểm là truy cập online thuận tiện và độ bảo mật cao hơn, tăng giảm quy mô hệ thống dễ dàng.

5. Các yếu tố cần cân nhắc khi triển khai WMS

5.1 Quy mô và loại hình hoạt động của doanh nghiệp

Khi tìm hiểu hệ thống WMS là gì, vấn đề về quy mô và loại hình hoạt động của tổ chức cần phù hợp với quy mô và chức năng của hệ thống WMS được triển khai. Điều này tránh tình trạng lãng phí hay hệ thống không đủ năng lực vận hành.

5.2 Yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều có đặc thù riêng, vì vậy cần xác định các yêu cầu cụ thể của mình đối với hệ thống WMS muốn triển khai. Ví dụ doanh nghiệp nên trình bày các chức năng cần thiết, nhu cầu tích hợp với các hệ thống khác, chi phí vận hành với đơn vị cung cấp hệ thống WMS.

5.3 Chi phí triển khai, vận hành hệ thống WMS

Để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí triển khai, vận hành hệ thống WMS trước khi tiến hành số hoá và triển khai hệ thống.

• Xem thêm: Kho nguyên vật liệu là gì? Cách quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả

6. Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS là gì?

WMS - Hệ thống quản lý kho thông minh là một module lớn trong hệ thống quản trị sản xuất số 1 hiện nay SEEACT-MES. Ngoài những lợi ích và tính năng của các phần mềm về quản lý kho trên thị trường, giải pháp MES của DACO với module quản lý kho WMS còn cung cấp nhiều giải pháp mang lại hiệu quả cao trong quản lý kho như:

• Trực quan hóa hiệu suất của kho thông qua Layout theo thời gian thực.
• Tích hợp công nghệ IoT để giúp cải tiến và tăng tốc nghiệp vụ kho.
• Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa một cách dễ dàng, giúp quản lý hàng hóa trong kho nhanh chóng, chính xác
• Đảm bảo chất lượng của hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng qua hoạt động kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho.
• Dễ dàng kết nối với hệ thống ERP của doanh nghiệp, hay các hệ thống tự động hoá khác để gia tăng hiệu suất sản xuất.
• Được lập trình và tối ưu theo đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp, là phần mềm do công ty uy tín hàng đầu về các giải pháp trong nhà máy sản xuất thực hiện nên có chi phí hợp lý, dễ sử dụng, dễ tùy chỉnh. Từ đó mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp trong hoạt động quản lý.

Tóm lại, biết hệ thống, phần mềm WMS là gì và hiểu các tính năng lợi ích của nó không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và quản lý kho mà còn tăng cường hiệu suất quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Hệ thống WMS giúp tạo nên một môi trường quản lý kho hiệu quả và linh hoạt, gia tăng lợi  thế cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Xem thêm: 

• Kho bán thành phẩm là gì? Cách quản lý kho bán thành phẩm
• /danh-muc/giai-phap-ung-dung-5

Sản phẩm cùng Series Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất