Kiểm kê kho bằng mã vạch - Quản lý kho thông minh thời đại 5.0

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho thong minh 23
Tên Sản Phẩm: : Kiểm kê kho bằng mã vạch - Quản lý kho thông minh thời đại 5.0
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Việc triển khai hiệu quả hệ thống kiểm kê kho bằng mã vạch kho phụ thuộc rất nhiều vào việc lập kế hoạch tỉ mỉ và lựa chọn công nghệ chính xác…

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong mọi doanh nghiệp, kiểm kê là hoạt động vô cùng quan trọng. Bởi khi hàng tồn kho không được kiểm soát chính xác, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng thiếu nguyên vật liệu hoặc tồn kho dư thừa, dẫn đến lãng phí chi phí và gián đoạn sản xuất. Để giải quyết vấn đề này, kiểm kê kho bằng mã vạch là một giải pháp tối ưu, được hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới áp dụng.

Trong bài viết này, DACO sẽ giúp bạn hiểu rõ kiểm kê kho bằng công nghệ mã vạch là gì, quy trình triển khai hiệu quả, lợi ích cụ thể mà nó mang lại, đồng thời giới thiệu giải pháp quản lý kho thông minh SEEACT-WMS.

1. Kiểm kê kho bằng mã vạch là gì?

Kiểm kê kho là quá trình kiểm tra và ghi nhận số lượng hàng hóa thực tế trong kho để đối chiếu với số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Mã vạch là một chuỗi ký hiệu (thanh ngang hoặc hình vuông) chứa thông tin về sản phẩm, như mã số, tên, xuất xứ, được thiết bị chuyên dụng đọc tự động.

Kiểm kê kho bằng mã vạch là việc sử dụng công nghệ mã vạch để quét, ghi nhận và cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách nhanh chóng, chính xác, thay vì kiểm đếm thủ công.

kiem-ke-kho-bang-ma-vach-la-gi

Lịch sử phát triển:

Công nghệ mã vạch ra đời vào năm 1952 tại Mỹ, nhưng phải đến thập niên 1970, khi mã vạch UPC (Universal Product Code) được áp dụng trong bán lẻ, nó mới thực sự bùng nổ. Ngày nay, mã vạch đã trở thành tiêu chuẩn trong quản lý kho, đặc biệt là trong ngành sản xuất, với sự hỗ trợ của các phần mềm WMS (Warehouse Management System).

Các thành phần cần thiết để kiểm kê kho bằng mã vạch:

Phần mềm quản lý kho (WMS): Công cụ trung tâm để lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu kiểm kê.
Máy quét mã vạch (Barcode Scanner): Thiết bị đọc mã vạch nhanh chóng, có thể là loại cầm tay hoặc không dây.
Máy in mã vạch (Barcode Printer): In nhãn mã vạch cho sản phẩm hoặc vật tư chưa có mã.
Tem nhãn mã vạch (Barcode Labels): Nhãn dán chứa mã vạch, cần bền và phù hợp với môi trường kho.

Xem thêm: QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH BẰNG MÃ VẠCH BARCODE/ QR CODE: NHANH CHÓNG, CHÍNH XÁC, TIẾT KIỆM

2. Tại sao doanh nghiệp nên kiểm kê kho bằng mã vạch?

2.1 Vấn đề của quản lý kho thủ công

Trong môi trường sản xuất hiện đại, quản lý kho hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo quy trình vận hành trơn tru và tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phải đối mặt với những thách thức không nhỏ từ phương pháp quản lý kho thủ công.

Một trong những vấn đề lớn nhất là sai sót do nhập liệu thủ công. Theo nghiên cứu của VDC Research, sai sót này chiếm tới 61% các vấn đề phát sinh trong quản lý kho. Điều này không chỉ dẫn đến sự thiếu chính xác trong dữ liệu tồn kho mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định kinh doanh quan trọng.

Bên cạnh đó, quản lý kho thủ công tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực. Một cuộc kiểm kê toàn bộ kho, đặc biệt là với những kho lớn, có thể kéo dài hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày, hàng tuần làm gián đoạn các hoạt động khác và đòi hỏi sự huy động lớn về nhân lực.

Hơn nữa, việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách thủ công thường rất khó khăn. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu khi cần thiết cho sản xuất, hoặc ngược lại, tồn kho dư thừa không cần thiết, gây lãng phí chi phí lưu trữ và thậm chí dẫn đến hàng hóa quá hạn sử dụng.

Để giải quyết những vấn đề này, kiểm kê kho bằng mã vạch là một giải pháp tối ưu, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp sản xuất.

2.2 Lợi ích của kiểm kê bằng mã vạch là gì?

loi-ich-cua-kiem-ke-bang-ma-vach-la-gi

Việc áp dụng kiểm kê bằng mã vạch giúp tăng độ chính xác đáng kể. Theo báo cáo của Intermec, hệ thống mã vạch có thể giảm sai sót xuống dưới 1%, một con số rất thuyết phục so với phương pháp thủ công.

Bên cạnh đó, thời gian kiểm kê được tiết kiệm đáng kể nhờ việc quét mã vạch chỉ mất vài giây so với việc đếm tay từng sản phẩm, vốn có thể tốn hàng phút. Điều này không chỉ giúp tăng hiệu quả mà còn cho phép doanh nghiệp cải thiện khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp quản lý biết chính xác vị trí và số lượng của từng mặt hàng.

Quan trọng hơn, kiểm kê kho hàng bằng mã vạch giúp tối ưu hóa chi phí. Bằng cách tránh tồn kho không cần thiết và giảm chi phí lưu kho, doanh nghiệp có thể cải thiện dòng tiền và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Cuối cùng, việc quản lý kho hiệu quả hơn nhờ mã vạch còn giúp cải thiện quản lý sản xuất bằng cách đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng khi cần thiết, tránh gián đoạn dây chuyền sản xuất và đảm bảo tiến độ giao hàng.

3. Quy trình kiểm kê kho bằng mã vạch hiệu quả

Bạn đã thấy được hiệu quả ấn tượng từ kiểm kê kho bằng mã vạch hay quản lý kho thông minh nói chung. Vậy quy trình cụ thể để kiểm kê ứng dụng mã Barcode, QR code là gì?

quy-trinh-kiem-ke-kho-bang-ma-vach-hieu-qua

Bước 1: Chuẩn bị

Xác định mục tiêu (kiểm kê toàn bộ kho hay chỉ một khu vực cụ thể).
Lập kế hoạch (thời gian, nhân sự, thiết bị).
Đào tạo nhân viên về cách sử dụng máy quét và phần mềm.
Kiểm tra thiết bị: Đảm bảo máy quét, máy in và phần mềm hoạt động tốt.

Bước 2: Gán mã vạch quản lý kho

Các loại mã vạch phổ biến:

Code 128: Dung lượng cao, phù hợp cho sản xuất.
Code 39: Đơn giản, dễ in, nhưng dung lượng thấp.
QR Code: Lưu trữ nhiều dữ liệu, đọc được bằng smartphone.
Data Matrix: Nhỏ gọn, phù hợp cho vật tư nhỏ.

Tiêu chuẩn: Trong sản xuất, mã GS1 thường được sử dụng để đảm bảo tính đồng bộ quốc tế.

Cách tạo mã vạch: Sử dụng phần mềm như BarTender hoặc dịch vụ trực tuyến như GS1.org.
In và dán nhãn: Chọn nhãn bền (nhựa tổng hợp cho môi trường ẩm) và dán đúng vị trí trên sản phẩm.

Bước 3: Tiến hành kiểm kê

Quét mã vạch từng sản phẩm hoặc vật tư.
Xác nhận số lượng và vị trí trong kho.
Cập nhật dữ liệu trực tiếp vào phần mềm WMS.

Bước 4: Đối chiếu và xử lý sai lệch

So sánh dữ liệu thực tế với hệ thống.
Điều tra nguyên nhân sai lệch (hư hỏng, thất thoát).
Điều chỉnh số liệu và cải thiện quy trình để tránh lặp lại.

Bước 5: Báo cáo và phân tích

Tạo báo cáo chi tiết (số lượng, tình trạng hàng tồn).
Phân tích để phát hiện vấn đề (hàng tồn lâu, thiếu hụt).
Sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa quản lý kho

4. Các giải pháp phần mềm kiểm kê kho bằng mã vạch

Để thực hiện quy trình kiểm kê kho hàng bằng mã vạch hiệu quả, không thể bỏ qua các phần mềm quản lý kho bằng mã vạch.

cac-giai-phap-phan-mem-kiem-ke-kho-bang-ma-vach

4.1 Các loại phần mềm

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp phần mềm hỗ trợ kiểm kê bằng mã vạch, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp sản xuất. Trong số đó, có thể kể đến ba loại phần mềm chính: phần mềm quản lý kho (WMS), phần mềm kiểm kê chuyên dụng và giải pháp trên nền tảng đám mây.

Phần mềm WMS thường tích hợp tính năng kiểm kê mã vạch vào một hệ thống quản lý kho toàn diện, cho phép doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến kho, từ nhập hàng, xuất hàng đến quản lý tồn kho và báo cáo.

Ngược lại, phần mềm kiểm kê chuyên dụng tập trung vào việc kiểm đếm nhanh chóng và chính xác, phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu kiểm kê thường xuyên và cần một công cụ đơn giản, dễ sử dụng.

Cuối cùng, giải pháp trên nền tảng đám mây mang lại sự linh hoạt cao, cho phép người dùng truy cập và quản lý dữ liệu kho từ mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.

4.2 Tiêu chí lựa chọn phần mềm

Khi lựa chọn phần mềm kiểm kê kho bằng mã vạch hay sử dụng mã vạch quản ly·doanh nghiệp cần xem xét một số tiêu chí quan trọng.

Đầu tiên, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có, như ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) và CRM (quản lý quan hệ khách hàng), là rất quan trọng để đảm bảo sự liên kết và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận.

Tiếp theo, phần mềm cần đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm quy mô kho, loại sản phẩm, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý đặc thù. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dễ triển khai cũng là một yếu tố quan trọng, giúp giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng tốc độ làm quen của nhân viên.

Hơn nữa, phần mềm cần có khả năng tùy biến và mở rộng để đáp ứng các nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai. Cuối cùng, chi phí là một yếu tố không thể bỏ qua, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí đầu tư ban đầu, chi phí bảo trì và nâng cấp, cũng như chi phí đào tạo và hỗ trợ để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

4.3 Giới thiệu SEEACT-WMS - Hệ thống quản lý kho thông minh bằng Barcode, QR code

Trong bối cảnh cạnh tranh và thực trạng đáng báo động khi quản lý kho theo phương pháp truyền thống, nắm bắt công nghệ 4.0, DACO - đơn vị có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tự động hoá sản xuất mang đến giải pháp hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS. Trong đó, SEE là thấy thực trạng, ACT là hành động, cải tiến.

phan-mem-quan-ly-kho-seeact-wms

Một trong những tính năng nổi bật của SEEACT-WMS là khả năng kiểm kê kho bằng mã vạch, giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các sai sót và lãng phí thời gian trong quá trình kiểm kê thủ công:

Quản lý mã vạch toàn diện: SEEACT-WMS cho phép doanh nghiệp tạo, in và quản lý mã vạch cho từng sản phẩm, vật tư trong kho. Phần mềm hỗ trợ nhiều loại mã vạch khác nhau (Code 128, Code 39, QR Code) để phù hợp với từng loại sản phẩm và quy trình sản xuất.
Kiểm kê nhanh chóng bằng máy quét: Nhân viên kho có thể sử dụng máy quét mã vạch để kiểm kê hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác. Dữ liệu kiểm kê được cập nhật trực tiếp vào hệ thống, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công.
Đối chiếu và xử lý sai lệch: SEEACT-WMS tự động đối chiếu dữ liệu kiểm kê thực tế với dữ liệu trên hệ thống, giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý các sai lệch một cách nhanh chóng.
Báo cáo kiểm kê chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo kiểm kê chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tồn kho, đánh giá hiệu quả quản lý kho và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Dễ dàng tích hợp với hệ thống ERP, hệ thống khác của doanh nghiệp

Case study:

Hệ thống SEEACT-WMS đã được triển khai thành công tại công ty Bao bì Tân Long và Châu Thái Sơn, mang lại những kết quả ấn tượng:

Tại Tân Long, hệ thống quản lý kho thông minh của DACO đã giúp thời gian xử lý nhập/xuất kho đã giảm từ 4 giờ xuống còn dưới 5 phút, giúp tăng tốc độ sản xuất và giao hàng. Quản lý kho theo thời gian thực giúp Tân Long giảm thiểu thất thoát nguyên vật liệu do mất mát hoặc hư hỏng.
Tại Châu Thái Sơn, nhờ kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng sản phẩm trong kho, Châu Thái Sơn đã giảm đáng kể số lượng sản phẩm lỗi bị trả lại, giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng. (Giảm 29% lỗi Claim từ khách hàng). Ngoài ra, SEEACT-WMS giúp nhân viên kho tiết kiệm thời gian và công sức trong việc kiểm kê và quản lý hàng hóa, từ đó tăng 35% năng suất lao động trên đầu người.

hieu-qua-cua-he-thong-quan-ly-kho-mang-lai

5. Lời khuyên và lưu ý khi triển khai kiểm kê kho bằng mã vạch

Triển khai hệ thống kiểm kê kho bằng mã vạch là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp sản xuất nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, cần lưu ý một số yếu tố then chốt.

Trước hết, việc lên kế hoạch chi tiết là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc kiểm kê, phạm vi áp dụng và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.

Vị trí đặt mã vạch nhất quán: Đảm bảo mã vạch được đặt ở vị trí thống nhất và nhất quán trên mỗi sản phẩm hoặc pallet. Sự thống nhất này cho phép máy quét mã vạch và đầu đọc mã vạch nhanh chóng định vị và quét nhãn, giảm thiểu sự chậm trễ và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc.

Bên cạnh đó, đào tạo nhân viên đóng vai trò quyết định đến sự thành công của dự án. Cần đảm bảo rằng nhân viên nắm vững quy trình kiểm kê mới, thành thạo cách sử dụng thiết bị và hiểu rõ tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình.

Việc lựa chọn thiết bị phù hợp cũng là một yếu tố cần cân nhắc kỹ lưỡng. Đối với các kho có diện tích lớn, máy quét không dây hoặc công nghệ radio RFID sẽ giúp nhân viên di chuyển dễ dàng và linh hoạt hơn. Trong môi trường khắc nghiệt, nhãn mã vạch chống ẩm và chống nhiệt sẽ đảm bảo thông tin không bị mất hoặc hư hỏng.

Có một số loại máy quét có sẵn, bao gồm máy quét mã cầm tay, máy quét mã cố định và máy quét mã đeo được. Mỗi loại có những ưu điểm riêng, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp: Máy quét mã vạch cầm tay có tính di động cao và lý tưởng để sử dụng trong kho hàng nói chung; máy quét cố định là loại máy quét cố định và phù hợp nhất để quét khối lượng lớn trong môi trường tự động; máy quét đeo được cho phép vận hành rảnh tay, cải thiện hiệu quả trong các kho có quy trình làm việc nhanh.

Ngoài ra, việc bảo trì thiết bị định kỳ là rất cần thiết để tránh các sự cố gián đoạn trong quá trình kiểm kê.

Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, việc đối chiếu dữ liệu thường xuyên giữa hệ thống và thực tế là vô cùng quan trọng. Khi phát hiện sai lệch, cần tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp khắc phục kịp thời. Cuối cùng, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến quy trình kiểm kê dựa trên các báo cáo và phân tích dữ liệu. Có thể xây dựng SOP - Quy trình thao tác chuẩn của hoạt động quản lý kho để đảm bảo thực hiện nhất quán và đào tạo nhân viên mới. Điều này giúp hệ thống luôn phù hợp với nhu cầu thực tế và mang lại hiệu quả cao nhất.

Lời kết

Kiểm kê kho bằng mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp sản xuất giảm sai sót, tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Đây là giải pháp không thể thiếu trong thời đại 5.0, khi cạnh tranh đòi hỏi sự chính xác và nhanh nhạy. Hãy bắt đầu triển khai ngay hôm nay để biến kho hàng thành lợi thế cạnh tranh của bạn! Liên hệ website daco.vn hoặc hotline 0904.675.995 để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm: