Lưu kho là gì? Tối ưu chi phí lưu kho như thế nào?

Hiện nay, các doanh nghiệp đang ngày càng phát triển về quy mô sản xuất, vấn đề lưu kho trở thành bài toán quan trọng cần giải quyết. Vậy lưu kho là gì? Tối ưu chi phí lưu kho như thế nào để cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Cùng DACO tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Lưu kho là gì?

Đầu tiên bạn cần biết lưu kho là gì? Lưu kho là việc lưu trữ hàng hoá trong các kho hàng với một khoảng thời gian xác định trước khi được xuất kho và vận chuyển đến tay khách hàng. Lưu kho là quá trình quản lý và bảo quản các sản phẩm hoặc nguyên liệu trong một kho, đảm bảo hàng hóa được an toàn, chất lượng tốt và sẵn sàng cung ứng khi cần thiết.

Hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý kho thông minh giúp cho việc lưu kho được quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Các sản phẩm/hàng hoá được cập nhật chi tiết về đặc điểm, vị trí lưu tại kho, dễ dàng tìm kiếm và xử lý khi có vấn đề bất ngờ xảy ra.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng dịch vụ lưu kho còn giúp các doanh nghiệp, như thương mại điện tử hay các đơn vị phân phối có nơi lưu trữ để chờ gom hàng khi không đủ chi phí để xây dựng kho hàng cho riêng mình.

• Xem thêm: Kho là gì? Các loại kho và chức năng của kho hàng

2. Các hình thức lưu kho là gì?

Sau khi tìm hiểu lưu kho là gì thì hiện nay có các hình thức lưu kho phổ biến gồm:

2.1 Lưu kho tự quản

Đây là hình thức lưu kho phổ biến nhất trên thị trường hiện nay, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và có nguồn lực tài chính, nhân lực mạnh. Doanh nghiệp tự sở hữu kho hàng và tự quản lý, sắp xếp, nhập, xuất hàng hoá có trong kho.

Doanh nghiệp chủ động trong thiết kế, lựa chọn vị trí kho và xây dựng các hệ thống lưu trữ. Bên cạnh đó, chủ sở hữu kho tự quản cũng phải chịu trách nhiệm về toàn bộ chi phí liên quan đến lưu trữ, kho hàng, từ chi phí đầu tư, vận hành đến chi phí bảo trì.

2.2 Lưu kho dịch vụ

Những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa hoặc có nhu cầu lưu kho ngắn hạn thường lựa chọn thuê kho hàng của đơn vị khác và sử dụng dịch vụ lưu kho của họ. Doanh nghiệp phải trả phí thuê kho và không cần phải chịu trách nhiệm về phí đầu tư, bảo trì kho.

2.3 Lưu kho trung gian

Đây là hình thức lưu kho phổ biến trong chuỗi cung ứng. Hàng hoá sẽ được lưu trữ tạm thời trước khi được vận chuyển đến địa điểm cuối. Kho trung gian thường được đặt ở vị trí trung tâm, giúp giảm chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng.

2.4 Lưu kho lạnh

Kho lạnh để lưu trữ những loại hàng hoá cần bảo quản lạnh, như thực phẩm, dược phẩm.

2.5 Lưu kho đặc biệt

Kho đặc biệt lưu trữ những loại hàng hoá có yêu cầu đặc biệt về bảo quản như hàng hoá đông lạnh, hàng dễ cháy. Kho được xây dựng và trang bị nhiều thiết bị phù hợp với yêu cầu bảo quản.

• Xem thêm: Kho nguyên vật liệu là gì? Cách quản lý kho nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao

3. Quy trình lưu kho

Bạn đã biết lưu kho là gì, các hình thức lưu kho nhưng đang thắc mắc về quy trình lưu kho? Quy trình lưu kho cụ thể như sau:

Trước khi lưu kho, cần chuẩn bị kho, vị trí lưu trữ. Tiếp đến cần kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn đã đặt ra (ICO). Sau đó sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho dễ dàng cho việc kiểm kê và xuất hàng hoá.

Để việc nhập và xuất hàng hoá trong kho được nhanh chóng và thuận lợi thì nhân viên kho cần lưu trữ và sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý và khoa học. Các phương pháp hỗ trợ cho việc lưu kho:

• Phương pháp ABC: Phương pháp phân loại theo giá trị, trong đó A gồm hàng hoá có giá trị cao nhưng số lượng thấp; B gồm hàng hoá có giá trị và số lượng trung bình; C là hàng hoá giá trị thấp nhưng số lượng nhiều.
• Phương pháp FIFO(First In First Out): Hàng hoá được nhập trước xuất trước
• Phương pháp LIFO(Last In First Out): Hàng hoá được nhập sau xuất trước

4. Chi phí lưu kho là gì? Các loại chi phí lưu kho

Hiện nay, đây là loại chi phí được doanh nghiệp bỏ ra chi trả cho việc lưu trữ hàng hóa trong kho bãi. Các loại chi phí phục vụ lưu kho hiện nay là:

4.1 Chi phí vốn

Đây là chi phí gồm giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho được lưu trữ trong kho và tiền lãi cộng thêm cho chúng. Loại chi phí này là chi phí lớn nhất của doanh nghiệp khi lưu kho. 

4.2 Chi phí dịch vụ hàng tồn kho

Chi phí dịch vụ hàng tồn kho gồm chi phí công nghệ, ứng dụng, phần mềm, chi phí thuế và bảo hiểm. Chi phí bảo hiểm tuỳ thuộc vào loại hàng hoá lưu trữ trong kho và số lượng hàng tồn kho. Mức hàng hóa trong kho càng nhiều giúp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng dễ hơn, tuy nhiên khi đó phí dịch vụ như phí bảo hiểm và thuế sẽ nhiều hơn.

4.3 Chi phí rủi ro hàng tồn kho

Chi phí rủi ro hàng tồn kho mà doanh nghiệp phải đối mặt như: Sự hao hụt, thất thoát về sản phẩm vì các yếu tố bên ngoài, mất cắp, lỗi vận chuyển hoặc cập nhật hệ thống sai. Bên cạnh đó một số sản phẩm lưu trữ trong kho lâu còn bị giảm giá trị của chúng.

4.4 Chi phí về không gian lưu trữ

Khi tìm hiểu chi phí lưu kho là gì thì chi phí về tiền thuê kho bãi hay tiền cho máy điều hoà nhiệt độ, không khí, ánh sáng, và các chi phí liên quan đến nhà kho cũng là băn khoăn lớn đối với doanh nghiệp trong quá trình lưu kho. Trong đó, các chi phí cố định là tiền thuê kho, các chi phí khác là chi phí biến đổi.

5. Công thức tính chi phí lưu kho như thế nào?

Công thức tính chi phí này phụ thuộc vào thời gian lưu trữ, loại hàng hoá, kích thước và khối lượng của chúng. Sau đây là những cách tính phổ biến nhất:

5.1 Dựa vào Pallet

Đối với hàng hoá có kích thước đồng bộ, hình thức lưu kho sẽ là đặt lên các pallet. Vì vậy chi phí được tính theo số pallet chứa hàng. Kích thước phổ biến của pallet hiện nay là 122 x 100 x 16,5 cm.

5.2 Dựa vào thể tích

Kho hàng được thiết kế gồm các ô kệ tiêu chuẩn có thể tích 5, 10 hay 15 mét khối dùng để chứa hàng. Chi phí được tính theo đơn giá từng mét khối trên nhưng không chênh lệch quá nhiều. Phương pháp này giúp lưu trữ được đa dạng loại hàng hoá hơn, tiết kiệm không gian và lưu trữ được nhiều hơn.

5.3 Dựa vào diện tích

Áp dụng cho loại hàng hoá không xếp chồng và khá cồng kềnh. Với đặc điểm này, chi phí sẽ tính theo diện tích mặt sàn của kho, tính giá theo số mét vuông đã thuê. Phương pháp này hàng hoá sẽ được lưu trữ và sắp xếp theo ý của doanh nghiệp, nhưng chi phí lưu trữ khá cao.

5.4 Lưu kho tự quản

Doanh nghiệp sẽ được bàn giao tự quản lý kho lưu trữ với một diện tích cụ thể. Khi đó dễ dàng lưu trữ và chủ động quản lý, sắp xếp, xuất, nhập hàng hoá.

6. Cách giảm chi phí lưu kho

Cách giảm chi phí lưu kho là gì? 5 phương án đơn giản để giảm chi phí trong lưu kho cho doanh nghiệp:

6.1 Giảm thiểu lượng hàng tồn kho

Doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp dự báo hiệu quả để ước lượng chính xác về nhu cầu hàng hoá. Xem xét mặt hàng không bán chạy để có chiến lược marketing phù hợp. Ngoài ra tối ưu quá trình đặt hàng và thời gian giao hàng để giảm thời gian hàng tồn kho.

6.2 Cải thiện tỷ lệ luân chuyển của hàng tồn kho

Trước tiên cần tối ưu hoá lịch trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu chính xác của thị trường, giảm thiểu hàng tồn kho. Sau đó theo dõi và ưu tiên xử lý các mặt hàng có xu hướng bán chậm để tăng tỷ lệ luân chuyển.

6.3 Thiết kế lại nhà kho và mở rộng kho hàng

Sắp xếp kho hàng để giảm thiểu khoảng cách và thời gian để di chuyển hàng hoá. Nên đầu tư mở rộng kho hàng và vào hệ thống tự động hoá để tối ưu quá trình xử lý hàng hoá giảm phụ thuộc vào lao động.

6.4 Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Hiện nay, có nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống quản lý kho thông minh và mạnh mẽ có tích hợp với hệ quản trị sản xuất MES và quản trị doanh nghiệp ERP như SEEACT - WMS.

Với các tính năng quản lý nhập, xuất, kiểm kê qua ứng dụng Barcode, QR Code, quản lý vị trí theo Layout, theo dõi chất lượng của hàng hoá… đặc biệt là được lập trình phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể, SEEACT-WMS đã và đang mang đến những hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp trong hoạt động lưu trữ và quản lý chi phí.

• Tìm hiểu thêm: WMS là gì? Chức năng & Lợi ích của hệ thống quản lý kho WMS

6.5 Thương lượng với nhà cung cấp dịch vụ thuê kho

Cuối cùng, doanh nghiệp có thể thương lượng với nhà cung cấp dịch vụ thuê kho để có các hợp đồng dài hạn với chi phí ổn định.

Sau khi tìm hiểu về lưu kho là gì và cách tối ưu chi phí lưu kho, có thể thấy đây là công việc không hề đơn giản đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy vậy, với những phương án đã nêu trên, hy vọng có thể phần nào giúp doanh nghiệp hiểu và tối ưu hoá chi phí, gia tăng về mặt tài chính và tăng cường sự linh hoạt đáp ứng nhanh chóng với thị trường cạnh tranh cao như ngày nay.

Xem thêm: 

• Thông tin về phần mềm MES của DACO
• Giải pháp cho sản xuất của nhà cung cấp giải pháp tự động hóa DACO

Sản phẩm cùng Series Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất