4 Phương pháp quản lý hàng tồn kho nhà quản lý cần biết

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho thong minh 22
Tên Sản Phẩm: : 4 Phương pháp quản lý hàng tồn kho nhà quản lý cần biết
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh lãng phí và gia tăng lợi nhuận, doanh nghiệp nên áp dụng những phương pháp nào? Đừng bỏ qua bài viết sau nhé.

Chi Tiết Sản Phẩm

Theo một báo cáo từ Statista (2023), các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ trên toàn cầu mất trung bình 20-30% lợi nhuận do quản lý kho không hiệu quả. Bài viết này sẽ giới thiệu về tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho và cách mà phần mềm quản lý kho có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những thách thức trên một cách hiệu quả.

1. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho (Inventory Management) là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát lượng hàng hóa, nguyên vật liệu doanh nghiệp lưu trữ, để phục vụ sản xuất và kinh doanh. Hàng tồn kho khác với các tài sản cố định như máy móc hay bất động sản ở chỗ nó là tài sản lưu động, có thể chuyển đổi thành tiền mặt thông qua việc bán hàng hoặc sử dụng trong sản xuất.

quan-ly-hang-ton-kho-la-gi

Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho:

+) Đối với doanh nghiệp:

Đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, tránh gián đoạn sản xuất.
Đáp ứng đơn hàng khách hàng nhanh chóng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tối ưu hóa chi phí lưu kho và vận chuyển – theo Aberdeen Group (2022), các doanh nghiệp áp dụng quản lý kho hiệu quả giảm được 15-20% chi phí vận hành.
Giảm thiểu rủi ro như hư hỏng, lỗi thời hoặc tồn kho dư thừa.

+) Đối với chuỗi cung ứng:

Tăng tính linh hoạt và khả năng phản ứng trước biến động thị trường.
Giảm thiểu gián đoạn trong sản xuất và phân phối, đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt.

Các loại hàng tồn kho phổ biến:

Nguyên vật liệu (Raw Materials): Các tài nguyên thô để sản xuất sản phẩm.
Sản phẩm dở dang (Work-in-Process): Hàng hóa đang trong quá trình sản xuất.
Thành phẩm (Finished Goods): Sản phẩm hoàn thiện, sẵn sàng bán ra thị trường.
Vật tư tiêu hao (MRO): Các vật liệu hỗ trợ như dụng cụ sửa chữa, bảo trì.

2. Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình khoa học bao gồm 5 bước then chốt, đảm bảo sự cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu thị trường và tối ưu hóa chi phí.

quy-trinh-quan-ly-hang-ton-kho-hieu-qua

Bước đầu tiên, dự báo nhu cầu, đóng vai trò quan trọng trong việc tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Để thực hiện dự báo một cách chính xác, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ phân tích xu hướng lịch sử, sử dụng các mô hình định lượng như trung bình động, cho đến việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong ngành.

Tiếp theo, lập kế hoạch đặt hàng là bước không thể thiếu. Doanh nghiệp cần xác định lượng tồn kho tối ưu, thường được tính toán dựa trên mô hình EOQ (Economic Order Quantity), và xác định điểm đặt hàng lại (reorder point) để đảm bảo không bị thiếu hàng. Bên cạnh đó, việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định và đáng tin cậy.

Khi hàng hóa được nhập kho, quy trình nhập kho và lưu trữ cần được thực hiện một cách cẩn thận. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng và số lượng khi nhập kho. Sau đó, việc sắp xếp kho một cách khoa học, ví dụ như theo mã hàng hoặc vị trí, sẽ giúp cho việc truy xuất hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Cuối cùng, việc đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp, bao gồm nhiệt độ và độ ẩm, là rất quan trọng để tránh hư hỏng hàng hóa.

Trong suốt quy trình quản lý hàng tồn kho, việc theo dõi và kiểm soát là không thể thiếu. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS để theo dõi lượng tồn kho theo thời gian thực, giúp nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, việc kiểm kê định kỳ, có thể là hàng tháng hoặc hàng quý, là cần thiết để phát hiện sai lệch và điều chỉnh kế hoạch đặt hàng dựa trên dữ liệu thực tế.

Cuối cùng, quy trình xuất kho cần được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng để đáp ứng các đơn hàng từ khách hàng. Thông tin xuất kho cần được ghi nhận đầy đủ, bao gồm số lượng, ngày giờ và mục đích, để đảm bảo việc theo dõi và quản lý tồn kho được thực hiện một cách hiệu quả.

3. 4 phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến

3.1 Just in time

just-in-time

Just-in-Time (JIT) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho bắt nguồn từ hãng xe Toyota (Nhật Bản) vào những năm 1960-1970. Ý tưởng cốt lõi của JIT là chỉ nhập hàng hoặc sản xuất đúng số lượng cần thiết và đúng thời điểm cần dùng, thay vì duy trì một lượng lớn hàng tồn kho. Về cơ bản, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao nhu cầu của khách hàng, chỉ đặt hàng từ nhà cung cấp khi có đơn hàng cụ thể hoặc khi lượng hàng trong kho sắp hết. Hàng hóa sẽ đến tay đúng lúc để sản xuất hoặc bán ngay.

Ưu điểm nổi bật của JIT là tiết kiệm chi phí nhờ giảm nhu cầu về kho bãi lớn, từ đó giảm tiền thuê kho và bảo quản. Đồng thời, phương pháp này cũng giúp giảm lãng phí bằng cách tránh tình trạng hàng tồn kho quá lâu dẫn đến hư hỏng hoặc hết hạn, đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng như thực phẩm hoặc linh kiện điện tử.

Tuy nhiên, JIT cũng tiềm ẩn rủi ro lớn. Nếu khách hàng đột nhiên đặt nhiều hơn dự kiến hoặc nhà cung cấp giao hàng trễ, doanh nghiệp có thể không đủ hàng để đáp ứng nhu cầu. Ngoài ra, JIT phụ thuộc rất nhiều vào sự phối hợp chính xác giữa các bên liên quan, bao gồm nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển. JIT đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất linh hoạt, chẳng hạn như lắp ráp ô tô hoặc điện tử, hoặc các doanh nghiệp bán hàng có nhu cầu ổn định.

Để áp dụng JIT thành công, doanh nghiệp cần theo dõi đơn hàng hàng ngày và duy trì liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng nhanh chóng.

3.2 Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu - Materials Requirement Planning (MRP)

Materials Requirement Planning (MRP) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên việc dự báo nhu cầu (doanh số) để lên kế hoạch mua nguyên liệu một cách chính xác, đảm bảo đủ dùng cho quá trình sản xuất. Thay vì trữ hàng một cách tùy tiện, MRP cho phép doanh nghiệp tính toán chính xác số lượng nguyên liệu cần thiết dựa trên đơn hàng dự kiến.

Để thực hiện MRP, doanh nghiệp cần dự đoán số lượng sản phẩm sẽ bán được, dựa trên lịch sử bán hàng và xu hướng thị trường. Sau đó, một danh sách nguyên liệu cần thiết và thời điểm cần có sẽ được lập ra, và việc đặt hàng sẽ được thực hiện sao cho nguyên liệu đến đúng lúc quá trình sản xuất bắt đầu. Ví dụ, một nhà máy sản xuất xe đạp dự đoán sẽ bán được 100 chiếc xe trong tháng tới. Họ sẽ tính toán cần 200 lốp xe và 100 khung thép, sau đó đặt hàng trước để sẵn sàng cho việc lắp ráp.

Ưu điểm lớn nhất của MRP là đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng, tránh gián đoạn sản xuất và giảm tình trạng trữ hàng thừa không cần thiết. Tuy nhiên, nếu dự báo sai, ví dụ bán ít hơn dự kiến, doanh nghiệp sẽ đối mặt với tình trạng tồn nguyên liệu không dùng tới. Do đó, MRP đòi hỏi doanh nghiệp phải có phần mềm hoặc kỹ năng phân tích tốt để dự báo chính xác.

MRP đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, như nhà máy may mặc hoặc lắp ráp máy móc. Để áp dụng MRP, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng Excel hoặc phần mềm MRP chuyên dụng, như SAP hoặc Oracle, để lập kế hoạch.

3.3 Số lượng đặt hàng kinh tế - Economic Order Quantity (EOQ)

so-luong-dat-hang-kinh-te---economic-order-quantity-eoq

Economic Order Quantity (EOQ) là một phương pháp tính toán số lượng hàng nên đặt mỗi lần để tổng chi phí, bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, là thấp nhất. Thay vì đặt hàng một cách tùy tiện, EOQ giúp doanh nghiệp tìm ra "con số vàng" để tối ưu hóa chi phí. Công thức tính EOQ như sau: EOQ = √(2DS/H), trong đó D là nhu cầu hàng năm, S là chi phí mỗi lần đặt hàng, và H là chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị sản phẩm.

Ví dụ về phương pháp quản lý hàng tồn kho với EOQ: Một doanh nghiệp bán 1.200 chai nước mỗi năm, chi phí mỗi lần đặt hàng là 50.000 đồng, và chi phí lưu kho mỗi chai là 1.000 đồng/năm. Khi áp dụng công thức EOQ, ta tính được EOQ ≈ 109 chai. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp nên đặt 109 chai mỗi lần để tiết kiệm chi phí.

Ưu điểm của EOQ là giúp cân bằng giữa việc đặt hàng quá ít (gây tốn phí đặt hàng) và trữ quá nhiều (gây tốn phí kho). Đồng thời, EOQ cũng dễ áp dụng với công thức đơn giản. Tuy nhiên, EOQ chỉ hiệu quả nếu nhu cầu ổn định và không biến động lớn. Ngoài ra, việc áp dụng EOQ đòi hỏi doanh nghiệp phải biết chính xác các chi phí liên quan.

EOQ phù hợp với các cửa hàng bán lẻ và kho hàng tiêu dùng, như siêu thị và cửa hàng tạp hóa. Để áp dụng EOQ, doanh nghiệp có thể sử dụng máy tính hoặc Excel để nhập công thức và tính toán số lượng đặt hàng lý tưởng.

3.4 Số ngày bán hàng tồn kho DSI (Days Sales of Inventory)

Days Sales of Inventory (DSI) là một chỉ số cho biết trung bình mất bao nhiêu ngày để bán hết hàng tồn kho hiện có. DSI không phải là một phương pháp quản lý trực tiếp, mà là một chỉ số giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho.

Công thức tính DSI như sau: DSI = (Hàng tồn kho trung bình / Giá vốn hàng bán mỗi ngày), trong đó hàng tồn kho trung bình là giá trị hàng trong kho tính bằng tiền, và giá vốn hàng bán mỗi ngày được tính bằng tổng giá vốn hàng bán trong năm chia cho 365.

-so-ngay-ban-hang-ton-kho-dsi

Ví dụ, nếu kho của một doanh nghiệp có hàng trị giá 10 triệu đồng và giá vốn hàng bán mỗi ngày là 200.000 đồng (từ 73 triệu/năm chia 365), thì DSI = 50 ngày. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp mất 50 ngày để bán hết hàng trong kho.

DSI thấp (dưới 30 ngày) cho thấy hàng hóa quay vòng nhanh và tốt cho dòng tiền, trong khi DSI cao (trên 60 ngày) cho thấy hàng hóa nằm kho lâu, có thể bị tồn đọng hoặc hư hỏng. Ưu điểm của DSI là giúp doanh nghiệp biết được hàng tồn kho có đang "nằm im" quá lâu hay không, và dễ dàng so sánh với trung bình ngành, thường là 30-60 ngày trong lĩnh vực sản xuất.

Tuy nhiên, DSI chỉ là một chỉ số đo lường, không phải là một phương pháp quản lý cụ thể. DSI phù hợp với mọi loại doanh nghiệp muốn kiểm tra hiệu quả quản lý kho. Để áp dụng DSI, doanh nghiệp có thể sử dụng báo cáo tài chính để tính DSI mỗi tháng. Nếu DSI tăng cao, cần xem lại cách đặt hàng hoặc đẩy mạnh hoạt động bán hàng.

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Ý nghĩa vòng quay hàng tồn kho

4. Vai trò của phần mềm quản lý sản xuất trong quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý sản xuất (MES) là một hệ thống thông tin toàn diện, kết nối và giám sát mọi hoạt động sản xuất trong nhà máy. MES cung cấp các tính năng chính như lập kế hoạch sản xuất, quản lý hàng tồn kho, theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý thiết bị và bảo trì, và báo cáo hiệu suất.

Trong đó, SEEACT-MES là hệ thống quản lý sản xuất chuyên sâu và toàn diện đã được Bộ Công Thương và Samsung Việt Nam tin tưởng lựa chọn triển khai trong chương trình phát triển nhà máy thông minh.

SEEACT-WMS

Tại Công ty TNHH In và Bao bì Châu Thái Sơn, việc triển khai phần mềm MES đã mang lại những kết quả tích cực trong quản lý hàng tồn kho, thể hiện qua các đề tài cải tiến đã được thực hiện:

Xây dựng môi trường thu thập sản lượng tự động: MES giúp thu thập thông tin sản lượng một cách tự động và chính xác, thay thế cho phương pháp ghi chép thủ công trước đây. Điều này giúp giảm thời gian ghi nhận dữ liệu, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời để quản lý lượng hàng tồn kho.
Giám sát tình hình sản xuất theo thời gian thực: MES cung cấp cái nhìn trực quan về tình trạng sản xuất của từng công đoạn, cho phép quản lý kho nắm bắt được thông tin về lượng hàng đang được sản xuất, từ đó dự báo được lượng hàng sẽ nhập kho và có kế hoạch điều phối phù hợp.
Cải tiến môi trường quản lý Kho thành phẩm: MES hỗ trợ đánh mã và dán QR code cho từng vị trí trong kho thành phẩm, giúp quản lý kho theo dõi vị trí của từng lô hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng thất lạc hàng hóa và rút ngắn thời gian tìm kiếm khi xuất kho.
Cải tiến quy trình xuất nhập kho thành phẩm: MES giúp làm rõ luồng lưu chuyển thành phẩm trong kho, từ đó tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu quả vận hành.
Xây dựng hệ thống quản lý kho thành phẩm theo vị trí: MES cho phép quản lý thông tin về số lượng, vị trí của từng loại thành phẩm trong kho một cách chi tiết. Thông tin này được hiển thị trực quan trên dashboard, giúp quản lý kho dễ dàng nắm bắt được tình hình tồn kho và đưa ra các quyết định điều phối hợp lý.

Ví dụ về các tính năng của phần mềm quản lý hàng tồn kho SEEACT-WMS - module của hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES:

Theo dõi và quản lý nguyên vật liệu: MES cho phép theo dõi thông tin về nguyên vật liệu từ khi nhập kho đến khi sử dụng trong sản xuất, giúp quản lý kho kiểm soát được lượng nguyên vật liệu tồn kho và lên kế hoạch đặt hàng kịp thời.
Quản lý kho theo lô, số serial: MES cho phép quản lý thông tin chi tiết về từng lô hàng, số serial, giúp truy xuất nguồn gốc sản phẩm và quản lý chất lượng hiệu quả.
Cảnh báo khi hàng tồn kho xuống thấp hoặc vượt quá mức cho phép: MES có thể được cấu hình để gửi cảnh báo khi lượng hàng tồn kho xuống thấp hoặc vượt quá mức cho phép, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất và đặt hàng.
Báo cáo tồn kho: MES cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, như vòng quay hàng tồn kho,... giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý kho và đưa ra các quyết định cải tiến phù hợp.

Tóm lại, quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Từ các phương pháp như JIT, MRP đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý sản xuất SEEACT-MES, doanh nghiệp có thể biến thách thức thành cơ hội.

Hãy bắt đầu hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa kho hàng. Liên hệ với DACO - nhà phát triển giải pháp tự động hoá - theo hotline 0904.675.995 để được tư vấn và hỗ trợ triển khai giải pháp quản lý hàng tồn kho. Chúc bạn thành công trong hành trình phát triển doanh nghiệp thịnh vượng!

Xem thêm: