Quản Lý Tài Sản Là Gì? Quy Trình Quản Lý Tài Sản Hiệu Quả

Các công trình xây dựng, máy móc, thiết bị, … đều là những tài sản cần được quản lý. Trên thực tế bất cứ tài sản hữu hình hay vô hình nào đều có thể được quản lý hiệu quả từ hệ thống. Quản lý tài sản là bức tranh tổng thể về toàn bộ vòng đời của tài sản bao gồm từ lúc tài sản được mua sắm cho đến lúc đổi mới và thải bỏ. Mặc dù việc quản lý tài sản có thể được thực hiện thủ công qua bảng excel nhưng nó sẽ rất tiêu tốn thời gian mà không đạt được mục tiêu như kỳ vọng.

Quản lý tài sản thông minh bằng Barcode/QR Code - Tốc độ, chính xác, hiệu quả

Quản lý tài sản là gì?

Có thể hiểu đơn giản, Quản lý tài sản là việc quản lý, kiểm soát, giữ gìn tài sản và đảm bảo cho tài sản không bị mất mát, tổn thất cũng như khấu hao.

Mục đích của việc quản lý tài sản

Nhằm đảm bảo, đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị của công ty, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, … Và quản lý theo dõi hiệu suất tổng thể của tài sản tốt nhất, đảm bảo rằng các tài sản này đang được sử dụng hiệu quả. Từ đó sẽ đánh giá hiệu suất và giúp loại bỏ những chi phí bổ sung không cần thiết và có thể phát sinh khi tài sản không được quản lý tốt.

Lợi ích của việc quản lý tài sản

Việc quản lý tài sản hiệu quả sẽ đem lại vô cùng nhiều những lợi ích như:

• Theo dõi, kiểm kê được tất cả các loại tài sản.
• Quản lý tài sản từ tất cả các vị trí, địa điểm khác nhau.
• Giúp việc lập kế hoạch bảo trì hoặc ngăn ngừa rủi ro diễn ra thuận lợi, dễ dàng.
• Tổ chức danh mục tài sản hợp lý.
• Tạo hoạt động hiệu quả hơn với khả năng theo dõi theo thời gian thực.
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực trong việc quản lý, kiểm kê tài sản.
• Đo lường và giám sát chi phí vòng đời tài sản hiệu quả…

Quy trình quản lý tài sản thiết bị

Để có thể quản lý tài sản đạt hiệu quả tốt thì chúng ta cần phải đưa ra được quy trình cụ thể việc quản lý tài sản. Dưới đây sẽ là các bước lên kế hoạch quản lý tài sản thông thường:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch quản trị mua sắm

Đây là bước cơ bản và cũng khá quan trọng để giúp bạn có thể đưa ra được việc chọn mua những loại tài sản cần thiết nhất. Việc xây dựng kế hoạch mua sẵn sẽ giúp bạn nắm bắt số lượng tài sản dự tính cũng như việc bổ sung tài sản một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.

Bước 2: Cập nhật số lượng tài sản mới

Sau khi đã hoàn thành bước đầu tiên, bạn cần phải ngay lập tức thực hiện việc cập nhật, nhập mới số tài sản để có thể quản lý, quản trị, theo dõi, đưa ra kế hoạch sử dụng, bảo trì tài sản dễ dàng.

Bước 3: Đưa tài sản vào sử dụng

Đối với các loại tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, bạn cần phải thực hiện việc xuất tài sản để có thể đưa tài sản đó vào sử dụng hoặc tính khấu hao. Bước này đóng vai trò khá quan trọng trong việc thu hồi, sửa chữa cũng như điều chuyển tài sản trong tương lai.

Bước 4: Thu hồi, bảo trì, sửa chữa tài sản

Qua một thời gian sử dụng, việc hao mòn, hỏng hóc tài sản là điều không thể tránh khỏi. Khi đó, tài sản sẽ được thu hồi để thực hiện việc bảo trì hoặc sửa chữa.

Hoặc khi địa điểm sử dụng tài sản đã xong hay công nhân sử dụng tài sản đó nghỉ việc thì cũng phải thu hồi lại tài sản đó để sửa chữa hoặc điều chuyển với một vị trí khác.

Bước 5: Thanh lý, loại bỏ tài sản không giá trị

Tài sản sau khi sử dụng bị hư hỏng nặng, không còn khả năng sử dụng, lỗi ký thuật hoặc công ty, doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng tài sản này nữa thì sẽ được bán lại hoặc nhượng lại cho chủ thể khác.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Theo quy định của pháp luật hiện hành, định kỳ hàng năm các công ty sẽ phải tổ chức các đợt kiểm kê tài sản để rà soát tài sản của mình. Bước này thường chiếm thời gian khá dài và tốn nhiều công sức, nhân lực do phải tập hợp thông tin từ nhiều phòng ban khác nhau rồi tổng hợp lại và trình lên cấp trên.

Để công việc quản trị tài sản được diễn ra dễ dàng, thuận lợi, nhanh chóng nhất thì bạn nên thực hiện quá trình quản lý tuần tự theo các bước trên.

Giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch - Giảm thất thoát, giảm khấu hao, tiết kiệm nhân lực & chi phí