Quản Lý Tài Sản Cố Định Trong Doanh Nghiệp Hiệu Quả - Dễ Dàng

Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp là gì?

Tài sản cố định của doanh nghiệp là những tài sản được dùng như tư liệu sản xuất, có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh với thời gian sử dụng trên 1 năm và thu được lại lợi nhuận từ việc sử dụng. Nếu doanh nghiệp có thể xây dựng được quy trình quản lý tài sản hiệu quả thì sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí, nhân lực, gia tăng hiệu suất, hiệu quả sử dụng tài sản.

Phân loại tài sản cố định của doanh nghiệp

Tài sản cố định hữu hình: Là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất cụ thể (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định), có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà xưởng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…..

Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không mang tính vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí lợi thế kinh doanh, chi phí mua bản quyền, phát minh, sáng chế…

Quy trình quản lý tài sản thiết bị doanh nghiệp

Tài sản cố định doanh nghiệp nắm giữ vai trò là các tư liệu lao động, sản xuất chủ yếu trong quá trình hoạt động. Nếu doanh nghiệp có thể quản lý và sử dụng tài sản cố định một cách hiệu quả thì sẽ giúp tiết kiệm nhiều phi chí, thời gian, giảm thiểu tổn thất do quá trình sử dụng tài sản và đưa ra kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cũng như thay thế kịp thời.

Để có thể quản lý tài sản hiệu quả thì doanh nghiệp cần xây dựng được một quy trình cụ thể, chính xác và khoa học. Quy trình quản lý tài sản thông thường gồm các bước sau:

Cùng tìm hiểu rõ hơn quy trình 6 bước quản lý tài sản tại đây

Cách quản lý tài sản tronng doanh nghiệp hiệu quả

Việc xây dựng được một quy trình quản lý tài sản cố định hiệu quả là một thách thức vô cùng lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Tài sản cố định thường là những tài sản có giá trị lớn, được sử dụng lâu dài đồng thời tạo ra lợi ích về mặt kinh tế.

Đối với mục quản lý đầu tư TSCĐ

• Lập ngân sách mua sắm, đầu tư tài sản dựa trên dữ liệu chính xác

Để đầu tư đúng đắn vào TSCĐ, doanh nghiệp cần cân nhắc về nguồn vốn công ty phải bỏ ra trước mắt và lợi ích thu được trong tương lai. Trước khi quyết định đầu tư vào TSCĐ (máy móc, cơ sở hạ tầng,…), doanh nghiệp cần tính toán một số chỉ tiêu cần thiết để xem xét tình hình thực tế sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp. Sau đó tiến hành phân tích nhu cầu cần thiết đối với từng loại tài sản phục vụ cho sản xuất của công ty. Tổng hợp lại tất cả các dữ liệu chính xác ở trên để lên kế hoạch đầu tư cho chuẩn xác.

• Theo dõi kỹ càng các tài sản được mua vào công ty bằng phần mềm quản lý TSCĐ chuyên nghiệp

Muốn quản lý hiệu quả tài sản cố định thì bước đầu chính là cần theo dõi, nắm bắt sao sát các TSCĐ được mua vào công ty. Mỗi công ty nên có một phần mềm chuyên dụng để lưu trữ/ nhập liệu các tài sản cố định ngay từ khi TSCĐ được đưa vào hệ thống quản lý. Sử dụng các phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản lý và theo dõi sát sao các TSCĐ.

DIAS - phần mềm quản lý tài sản tập trung - rõ dàng - dễ dàng - hiệu quả

Đối với quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định

• Mỗi TSCĐ cần có một tập hồ sơ riêng biệt

Ngoài việc nhập dữ liệu và theo dõi TSCĐ, mỗi TSCĐ cần có một tập hồ sơ đầy đủ và riêng biệt, bao gồm các loại giấy tờ:

• Hợp đồng chính thức mua bán TSCĐ.
• Hóa đơn mua TSCĐ.
• Biên bản giao nhận TSCĐ.
• Các giấy tờ liên quan khác

Có đầy đủ các giấy tờ liên quan đến TSCĐ giúp người quản lý nắm bắt sao sát hơn trong tiến trình sử dụng và bảo dưỡng TSCĐ. Người quản lý có thể dễ dàng lên kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ định kỳ dựa trên các loại giấy tờ liên quan.

Quản lý khấu hao tài sản cố định

• Các TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá

Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, các TSCĐ cần được phân loại, đánh số và có cách quản lý riêng trong sổ theo dõi hoặc phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp. Để quản lý TSCĐ được sát sao, TSCĐ cần quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế cùng với giá trị trên sổ sách kế toán.

Quản lý công tác kiểm kê, đánh giá tài sản cố định

• Loại bỏ các tài sản cố định ảo

Các tài sản được xem là “ảo” ở đây có nghĩa là những tài sản cố định đã bị mất cắp hoặc hư hỏng, nhưng vẫn nằm trong danh sách tài sản. Việc để tồn tại các tài sản ảo sẽ gây sai lệch đến các số liệu, ảnh hưởng đến công tác quản lý tài sản cố định nói chung. Cách tốt nhất để tránh tồn tại tài sản cố định ảo, đó là giám sát chặt chẽ, kiểm kê để cập nhật trạng thái tài sản định kỳ. Công ty có nhiều tài sản cố định nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp, với các tài sản được quản lý theo phân loại, thẻ sản phẩm. Với cách thức quản lý bằng phần mềm, thời gian quản lý sẽ được rút gọn rất nhiều.

• Xác định tài sản chiến lược của công ty

Với những doanh nghiệp lớn, kinh doanh đa ngành nghề hay hoạt động với quy mô lớn, số lượng và chủng loại TSCĐ thường rất lớn. Tuy nhiên việc quản lý thường chỉ nên tập trung chủ yếu vào các TSCĐ chiến lược, có giá trị lớn, mang lại lợi nhuận trên thực tế cho công ty.

Kết luận

Có rất nhiều cách quản lý tài sản trong công ty hiệu quả. Tùy theo mỗi loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động khác nhau để chọn lựa và áp dụng. Nếu khối lượng tài sản cố định đủ lớn, công ty hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp. Với những yêu cầu chặt chẽ khi sử dụng phần mềm, buộc các bộ phận phụ trách phải theo dõi tài sản chi tiết từ kí hiệu, nơi sản xuất, năm sử dụng, nguyên giá,… Nhờ vào đó chúng ta mới có được hệ thống quản lý tài sản khoa học và hiệu quả.

DIAS - phần mềm quản lý tài sản tập trung - rõ dàng - dễ dàng - hiệu quả

Sản phẩm cùng Series Quản Lý Tài Sản