4 Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 40
Tên Sản Phẩm: : 4 Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Ưu và nhược điểm của các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả hiện nay. Bên cạnh đó trình bày cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và công nghệ kiểm kê.

Chi Tiết Sản Phẩm

Đối mặt với thách thức của việc duy trì hàng tồn kho ổn định và chính xác, các doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả để giữ cho quá trình quản lý kho hoạt động hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 4 phương pháp, cách kiểm kê hàng tồn kho phổ biến để từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình tài sản, hàng hóa, kịp thời điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện công tác quản lý.

1. Phương pháp kiểm kê là gì?

Kiểm kê tồn kho là hoạt động đếm số lượng tồn kho của một công ty, trong đó nhân viên kho sử dụng một phương pháp kiểm kê được xác định trước để kiểm đếm số lượng hàng hoá.

Thường vào cuối mỗi kỳ báo cáo, nhân viên kho lên kế hoạch để kiểm kê tồn kho, sử dụng các công cụ để đảm bảo kiểm kê hiệu quả, nhanh chóng, số liệu phản ánh chính xác tình trạng thực tế của hàng hóa trong kho.

Mục tiêu của kiểm kê hàng tồn kho:

Kiểm tra sự khác biệt của hàng hoá thực tế so với sổ sách, hệ thống
Kiểm tra và duy trì sự cân bằng tồn kho, xác định loại hàng nào cần bán nhanh, sắp hết hạn..
Quản lý, giám sát những hành vi trộm cắp, kiểm soát rủi ro mất mát, hỏng hóc
Lập kế hoạch về ngân sách cho tương lai
Báo cáo doanh thu với số liệu chính xác

Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả: Chìa khóa kiểm soát tồn kho

2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến

Sau đây là các phương pháp kiểm kê phổ biến. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ mang đến hiệu quả trong công tác kiểm kê của doanh nghiệp.

2.1 Kiểm kê thủ công và kiểm kê sử dụng phần mềm

Phương pháp	Mô tả	Ưu điểm	Nhược điểm
Kiểm kê thủ công	Sử dụng thẻ đếm, giấy và bút để ghi thông tin hàng hoá tồn kho	Chi phí thấp	Tỷ lệ lỗi kiểm kê cao
Kiểm kê sử dụng phần mềm	Sử dụng máy quét mã vạch, QR Code, thiết bị di động,...	Giảm đáng kể lỗi kiểm đếm	Phương pháp này vẫn mất thời gian, nhân lực và chi phí để hoàn thành

2.2 Kiểm kê theo chu kỳ và kiểm kê một lần

Phương pháp	Mô tả	Ưu điểm	Nhược điểm
Kiểm kê theo chu kỳ	Nhân viên kho kiểm kê ngẫu nhiên hoặc chia hàng hoá tồn kho thành các phần xoay vòng để kiểm kê vào bất kỳ thời điểm nào. Thường diễn ra tự động theo thời gian	Phương pháp kiểm kê này giảm thời gian, nhân lực, chi phí cần thiết để kiểm đếm. Doanh nghiệp không phải dừng hoạt động trong suốt quá trình kiểm kê	Một số doanh nghiệp dễ bỏ bớt số lần kiểm kê tồn kho so với kế hoạch.
Kiểm kê tồn kho đầy đủ (hàng năm)	Doanh nghiệp sử dụng nhân viên kho hoặc nhân viên thời vụ để kiểm kê toàn bộ kho một lần duy nhất	Cung cấp dữ liệu chính xác để cập nhật dữ liệu tài chính hàng năm	Có thể cần đóng cửa hoạt động kho hàng và tốn nhiều thời gian, nhân lực

Xem thêm: Bí quyết cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, chính xác

3. Khó khăn và giải pháp của quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Những khó khăn khi thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho:

Tốn nhiều thời gian, nguồn lực
Giảm dịch vụ khách hàng do phải đóng cửa các bộ phận để kiểm kê
Không đủ nhân lực để thực hiện kiểm kê
Nhân viên ghi lại kết quả kiểm kê không chính xác

Những phương pháp kiểm kê chính xác, hiệu quả hơn:

Sử dụng máy quét mã vạch, QR Code để kiểm kê hàng tồn kho nhanh và chính xác hơn
Phân công nhân viên kiểm kê có năng lực
Giải quyết ngay những khác biệt khi kiểm kê xong
Kiểm kê một số khu vực, mặt hàng trong quá trình lập kế hoạch kiểm kê
Đảm bảo chi phí của mặt hàng được kiểm kê không được hiển thị trong quá trình kiểm đếm
Dừng hoạt động của công ty khi thực hiện kiểm kê tổng thể
Đảm bảo nhân viên kiểm kê tập trung làm việc
Đảm bảo khu vực tồn kho trong ngày kiểm kê
Sử dụng phần mềm kiểm kê

4. Công cụ và phần mềm kiểm kê hàng hoá

Các công cụ và phần mềm được sử dụng để hỗ trợ quá trình kiểm kê, giúp tăng cường tính chính xác và hiệu quả của quá trình kiểm kê.

4.1 Cách kiểm kê hàng tồn kho sử dụng mã vạch, QR code

Sử dụng máy quét mã vạch (Barcode) và mã QR Code là một phương pháp kiểm kê hiệu quả để tăng cường chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi từ nhân viên.

Máy quét mã QR Code sử dụng camera hoặc cảm biến hình ảnh để đọc dữ liệu từ mã QR Code. Mã QR Code thường chứa nhiều thông tin hơn so với mã vạch và có thể chứa cả văn bản, địa chỉ URL, hoặc thông tin sản phẩm.

Trong kiểm kê, nhân sự kho đọc thông tin từ mã QR Code trên sản phẩm để xác định thông tin chi tiết, mã QR được liên kết đến cơ sở dữ liệu để cập nhật thông tin hàng tồn kho.

4.2 Sử dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS

Để tận dụng tối đa các dữ liệu được quét từ mã vạch, mã QR, cần sử dụng phần mềm quản lý kho hỗ trợ kết hợp với các phương pháp kiểm kê. Phần mềm cung cấp giao diện người dùng thân thiện, khả năng tương tác với máy quét, và tích hợp cơ sở dữ liệu để quản lý và theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Hiện nay, SEEACT-WMS không chỉ đơn giản là một công cụ kiểm kê hàng tồn kho, mà còn là một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất trong việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho.

Có thể thấy không có một phương pháp để kiểm kê tồn kho duy nhất nào phù hợp cho tất cả mọi tình huống, mà quan trọng là sự linh hoạt và sáng tạo của quản lý kho trong việc kết hợp các phương pháp, cách kiểm kê hàng tồn kho khác nhau. Hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan về các phương pháp kiểm kê và có thêm cơ sở để áp dụng vào thực tế hoạt động quản lý kho của bạn.

Xem thêm: