11 cách kiểm soát hàng tồn kho đơn giản nhưng hiệu quả

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 41
Tên Sản Phẩm: : 11 cách kiểm soát hàng tồn kho đơn giản nhưng hiệu quả
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

11 cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả nhất. Vận dụng chúng giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Chi Tiết Sản Phẩm

Hàng tồn kho là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên kiểm soát tồn kho không phải là một việc dễ dàng. Bài viết sau chỉ ra những cách kiểm soát hàng hoá giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

1. Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho là quá trình quản lý và giám sát các mặt hàng hoặc sản phẩm mà một doanh nghiệp đang giữ trong kho để bảo đảm rằng chúng được duy trì, quản lý và sử dụng hiệu quả.

Mục tiêu của kiểm soát tồn kho là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ số lượng hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, không bị thiếu hụt hoặc lãng phí, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn.

Các hoạt động kiểm soát hàng hoá bao gồm việc theo dõi số lượng tồn kho, đánh giá giá trị tồn kho, kiểm kê định kỳ, quản lý chu kỳ đặt hàng, và áp dụng các phương pháp, công nghệ hiện đại để tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho.

Việc kiểm soát tồn kho và quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa hiệu suất kho và tăng tính linh hoạt trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng.

2. Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Bằng cách kết hợp những cách kiểm soát hàng tồn kho cụ thể sau, người quản lý kho hàng có thể tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và cải thiện hiệu suất kho toàn diện.

2.1 Thiết lập quy trình quản lý kho chi tiết, rõ ràng

Việc thiết lập quy trình quản lý kho, nhập hàng, và xuất hàng chi tiết và rõ ràng là rất quan trọng, đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Đồng thời quy trình này tạo ra sự đồng nhất trong thực hiện công việc, giúp tăng cường hiệu suất và giảm rủi ro sai sót.

Việc áp dụng đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng, linh hoạt với nhu cầu khách hàng.

Xem thêm: 4 Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay

2.2 Dán nhãn cho tất cả các hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu

Cách kiểm soát hàng tồn kho tiếp theo đó là doanh nghiệp cần dán nhãn mác đầy đủ cho hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu trước khi nhập kho. Việc dán nhãn hay dán mã Barcode, QR code đối với doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý kho mang lại sự thuận tiện cho việc phân loại, sắp xếp, tìm kiếm hàng hóa trong kho.

2.3 Áp dụng quy tắc FIFO, LIFO trong nhập xuất kho

Việc áp dụng quy tắc nhập trước xuất trước (FIFO) hay nhập sau xuất trước (LIFO) giúp doanh nghiệp sắp xếp và quản lý hàng hoá vật tư đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Quy tắc FIFO giúp đảm bảo hàng tồn kho luôn là hàng mới, giảm rủi ro hỏng hóc và tồn kho lâu dài. Trong khi đó, phương pháp LIFO cho hàng hoá không có hạn sử dụng hay mất giá trị theo thời gian giúp giảm giá vốn hàng bán và giảm thuế khi giá hàng hóa tăng theo thời gian.

2.4 Kiểm soát tồn kho bằng cách xác định mức tồn tối thiểu, tối đa

Mỗi doanh nghiệp cần xác định mức hàng tồn kho tối đa, tối thiểu cho mình. Đây là việc làm quan trọng giúp cảnh báo tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí hàng hoá. Khi tồn kho giảm tối thiểu, cần nhanh chóng đặt hàng mới để tái tồn kho. Ngoài ra, cần theo dõi hệ số vòng quay hàng tồn kho để đảm bảo tồn kho doanh nghiệp ở mức tối ưu nhất.

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Ý nghĩa vòng quay hàng tồn kho

2.5 Phân loại ABC

Theo nhiều chuyên gia, 20% số lượng sản phẩm tạo ra giá trị cao nhất doanh thu của doanh nghiệp, 40% sản phẩm mang lại giá trị cao và 40% sản phẩm tạo ra giá trị thấp nhất. Vì vậy cần sắp xếp các mặt hàng theo giá trị ABC (A: quan trọng nhất, B: quan trọng trung bình, C: ít quan trọng) để tập trung kiểm soát hàng tồn kho cẩn thận và thường xuyên hơn các mặt hàng nhóm A khi nguồn nhân lực còn hạn chế. Trong sắp xếp hàng hóa, cũng có thể áp dụng quy tắc ABC.

2.6 Áp dụng chu kỳ đặt hàng tối ưu (EOQ)

Đây là phương pháp xác định số lượng đặt hàng tối ưu (Economic Order Quantity) để giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Từ đó có thể giảm chi phí tổng thể cho hàng hóa lưu kho. Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích, tối ưu chi phí tồn kho. Tuy nhiên không phù hợp với các mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ không ổn định và yêu cầu dữ liệu chi phí đặt hàng, lưu trữ là cố định.

2.7 Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS)

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng những hệ thống quản lý kho vào việc quản lý và kiểm soát tồn kho. Áp dụng hệ thống WMS giúp theo dõi vị trí chính xác, số lượng cũng như trạng thái của mọi mặt hàng trong kho. Bên cạnh đó, hệ thống WMS được tích hợp với ERP mang đến sự cải thiện lớn trong toàn bộ doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS của đơn vị phát triển giải pháp điều hành và thực thi sản xuất DACO là giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp sản xuất. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, giải pháp này đã và đang cải thiện hiệu suất quản lý kho, quản lý sản xuất cho nhiều doanh nghiệp lớn, mang lại hiệu suất vượt trội. Hệ thống giúp người dùng quản lý vị trí, hạn sử dụng, quản lý tồn kho, xoay vòng tồn kho, cài đặt định mức tồn kho tối thiểu - tối đa, vv…

kiem-soat-hang-ton-kho-4

2.8 Kiểm kê định kỳ với hệ thống Barcode, QR Code

Để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, bộ phận kho cần thực hiện kiểm kê định kỳ thường xuyên để xác định sự chính xác của dữ liệu kho, phát hiện sai sót kịp thời để xử lý. Việc sử dụng hệ thống quét mã vạch Barcode, QR Code tích hợp với phần mềm quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm lỗi thủ công và gia tăng sự chính xác trong kiểm kê hàng hoá.

2.9 Tối ưu hóa vị trí kho

Cần sắp xếp kho sao cho các mặt hàng có nhu cầu sử dụng thường xuyên được đặt ở những vị trí dễ tiếp cận nhất. Có thể sử dụng kỹ thuật “Cross-docking” (Xuất hàng hóa ngay lập tức đến điểm đến cuối cùng mà không cần phải lưu trữ tại kho) để giảm thời gian lưu trữ, tối ưu hoá vận chuyển.

2.10 Đào tạo và quản lý nhân sự

Huấn luyện nhân viên về các quy trình kiểm soát hàng tồn kho và hệ thống quản lý. Đánh giá hiệu quả đào tạo và tạo cơ hội cho nhân viên để cải thiện kỹ năng của họ.

2.11 Đảm bảo an ninh của kho hàng

Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, để hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa do trộm cắp, hư hỏng cần hạn chế tối đa sự ra vào của người lạ. Người không có phận sự không được ra vào trong kho. Bên cạnh đó, cung cấp thẻ và đồng phục cho nhân viên, cũng như lắp đặt hệ thống camera an ninh để kiểm soát chặt chẽ hơn.

Việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tối ưu hoá chi phí lưu trữ, gia tăng lợi nhuận và cải thiện dịch vụ khách hàng. Bằng cách áp dụng cách kiểm soát tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng lợi nhuận. Ngay cả khi công ty của bạn nhỏ, việc sử dụng hệ thống quản lý kho sẽ tự động hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả, tiết kiệm nhân lực, giảm sai sót và mang đến sự chuyên nghiệp.

Xem thêm: