Bí kíp xử lý chênh lệch hàng tồn kho để quản lý kho hàng hiệu quả

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 34
Tên Sản Phẩm: : Bí kíp xử lý chênh lệch hàng tồn kho để quản lý kho hàng hiệu quả
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Bí quyết để xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí để nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp bạn với những phương pháp quản lý kho thông minh.

Chi Tiết Sản Phẩm

Chênh lệch hàng tồn kho ảnh hưởng đến giá trị tài sản, khả năng quản lý hàng hóa, hiệu quả kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Cùng với DACO - Nhà cung cấp giải pháp quản lý sản xuất tìm hiểu về các biện pháp xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

1. Khái niệm chênh lệch hàng tồn kho

Chênh lệch tồn kho là sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số lượng được ghi chép trong sổ sách kế toán. Có hai loại cần xử lý là chênh lệch thừa (thực tế nhiều hơn sổ sách) và chênh lệch thiếu (thực tế ít hơn sổ sách).

Những ảnh hưởng của việc chênh lệch hàng tồn kho đối với doanh nghiệp:

Ảnh hưởng đến hàng hoá, giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Gây khó khăn trong công việc quản lý và theo dõi hàng hóa.
Ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp.

2. Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch hàng tồn kho

Thông thường, chênh lệch hàng tồn kho do 3 nguyên nhân chính gây ra:

Lỗi con người: Do sai sót trong nhập liệu, ghi chép, kiểm kê
Lỗi hư hỏng, hao hụt: Hàng hoá bị hư hại, lỗi thời, hao hụt trong quá trình vận chuyển và bảo quản trong kho.
Lỗi do gian lận, mất cắp hàng hóa

Các loại chênh lệch và nguyên nhân:

Chênh lệch thừa: Chênh lệch sau khi kiểm kê nhiều hơn so với sổ sách thường do nhầm lẫn trong giai đoạn ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên nhập liệu khi hàng mới nhập vào kho. Nguyên nhân cũng có thể do quá trình xuất kho có nhầm lẫn.
Chênh lệch thiếu: Chênh lệch ít hơn so với sổ sách thường do nhân viên quét mã vạch sót, hàng hoá bị hao hụt trong quá trình vận chuyển, hư hỏng do bảo quản không tốt hoặc bị gian lận, mất cắp…

Xem thêm: Safety stock là gì và cách tính mức tồn kho an toàn chuẩn xác

3. Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Cần xác định nguyên nhân để có cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho phù hợp. Cụ thể nếu chênh lệch 1% có thể xử lý bằng cách điều chỉnh số lượng trong sổ sách, nhưng chênh lệch 10% cần xem xét kỹ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp triệt để, mạnh mẽ hơn.

3.1 Cách xử lý chênh lệch thừa

Nguyên nhân từ sai sót trong nhập liệu, ghi chép:

Cần kiểm tra lại số liệu và xác định nguyên nhân chênh lệch.
Điều chỉnh số liệu trong sổ sách kế toán cho phù hợp với thực tế, lập biên bản ghi chép lý do, nguyên nhân.
Tìm kiếm giải pháp, tăng cường đào tạo nhân viên về nhập liệu để hạn chế chênh lệch thừa trong tương lai.

Đối với hàng hoá được tặng, khuyến mãi nhưng không ghi nhận lại:

Hạch toán doanh thu từ việc tặng, khuyến mãi
Điều chỉnh lại số lượng hàng tồn kho
Lưu trữ đầy đủ chứng từ có liên quan.

3.2 Cách xử lý chênh lệch thiếu

Đối với hư hỏng do lỗi nhà sản xuất:

Phân loại và đánh giá giá trị hàng hóa bị hư hỏng
Điều chỉnh số liệu trong sổ sách kế toán cho phù hợp với thực tế, lập biên bản ghi chép lý do, tình trạng hư hỏng.
Liên hệ với nhà sản xuất để đổi trả hoặc yêu cầu bồi thường
Thực hiện các biện pháp để hạn chế chênh lệch thiếu trong tương lai.
Cần phân loại, đánh giá giá trị hàng hoá hư hỏng, lập biên bản ghi chép, bán thanh lý hoặc tiêu huỷ theo quy định

Đối với thất thoát do trộm cắp, gian lận: Cần tăng cường an ninh kho bãi, kiểm tra camera giám sát, rà soát nhân viên và phối hợp với cơ quan chức năng nếu cần thiết.

4. Biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho thường được sử dụng khi có sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số liệu trong sổ sách kế toán. Mẫu biên bản theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

xu-ly-chenh-lech-hang-ton-kho-3

Download mẫu kiểm kê và xử lý chênh lệch tồn kho Excel theo thông tư 200 tại đây: Bản Word, Bản Excel

Biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho này không chỉ giúp ghi chép các thông tin liên quan đến chênh lệch hàng tồn kho mà còn là một văn bản quan trọng để theo dõi và giải quyết sự không nhất quán của hàng hoá tồn kho.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel theo thông tư 200 và 133 miễn phí

5. Phương pháp giảm thiểu chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả

5.1 Áp dụng quy trình kiểm kê kho chặt chẽ, rõ ràng

Doanh nghiệp cần áp dụng quy trình kiểm kê kho chặt chẽ, phân chia công việc rõ ràng với các bước:

Chuẩn bị: Lập kế hoạch kiểm kê, thông báo cho các bộ phận liên quan, chuẩn bị các dụng cụ cần thiết.
Thực hiện kiểm kê: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, đối chiếu với sổ sách kế toán.
Lập báo cáo kết quả kiểm kê: Ghi nhận số lượng, chất lượng hàng hóa thực tế, xác định chênh lệch so với sổ sách kế toán và đề xuất giải pháp xử lý.

5.2 Sử dụng phần mềm quản lý kho theo dõi số lượng và tình trạng hàng hóa

Áp dụng hệ thống quản lý kho (WMS) chuyên nghiệp để theo dõi và kiểm soát hàng hóa hiệu quả. Hệ thống WMS giúp tự động hóa các quy trình kho, ghi chép nhật ký xuất nhập kho chính xác, giảm thiểu sai sót do con người.

Hệ thống SEEACT - WMS được phát triển bởi công ty DACO với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý sản xuất, gồm nhiều chức năng hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho bãi và giảm thiểu chênh lệch tồn kho hiệu quả.

Một số ứng dụng cụ thể của SEEACT - WMS trong việc giảm thiểu chênh lệch tồn kho:

Sử dụng mã vạch, QR Code để theo dõi hàng hoá tự động, chính xác, sử dụng các thiết bị thông minh để cập nhật thông tin hàng hàng hoá theo thời gian thực.
Quản lý thông tin hàng hóa chi tiết: Theo lô, date, mã, tên, đơn vị tính, giá, nguồn gốc, số lô, số serial, hạn sử dụng,...tránh hư hỏng hàng hóa.
Theo dõi và quản lý tồn kho chính xác để xử lý chênh lệch hàng tồn kho: Số lượng theo thời gian thực, báo cáo chi tiết về số lượng, khu vực kho, lô hàng, hạn sử dụng,...
Phân tích vòng quay tồn kho: Xác định thời gian lưu kho trung bình của từng loại sản phẩm.
Hiển thị trực quan năng lực kho: Biểu đồ trực quan về mức độ sử dụng kho.
Cảnh báo mức tồn kho tối thiểu, tối đa: Tự động cảnh báo khi số lượng tồn kho sắp đạt đến mức cài đặt.

xu-ly-chenh-lech-hang-ton-kho-5

5.3 Thực hiện kiểm kê đột xuất

Việc thực hiện kiểm kê định kỳ, đột xuất giúp đảm bảo tính chính xác, đảm bảo số lượng hàng hoá thực tế khớp với sổ sách. Nên áp dụng phương pháp kiểm kê phù hợp như kiểm kê toàn bộ, kiểm kê theo nhóm… Cần có quy trình kiểm kê rõ ràng, chi tiết và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên.

5.4 Tăng cường an ninh kho bãi

Cần tăng cường an ninh kho bãi để ngăn chặn thất thoát hàng hóa do trộm cắp. Lắp đặt hệ thống camera giám sát, bảo vệ 24/24, kiểm soát ra vào kho nghiêm ngặt. Sử dụng khóa, mã số, thẻ ra vào để hạn chế truy cập trái phép vào kho hàng.

5.5 Đào tạo nhân viên

Nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên, đào tạo nghiệp vụ quản lý kho, kiểm kê hàng hoá cho nhân viên. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc quản lý hàng hoá cho nhân viên. Có thể tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo về quản lý kho hiệu quả cho tổ chức.

6. Giải pháp xử lý chênh lệch tồn kho tiết kiệm chi phí

Sau khi đã có biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho, cách xử lý chênh lệch và các phương pháp hữu ích để giải quyết vấn đề trên, sau đây là những giải pháp tương ứng với từng nguyên nhân chênh lệch rõ ràng giúp doanh nghiệp giải quyết chênh lệch tồn kho hiệu quả với chi phí tối ưu nhất.

xu-ly-chenh-lech-hang-ton-kho-6

6.1 Xử lý chênh lệch do lỗi con người

Cần tăng cường đào tạo: Nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên kho về nhập liệu, ghi chép và kiểm kê hàng hoá
Thiết lập quy trình kiểm tra: Kiểm tra chéo, giám sát, rà soát dữ liệu để giảm thiểu sai sót
Sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hoá các quy trình, giảm sự can thiệp của con người

6.2 Xử lý chênh lệch do hư hỏng, hao hụt

Tăng cường quản lý chất lượng: Kiểm tra kỹ chất lượng hàng hóa đầu vào, bảo quản theo đúng quy định.
Lập kế hoạch dự trữ hợp lý: Tránh tồn kho quá nhiều, dẫn đến hư hỏng, lỗi thời.
Thanh lý hoặc tiêu hủy hàng hóa hư hỏng theo quy định của pháp luật để giảm thiểu tổn thất.

6.3 Xử lý chênh lệch do gian lận

Tăng cường an ninh kho bãi: Lắp đặt camera giám sát, hệ thống báo động, kiểm soát ra vào.
Xác minh nhân viên có đạo đức: Tuyển dụng cẩn thận, kiểm tra lý lịch, đào tạo về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên.
Phối hợp với cơ quan chức năng khi nghi ngờ có hành vi gian lận.

Chênh lệch tồn kho là vấn đề phổ biến mà nhà quản lý nào cũng cần phải đối mặt. Việc xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý kho. Nhờ sử dụng các phần mềm quản lý kho thông minh giúp theo dõi hàng hoá tự động, chính xác, giảm sai sót và chênh lệch trong quản lý kho hàng.

Xem thêm: