CHU TRÌNH PDCA (PDCA CYCLE): QUY TRÌNH, LỢI ÍCH VÀ CÁCH ÁP DỤNG VÀO DOANH NGHIỆP

Mã Sản Phẩm: : BV29_SEEACT
Tên Sản Phẩm: : CHU TRÌNH PDCA (PDCA CYCLE): QUY TRÌNH, LỢI ÍCH VÀ CÁCH ÁP DỤNG VÀO DOANH NGHIỆP
Danh Mục: : Kiến thức
Thương Hiệu: : Quản Lý Sản Xuất
Giá: : Liên Hệ

PDCA - một trong những chu trình cải tiến dựa trên việc đề xuất thay đổi, thực hiện thay đổi, đo lường kết quả và tích hợp thay đổi trên toàn bộ hệ thống.

Chi Tiết Sản Phẩm

CHU TRÌNH PDCA (PDCA CYCLE): QUY TRÌNH, LỢI ÍCH VÀ CÁCH ÁP DỤNG VÀO DOANH NGHIỆP

Việc cải tiến liên tục là một trong những yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, duy trì và cạnh tranh trong bối cảnh thị trường hiện nay. Và chúng ta không thể không nhắc đến PDCA - một trong những chu trình cải tiến dựa trên việc đề xuất thay đổi, thực hiện thay đổi, đo lường kết quả và tích hợp thay đổi trên toàn bộ hệ thống. Để có thể sử dụng PDCA một cách trơn tru nhất, mang lại hiệu quả nhất, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu nguyên tắc hoạt động, tác động của PDCA trong quá trình triển khai với doanh nghiệp trong bài viết bên dưới đây.

CHU TRÌNH PDCA LÀ GÌ?

Chu trình PDCA (PDCA Cycle) là một vòng quá trình (chu trình hay quy trình) cho sự thực hiện việc thay đổi, việc theo dõi và lặp đi lặp lại, sẽ dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình được đưa vào áp dụng.

chu trinh PDCA la gi

PDCA là mô hình giúp kiểm soát và cải tiến các quy trình thực hiện mục tiêu

Chu trình PDCA là một kĩ thuật giải quyết vấn đề gồm 4 bước được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh, bao gồm:

Plan - Lập kế hoạch
Do - Triển khai kế hoạch đã được thiết lập.
Check - Đánh giá kết quả triển khai thực tế.
Act - Thay đổi, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải t iến này và thiết lập chu trình PDCA mới.

Bốn bước trên đây được sắp xếp thành một vòng tuần hoàn khép kín thể hiện rằng PDCA là một chu trình lặp đi lặp lại từ việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá, thay đổi để tạo ra sự cải tiến liên tục trong một quá trình, hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

Tham khảo ngay: Cách áp dụng chu trình PDCA trong quản lý chất lượng của doanh nghiệp sản xuất

CÁCH ÁP DỤNG MÔ HÌNH PDCA VÀO DOANH NGHIỆP

Chu trình PDCA gồm 4 thành phần cũng chính là 4 bước cốt lõi cần áp dụng để quản lý các doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ một công việc hay hoạt động gì, doanh nghiệp cũng cần xác định các yếu tố sau:

- Xác định các vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.

- Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.

- Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đặt ra.

- Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình đó.

quy trinh, loi ich va cach ap dung PDCA

Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Trước tiên, doanh nghiệp cần phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu nhập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai.

Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

Doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.

Việc đánh giá cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp.

Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)

Căn cứ vào các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời cập nhật lại các thông tin này vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động/ dự án trong tương lai.

mo hinh PDCA la gi? loi ich va cach trien khai trong cong ty

Một ví dụ để giúp các bạn hiểu rõ về chu trình này như sau: Bạn dự định cuối năm nay sẽ đi du lịch thái lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện chiến đi nàyvà bạn bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:

(1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng sẽ tiết kiệm 2 triệu đồng, và để làm điều đó bạn sẽ nhận thêm việc làm thêm và giảm chi phí ăn vặt trong từng tháng.

(2) Bạn bắt đầu nhận việc làm thêm tại nhà và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè.

(3) Sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả thì chỉ tiết tiết kiệm được 1.5 triệu, mặc dù bạn giảm chi phí ăn vặt, nhưng mua sắm vẫn tốn của bạn một mớ tiền.

(4) Bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được 2 triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng, ngoài làm thêm và hạn chế chi tiêu cho ăn uống thì bạn cũng phải giảm chi tiêu mua sắm.

Cứ thế mà thực hiện tiếp bước (2), (3), (4) và cứ lập lại như vậy cho đến khi bạn hoàn thành được mục tiêu đề ra.

LỢI ÍCH CỦA PHƯƠNG PHÁP PDCA VỚI DOANH NGHIỆP

Cải tiến quy trình

Chu trình PDCA cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty. Điều này làm PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho:

Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến quy trình bất kể các mục tiêu và đóng cánh cửa vào sự tự mãn.
Triển khai các dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi sẵn có của PDCA cho phép sửa chữa các nhược điểm và cải thiện mọi thứ ở giai đoạn thực hiện quy trình, mà không đặt toàn bộ tài nguyên hoặc danh tiếng.
Quá trình theo dõi: Chu trình PDCA đòi hỏi phải kiểm tra các thay đổi đã thực hiện để thống nhất trước khi áp dụng nó trên bảng.

Việc sử dụng chu trình hành động kiểm tra kế hoạch cho phép chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và cho phép cải thiện dần dần.

phuong phap PDCA va loi ich

Thay đổi cách quản lý

PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục.
Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi thành phần lập kế hoạch (Plan), triển khai nguyên mẫu (Do), đánh giá nguyên mẫu về tính phù hợp và hiệu suất (Check) và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công nguyên mẫu (Action). Điều này góp phần tích hợp quy trình quản lý thay đổi trong hoạt động tổ chức hàng ngày thông thường, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.

Quản lý chất lượng

Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.

PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA tạo điều kiện. Việc áp dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.

Duy trì kiểm soát dự án

Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách, chẳng hạn như:

Cung cấp câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu, ... của dự án. Điều này làm tăng kiến thức giúp bạn dễ dàng khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau và chọn một phương pháp thực hiện dự án phù hợp.
Đảm bảo rằng những điều chưa biết khi bắt đầu dự án vẫn được chứng minh hoặc giảm giá.
Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.
Cho phép hiểu rõ hơn về hiện tượng chi phí và hiệu ứng.

mo hinh PDCA va cach trien khai, ap dung, loi ich cua PDCA

Quản lý hiệu suất

Giai đoạn “kế hoạch” kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “thực hiện” là hiệu suất thực tế và giai đoạn “kiểm tra” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “hành động” xác nhận hiệu suất đó.

Trong hầu hết các tổ chức quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản đánh giá hiệu suất cũ hơn của nó, vẫn là một chức năng "nhân viên" riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách lớn.

Nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức

Việc áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn hoặc kết hợp quản lý vòng kín với tốc độ.

PDCA nhanh nhẹn đòi hỏi phải xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt các biến động đó bất cứ khi nào có thể bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách hoặc quy tắc kinh doanh. Kế hoạch dự phòng được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại.

Quá trình này cũng giúp tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống CNTT trong một tổ chức. Việc xử lý như vậy với sự thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

quy trinh PDCA la gi va cach ap dung, loi ich cua PDCA

Chu trình PDCA giúp bạn cải tiến liên tục dựa trên sự đề xuất thay đổi, thực hiện thay đổi, đo lường kết quả và tích hợp thay đổi trên toàn bộ hệ thống để ngày càng hoàn thiện hơn.

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp với 1 số các phương pháp khác đang được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng đó là Phương pháp 5S, KAIZEN, Kanban. Hiểu rõ tầm quan trọng, lợi ích và tính ứng dụng cao mà các phương pháp này mang lại chắc chắn sẽ giúp bạn áp dụng nó tốt nhất, mang lại hiệu quả cao nhất trong việc vận hành và quản lý doanh nghiệp của mình.

Sản Phẩm Liên quan