Cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, nhanh chóng, chính xác

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 38
Tên Sản Phẩm: : Cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, nhanh chóng, chính xác
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả như thế nào? Khám phá phương pháp, quy trình và phần mềm kiểm kê hàng hóa mang lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp.

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong quá trình quản lý hàng tồn kho, việc kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động không thể thiếu, giúp đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa. Bài viết này sẽ khám phá tầm quan trọng của kiểm kê tồn kho, trình bày quy trình kiểm kê chi tiết và những thách thức mà doanh nghiệp thường gặp phải, cùng các phương pháp hiệu quả để thực hiện quá trình kiểm kê.

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì? Mục đích của việc kiểm kê hàng hoá

Kiểm kê hàng tồn kho là việc đếm, phân loại, và đánh giá giá trị của hàng tồn kho, từ đó giúp xác định chính xác số lượng hàng hóa sẵn có, hàng hóa cần được bổ sung, và phát hiện ra bất kỳ sự bất thường nào như thất thoát hoặc hỏng hóc hàng hóa.

Kiểm kê hàng hoá là một quy trình quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và kho bãi, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý số lượng, tình trạng, và vị trí của hàng hóa trong kho.

Mục đích của kiểm kê tồn kho:

Kiểm soát hàng tồn kho: Đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho khớp với sổ sách kế toán hoặc phần mềm kiểm kê hàng hóa.
Phát hiện sai sót: Xác định thất thoát, hư hỏng, hoặc trộm cắp.
Đánh giá giá trị tồn kho: Giúp tính toán giá trị hàng tồn kho cho báo cáo tài chính.
Hỗ trợ đưa ra quyết định mua hàng: Cung cấp thông tin để lên kế hoạch mua hàng và tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.

2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Các phương pháp kiểm kê hiệu quả hiện nay là:

Kiểm kê liên tục, thường xuyên: Một hệ thống ghi chép hàng tồn kho tự động cập nhật số lượng và giá trị hàng tồn kho sau mỗi giao dịch mua hoặc bán. Sử dụng hệ thống quản lý kho giúp cung cấp thông tin tồn kho chính xác và cập nhật theo thời gian thực.
Kiểm kê định kỳ: Kiểm kê được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, thường là cuối năm tài chính, hoặc cuối tháng, cuối quý… Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với lượng hàng tồn kho không quá lớn
Kiểm kê một phần hàng: Kiểm kê một phần hàng tồn kho tại một thời điểm nhất định, thay vì toàn bộ kho hàng cùng lúc. Phương pháp này kiểm kê định kỳ các phần khác nhau của kho hàng, giúp phân bổ nguồn lực kiểm kê một cách hiệu quả hơn.
Kiểm kê hàng tồn kho dựa trên mẫu: Chỉ một mẫu nhỏ của hàng hoá trong kho được kiểm tra và kết quả được sử dụng để ước lượng cho toàn bộ kho. Tuy nhiên có nguy cơ sai lệch trong ước lượng nếu mẫu không được chọn một cách cẩn thận.

Lựa chọn phương pháp kiểm kê phụ thuộc vào kích thước doanh nghiệp, loại hàng tồn kho, nguồn lực tài chính, và mục tiêu quản lý.

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

3.1 Chuẩn bị kiểm kê

Xác định phạm vi kiểm kê: Quyết định đối tượng kiểm kê là toàn bộ kho hay chỉ một phần cụ thể của kho.
Xác nhận thông tin trong hệ thống: Đảm bảo thông tin trong hệ thống quản lý kho là chính xác và đầy đủ.
Lập kế hoạch và phân công công việc: Xác định lịch trình kiểm kê và phân công nhiệm vụ cho đội kiểm kê.

3.2 Thực hiện kiểm kê

Kiểm tra thông tin trong hệ thống với thực tế trên số liệu giấy hoặc máy tính.
Xác định các chênh lệch và ghi chú lại để điều tra thêm
Sử dụng công nghệ mã vạch để nhanh chóng và chính xác kiểm tra hàng hóa, giảm rủi ro sai sót do tay nghề và tăng tốc quá trình kiểm kê hàng tồn kho.

3.3 Điều chỉnh kiểm kê

Nếu phát hiện chênh lệch, tiến hành điều tra nguyên nhân và điều chỉnh thông tin trong hệ thống, sổ sách.
Xác định liệu có cần thực hiện điều chỉnh về giá trị hay không.
Cập nhật những hàng tồn kho sắp hết hạn hoặc số lượng tồn kho lớn.

3.4 Kết thúc kiểm kê

Tạo báo cáo kết quả kiểm kê bằng file lên các cấp quản lý, bao gồm các chênh lệch và biện pháp đã thực hiện.
Cập nhật thông tin kiểm kê chính xác vào hệ thống, phần mềm kiểm kê hàng hóa.
Đánh giá hiệu suất của quá trình kiểm kê và đề xuất cải tiến nếu cần.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tồn kho Excel theo thông tư 200 và 133 miễn phí

4. Những khó khăn và giải pháp trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Hàng tồn kho dư thừa nhiều: Gây nguy cơ thất thoát vốn và quản lý kho không hiệu quả. Giải pháp là xác định các mức độ quan trọng và tần suất sử dụng để ưu tiên kiểm kê cho những mặt hàng quan trọng hơn. Đánh giá và giải quyết nguyên nhân hàng tồn đọng như chậm bán hàng, dư thừa sản phẩm, hoặc dữ liệu không chính xác trong hệ thống để có biện pháp giải quyết.
Thông tin dữ liệu trên hệ thống sai sót: Thông tin không chính xác trong hệ thống quản lý kho do nhập liệu sai, nhầm lẫn. Giải pháp là sử dụng công nghệ quét mã vạch Barcode, QR Code, kiểm tra thường xuyên định kỳ để xem liệu có sự chênh lệch nào không và nhanh chóng đưa ra biện pháp sửa đổi.
Thiếu kế hoạch chuẩn bị và phân công công việc kiểm kê hàng tồn kho: Chuẩn bị không cẩn thận trước khi bắt đầu quá trình kiểm kê dẫn đến sai sót và hiệu suất thấp. Giải pháp là lập kế hoạch chi tiết: Xác định rõ phạm vi, thời gian, và người thực hiện cho từng bước trong quá trình kiểm kê và đảm bảo đội ngũ kiểm kê được đào tạo đầy đủ về quy trình và công cụ. Lưu ý cần chuẩn bị không gian đủ lớn để việc kiểm kê được thuận tiện, không ảnh hưởng đến các bộ phận khác.
Mất mát và xáo trộn hàng hoá: Giải pháp là áp dụng biện pháp an ninh. Sử dụng hệ thống camera, thiết bị theo dõi, và quy trình kiểm soát an ninh để giảm nguy cơ mất mát và xáo trộn.
Kiểm kê hàng hoá thiếu công bằng: Không nên chỉ kiểm kê những mặt hàng khó kiểm soát. Giải pháp là thực hiện kiểm kê ngẫu nhiên đối với một số lượng nhỏ các mặt hàng và tổ chức đào tạo thường xuyên để đảm bảo kỹ năng của đội ngũ kiểm kê.
Thiếu sự chuẩn bị cho tiêu huỷ hàng hoá

5. Cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

5.1 Sắp xếp, phân loại hàng hóa khoa học

Sắp xếp hàng hóa theo vị trí, chủng loại, giá trị, mức độ tiêu thụ... để dễ dàng tìm kiếm và kiểm đếm. Sử dụng kệ, giá, pallet để sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học.

5.2 Sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hoá

Đánh dấu mã số, mã vạch cho từng mặt hàng để thuận tiện cho việc kiểm kê hàng tồn kho. Sử dụng máy đọc mã vạch để tăng tốc độ và độ chính xác của việc kiểm đếm. Sử dụng thiết bị di động để ghi chép dữ liệu trực tiếp, tránh sai sót.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hóa để theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa liên tục. Trong số đó, phần mềm được lựa chọn hàng đầu là SEEACT-WMS - Hệ thống quản lý kho hàng thông minh được cung cấp bởi công ty TNHH DACO - Đơn vị phát triển giải pháp tự động hóa sản xuất với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất, mang lại nhiều giải pháp tối ưu chi phí, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Ứng dụng phần mềm quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel tối ưu kho hàng

5.3 Phân công nhiệm vụ, phối hợp nhân viên hiệu quả

Cần cân nhắc năng lực và kinh nghiệm của nhân viên khi phân công nhiệm vụ kiểm kê hàng hoá. Giám sát và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm kê, sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hóa.

5.4 Đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình kiểm kê

Khi kiểm kê, cần kiểm tra kỹ lưỡng từng mặt hàng và ghi chép cẩn thận thông tin. Có biện pháp kiểm tra chéo để đảm bảo độ chính xác. Thực hiện kiểm kê theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của doanh nghiệp.

5.5 Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết

Lập kế hoạch kiểm kê vào thời điểm thích hợp khi lượng hàng hóa trong kho ít nhất để tiết kiệm thời gian. Xác định phương pháp kiểm kê hàng hoá, thời gian, nhân lực, công cụ cần thiết một cách rõ ràng, chi tiết.

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là nhiệm vụ cần thiết mà còn có vai trò quan trọng trong quản lý kho của doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm kê một cách chính xác và hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giúp ban lãnh đạo đưa ra những quyết định chiến lược hiệu quả. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hóa trở thành yếu tố tất yếu cho doanh nghiệp muốn gia tăng hiệu suất quản lý kho, cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Xem thêm: