Phương pháp 8D là gì? Các bước giải quyết vấn đề theo quy trình 8D

Mã Sản Phẩm: : Quan ly chat luong 70
Tên Sản Phẩm: : Phương pháp 8D là gì? Các bước giải quyết vấn đề theo quy trình 8D
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Phương pháp 8D là gì và nó có thể giúp tổ chức giải quyết vấn đề như thế nào? Cùng DACO tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau nhé!

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các tổ chức luôn tìm kiếm các phương pháp để cải tiến quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tám nguyên tắc giải quyết vấn đề (8D) là một quy trình giải quyết vấn đề được nhiều tổ chức áp dụng để tăng cường sự hợp tác, thúc đẩy tư duy sáng tạo và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn đọc về phương pháp 8D là gì, thời điểm sử dụng, các công cụ và chi tiết các bước thực hiện.

Tám nguyên tắc giải quyết vấn đề 8D là gì?

Tám nguyên tắc giải quyết vấn đề (8D) là một phương pháp giải quyết vấn đề được thiết kế để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đưa ra cách khắc phục ngắn hạn và thực hiện giải pháp dài hạn để ngăn chặn các vấn đề tái diễn. Khi sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp bị lỗi hoặc không làm hài lòng khách hàng, phương pháp 8D là bước đầu tiên tuyệt vời để cải thiện Chất lượng và Độ tin cậy.

phuong-phap-8d-la-gi-1

Quy trình giải quyết vấn đề 8D là một cách tiếp cận chi tiết, mang tính định hướng nhóm để giải quyết các vấn đề quan trọng trong quy trình sản xuất. Mục tiêu của phương pháp 8D là tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, phát triển các hành động ngăn chặn nhằm bảo vệ khách hàng và thực hiện hành động khắc phục để ngăn chặn vấn đề tương tự tái diễn trong tương lai.

Sức mạnh của quy trình 8D nằm ở cấu trúc, sự kỷ luật và phương pháp luận của nó. Phương pháp 8D sử dụng phương pháp tổng hợp, tận dụng các phương pháp thực hành tốt nhất từ nhiều phương pháp hiện có. Đó là một phương pháp giải quyết vấn đề thúc đẩy sự thay đổi mang tính hệ thống, cải thiện toàn bộ quy trình nhằm tránh không chỉ vấn đề hiện tại mà còn tránh các vấn đề khác có thể xuất phát từ lỗi hệ thống.

Hiện nay, 8D đã phát triển thành một trong những phương pháp giải quyết vấn đề phổ biến nhất được sử dụng cho quản lý chất lượng lắp ráp, sản xuất và dịch vụ trên toàn cầu.

Tại sao cần áp dụng tám nguyên tắc giải quyết vấn đề (8D)

Phương pháp 8D rất phổ biến một phần vì nó cung cấp cho nhóm kỹ thuật của doanh nghiệp một cách tiếp cận nhất quán, dễ học và kỹ lưỡng để giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Khi áp dụng đúng cách, tổ chức có thể mong đợi những lợi ích sau:

1. Giảm thiểu chi phí và thời gian

Một trong những lợi ích lớn nhất của phương pháp 8D là giúp tổ chức tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc giải quyết vấn đề. Thay vì tiêu tốn nhiều nguồn lực vào việc tìm kiếm và giải quyết vấn đề một cách không cụ thể, 8D tập trung vào việc xác định nguyên nhân gốc rễ và triển khai các biện pháp cải thiện một cách hợp lý, giảm thiểu thời gian và chi phí không cần thiết.

2. Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Phương pháp 8D giúp tổ chức tìm ra và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách tập trung vào việc ngăn chặn vấn đề tái phát và cải thiện quy trình sản xuất, tổ chức có thể đạt được một mức độ chất lượng cao hơn và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

3. Tăng cường hiệu suất hoạt động

Việc giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng phương pháp 8D giúp tăng cường hiệu suất hoạt động của tổ chức. Khi vấn đề được giải quyết một cách toàn diện và không tái phát, tổ chức có thể tiết kiệm nguồn lực và thời gian để tập trung vào các hoạt động quan trọng khác.

4. Tăng cường sự hài lòng của khách hàng

Phương pháp 8D giúp tổ chức xử lý các vấn đề một cách kịp thời và hiệu quả, từ đó tạo ra sự hài lòng và tin tưởng từ khách hàng. Họ sẽ cảm thấy tự tin hơn về chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ nhận được và sẽ có xu hướng tiếp tục hợp tác với tổ chức trong tương lai.

5. Tạo ra môi trường làm việc tích cực

Việc sử dụng phương pháp 8D tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác trong tổ chức. Thành viên trong nhóm làm việc được khuyến khích tham gia vào quy trình giải quyết vấn đề, từ đó tăng cường tinh thần đồng đội và sự cam kết đối với mục tiêu chung của tổ chức.

Khi nào nên áp dụng 8 nguyên tắc giải quyết vấn đề (8D)

Phương pháp 8D giải quyết và xử lý các vấn đề bằng cách phát hiện và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ. Phương pháp này thường sẽ được sử dụng khi tổ chức:

Phát hiện ra các vấn đề liên quan tới an toàn hoặc quy định.
Phải tiếp nhận nhiều phàn nàn hoặc khiếu nại từ khách hàng.
Có mối quan tâm về bảo hành vì tần suất xảy ra lỗi cao hơn so với dự kiến.
Phát sinh vấn đề trong quá trình vận hành gây lãng phí sản xuất, làm giảm hiệu suất và đặc biệt là xuất hiện các lỗi ở mức không thể chấp nhận được.
Việc giải quyết vấn đề đã vượt quá khả năng của một cá nhân

Khi áp dụng phương pháp 8D hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cải thiện được độ tin cậy và chất lượng của sản phẩm mà còn giúp đội ngũ kỹ thuật chuẩn bị sẵn sàng cho các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra trong tương lai.

Các công cụ được sử dụng trong phương pháp 8D là gì?

Một số công cụ có thể được ứng dụng để xác định nguyên nhân gốc của vấn đề bằng quy trình 8D gồm:

Biểu đồ Nhân quả: Còn được gọi là biểu đồ Ishikawa hoặc biểu đồ xương cá: Công cụ này được sử dụng trong phương pháp 8D giúp phân tích và hiểu rõ các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách phân loại chúng thành các nhóm chính.
Biểu đồ Pareto: Công cụ này giúp ưu tiên các nguyên nhân hay các yếu tố gây ra vấn đề bằng cách phân tích dữ liệu và xác định các yếu tố quan trọng nhất cần tập trung giải quyết.
5 Whys: Công cụ này được sử dụng trong phương pháp 8D giúp điều tra sâu hơn vào nguyên nhân của vấn đề bằng cách liên tục đặt câu hỏi "Tại sao?" cho đến khi có được nguyên nhân gốc rễ.
Biểu đồ Statistical: Sử dụng để phân tích dữ liệu và hiểu rõ hơn về biến động và phân bố của vấn đề.
Histogram và Control Charts: Các công cụ này được sử dụng trong phương pháp 8D để phân tích dữ liệu và theo dõi hiệu suất quá trình sản xuất hoặc dịch vụ để phát hiện sớm các biến động không mong muốn và vấn đề.
FMEA: Công cụ này giúp đánh giá và ưu tiên các rủi ro tiềm ẩn của quy trình hoặc sản phẩm và đề xuất các biện pháp ngăn chặn.
8D Report (Báo cáo 8D): Báo cáo 8D là gì? Đây là một mẫu báo cáo được sử dụng để ghi lại các bước và thông tin liên quan đến quá trình giải quyết vấn đề theo phương pháp 8D. Báo cáo này giúp theo dõi tiến độ, ghi chú kết quả và tạo bản ghi lưu trữ cho các vấn đề đã giải quyết.

Ngoài những công cụ trên, một số công cụ khác có thể được sử dụng khi ứng dụng quy trình 8D là Biểu đồ tương đồng Affinity Diagram, Is/Is Not,...

Các bước thực hiện phương pháp 8D

Quy trình giải quyết vấn đề 8D tuân theo logic của chu trình PDCA, bao gồm một chuỗi các bước được thiết kế để giúp tổ chức giải quyết các vấn đề và sự cố một cách hệ thống và hiệu quả. Dưới đây là mô tả chi tiết về các bước của phương pháp 8D:

phuong-phap-8d-la-gi-2

Bước D0 - Chuẩn bị và lập kế hoạch

Để giải quyết vấn đề theo phương pháp 8D, bước đầu tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị và xây dựng một kế hoạch cụ thể bao gồm: Thành viên sẽ tham gia nhóm dự án và trách nhiệm cụ thể của từng người, công cụ được sử dụng, thời gian thực hiện,…

Bước D1 - Thành lập đội nhóm

Thành viên tham gia đội nhóm nên là những người am hiểu về sản phẩm, quy trình, dữ liệu, kỹ thuật; nắm rõ về các kỹ năng và quy tắc giải quyết vấn đề để đưa ra những hành động đúng.

Ngoài ra, trong đội cũng cần phải có một người giữ vai trò là trưởng nhóm để thiết lập mục tiêu và phân công công việc của từng thành viên.

Bước D2 - Mô tả vấn đề

Ở bước tiếp theo của phương pháp 8D, doanh nghiệp cần phải mô tả chính xác vấn đề bằng cách sử dụng dữ liệu hiện có và đặt nó vào trong các tình huống cụ thể để đánh giá. Bản mô tả được phác thảo càng chi tiết càng tốt và nên sử dụng các thuật ngữ có thể định lượng được, cố gắng trả lời các câu hỏi “Cái gì?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?”, “Bao nhiêu?”,…

Để tiếp cận và mô tả chính xác vấn đề, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như:

5 Whys (Công cụ quy nạp)
Affinity Diagram - Biểu đồ tương đồng (Công cụ suy diễn)
Biểu đồ Ishikawa (Công cụ suy luận)
Is/Is Not (Công cụ quy nạp)

Bước D3 – Ngăn chặn tạm thời

Sau khi đã tìm hiểu được nguyên nhân gốc rễ khi áp dụng phương pháp 8D là gì, doanh nghiệp cần thực hiện các hành động ngăn chặn tạm thời nhằm giải quyết những ảnh hưởng của vấn đề đến khách hàng/nội bộ.

Giải pháp tạm thời lý tưởng là các giải pháp:

Không tốn kém
Đơn giản và có thể triển khai nhanh chóng
Được xác nhận, phản hồi bởi của khách hàng hoặc nhân viên

Sau khi đã xác định được giải pháp tạm thời, doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thực hiện để giảm thiểu tối đa mức ảnh hưởng đến khách hàng/nội bộ. Giải pháp ngăn chặn tạm thời có thể được loại bỏ khi doanh nghiệp tìm ra được giải pháp khắc phục vĩnh viễn.

Bước D4 – Xác định và đánh giá nguyên nhân gốc rễ (RCA)

Phân tích nguyên nhân gốc rễ chính là trọng tâm để giải quyết vấn đề. Trong bước này theo phương pháp 8D có thể sử dụng các công cụ để phân tích như sơ đồ xương cá hay 5 Whys để tìm ra tất cả các yếu tố có thể góp phần gây ra lỗi, sự cố và tiến hành loại trừ dần.

Bước D5 – Lựa chọn giải pháp khắc phục vĩnh viễn

Thông qua việc kiểm tra và đánh giá về nguyên nhân gốc rễ ở trên, bước tiếp theo theo của phương pháp 8D doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp khắc phục phù hợp để giải quyết triệt để các vấn đề mà không gây ra những tác động tiêu cực không mong muốn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải xác định các hành động đối phó với những tình huống bất ngờ dựa trên đánh giá về rủi ro khi cần.

Bước D6 – Thực hiện các hành động khắc phục dài hạn

Sau khi đã chọn được giải pháp khắc phục dài hạn phù hợp, doanh nghiệp cần phải lập một bản kế hoạch phù hợp trước khi tiến hành triển khai. Kế hoạch dự án nên bao gồm: các bước để hoàn thành, thời gian, đo lường thành công và bài học kinh nghiệm.

Vậy các hoạt động trong bước D6 của phương pháp 8D là gì? Cụ thể, các hoạt động trong bước D6 bao gồm:

Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án
Truyền đạt kế hoạch đến tất cả các bên liên quan
Xác nhận các cải tiến bằng cách đo lường

Bước D7 – Ngăn chặn vấn đề tái diễn

Trong bước này của phương pháp 8D, doanh nghiệp cần điều chỉnh hệ thống quản lý, hệ thống vận hành, ngăn chặn các vấn đề xảy ra trên, quy trình, các sản phẩm, địa điểm tái diễn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên cập nhật tài liệu và quy trình cũng như hướng dẫn công việc để cải thiện hoạt động sử dụng trong tương lai.

Bước D8 – Đóng dự án và ghi nhận kết quả

Thực hiện các đánh giá cuối cùng, vinh danh và ghi nhận đóng góp của các thành viên tham gia vào dự án, đồng thời thu thập kinh nghiệm của họ là công việc cần làm ở bước này. Cụ thể, các công việc trong bước D8 gồm:

Lưu trữ tài liệu phương pháp 8D để tham khảo trong tương lai
Xây dựng tài liệu bài học kinh nghiệm về cách để giải quyết vấn đề tốt hơn
So sánh hiện trạng trước và sau lúc vấn đề được giải quyết
Chúc mừng, bày tỏ sự cảm ơn đến tập thể. Biểu dương và ghi nhận thành quả của các thành viên tham gia dự án

Kết luận

Phương pháp 8D không chỉ là một công cụ giải quyết vấn đề mà còn là một phương tiện quan trọng để đảm bảo chất lượng và sự thành công của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện 8D là gì và có sự tham gia của các thành viên trong nhóm.

Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng các giải pháp tự động hóa sản xuất để hỗ trợ hoạt động quản lý chất lượng trong nhà máy, dây chuyền sản xuất được các doanh nghiệp sản xuất chú trọng. Trong đó phần mềm quản lý sản xuất SEEACT-MES của Đơn vị phát triển giải pháp tự động hóa sản xuất DACO được xem là một giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp ứng dụng vào trong sản xuất.

Hệ thống SEEACT- MES giúp giảm thiểu sai sót do con người trong quá trình kiểm tra, tự động hóa các công việc như thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu, tạo báo cáo, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực; cho phép theo dõi dữ liệu chất lượng sản phẩm theo thời gian thực, giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và có biện pháp khắc phục kịp thời,...

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về các giải pháp tự động hóa sản xuất 4.0, giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý chất lượng, quản lý sản xuất vui lòng liên hệ tới số Hotline 0936.064.289 - Mr.Vũ để được các chuyên gia của DACO tư vấn cụ thể hơn.