Tìm hiểu quản lý hàng tồn kho để gia tăng hiệu suất cho kho hàng

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 36
Tên Sản Phẩm: : Tìm hiểu quản lý hàng tồn kho để gia tăng hiệu suất cho kho hàng
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Quản lý hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Bài viết sau trình bày quy trình quản lý hàng tồn kho và các phương pháp quản lý hiệu quả, mang lại thành công cho doanh nghiệp.

Chi Tiết Sản Phẩm

Quản lý hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Việc quản lý tồn kho hiệu quả mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như giảm chi phí, tăng doanh thu, cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về các phương pháp, quy trình quản lý hiệu quả và việc ứng dụng phần mềm qua bài viết sau.

1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là tập hợp các hoạt động nhằm theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh số lượng tồn kho sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Các hoạt động này gồm:

Nhập kho: Lập kế hoạch, đặt hàng, tiếp nhận và lưu trữ hàng hóa vào kho.
Xuất kho: Xử lý đơn hàng, xuất kho hàng hóa và theo dõi tình trạng xuất kho.
Theo dõi tồn kho: Cập nhật số lượng, giá trị, tình trạng của hàng hóa trong kho.
Kiểm kê: Kiểm tra định kỳ số lượng và chất lượng thực tế của hàng hóa so với số liệu ghi chép trong sổ sách hoặc hệ thống.

2. Tầm quan trọng quản lý tồn kho

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp. Dưới đây là vai trò của quản lý tồn kho:

Đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng: Việc quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để cung ứng cho khách hàng.
Tối ưu hóa chi phí: Quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tận dụng tốt cơ sở vật chất, giảm thiểu chi phí lưu trữ, bảo quản, vận chuyển và quản lý hàng hóa.
Gia tăng lợi nhuận: Việc bán được hàng hóa nhanh chóng, quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, giảm chi phí và tăng lợi nhuận về lâu dài.
Cải thiện khả năng dự báo thị trường: Quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu thị trường tốt hơn, từ đó đưa ra kế hoạch sản xuất và kinh doanh hợp lý, phù hợp.
Nâng cao khả năng cạnh tranh: Quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường cạnh tranh cao.

3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến

Sau đây là 5 cách quản lý hàng tồn kho phổ biến. Việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, nhu cầu thị trường, khả năng tài chính của doanh nghiệp.

3.1. Phương pháp FIFO (First In First Out)

Phương pháp FIFO nghĩa là những hàng hoá nhập kho trước sẽ được xuất trước, nhập sau xuất sau. Phương pháp này áp dụng với những sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn để đảm bảo chất lượng, tính thời thượng của sản phẩm như thực phẩm, bánh kẹo, quần áo thời trang, hay sản phẩm công nghệ,...

Về lưu trữ cần đảm bảo các sản phẩm được sắp xếp khoa học với những ô kệ thông thoáng để việc nhập xuất hàng hoá diễn ra thuận tiện, chính xác và nhanh chóng.

3.2. Phương pháp LIFO (Last In First Out)

Phương pháp LIFO nghĩa là những hàng hoá được nhập kho sau sẽ được xuất kho trước. Phương pháp này đảm bảo về giá cả khi có biến động thị trường, giúp cân đối chi phí sản xuất, bán hàng phù hợp. LIFO thường áp dụng với vật tư có thể lưu trữ lâu dài như vật liệu xây dựng.

3.3. Phương pháp ABC

Phân loại hàng hóa thành 3 nhóm A, B, C dựa trên giá trị và mức độ tiêu thụ.

Nhóm A: Hàng hóa có giá trị cao, mức độ tiêu thụ cao (chiếm 80% giá trị hàng tồn kho).
Nhóm B: Hàng hóa có giá trị trung bình, mức độ tiêu thụ trung bình (chiếm 15% giá trị hàng tồn kho).
Nhóm C: Hàng hóa có giá trị thấp, mức độ tiêu thụ thấp (chiếm 5% giá trị hàng tồn kho).

Cách quản lý hàng tồn kho này tập trung quản lý, kiểm soát hàng hoá quan trọng trước là nhóm A, sau đó đến nhóm B và C. Những nhà quản lý có thể điều chỉnh chính sách kiểm soát hàng tồn kho theo giá trị phù hợp đảm bảo không thiếu những mặt hàng quan trọng. Hàng hóa loại A được kiểm tra thường xuyên hơn…

3.4. Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity)

Phương pháp EOQ xác định số lượng đặt hàng tối ưu để giảm thiểu chi phí tổng thể (bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ). Doanh nghiệp tính số lượng đặt hàng tối ưu theo công thức:

EOQ = √ (2DS/H)

Trong đó:

EOQ chính là số lượng đặt hàng tối ưu
D là nhu cầu hàng hóa trong khoảng thời gian cụ thể.
S là chi phí của mỗi lần đặt hàng.
H là chi phí giữ hàng với mỗi đơn vị hàng hóa trong kho.

Xem thêm: Phương pháp EOQ và cách quản lý tồn kho hiệu quả

3.5. Phương pháp POQ (Periodic Order Quantity)

Phương pháp POQ là một cách quản lý hàng tồn kho trong đó doanh nghiệp đặt hàng theo chu kỳ cố định, thay vì đặt hàng khi lượng hàng tồn kho xuống mức cần thiết. Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ tương đối ổn định và có thể dự đoán được.

Ưu điểm của phương pháp này là giảm chi phí đặt hàng, chỉ cần đặt hàng 1 lần trong chu kỳ, giảm tình trạng thiếu hụt hàng hoá và dễ dàng quản lý. Tuy nhiên có thể dẫn đến tình trạng tồn kho cao gây lãng phí và khó khăn trong việc điều chỉnh nhu cầu đột xuất của khách hàng.

Công thức tính theo phương pháp POQ:

POQ = √(2DS/ H(1-p/d))

Trong đó:

POQ: Lượng đặt hàng định kỳ.
D: Nhu cầu mỗi năm của hàng tồn kho
S: Chi phí đặt hàng
p: Mức sản xuất (cũng là mức độ cung ứng) hàng ngày
d: Nhu cầu sử dụng mỗi ngày ( d < p).

Xem thêm: Các phương pháp quản lý tồn kho để tối ưu hiệu quả kho hàng

4. Quy trình quản lý hàng tồn kho

Sau đây là quy trình nhập, xuất, theo dõi và kiểm kê kho hàng. Một phần không thể thiếu để quản lý hàng hoá trong kho đó là quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

4.1. Nhập kho

Lập kế hoạch: Xác định nhu cầu hàng hóa dựa trên dự báo doanh số, mức tồn kho hiện tại và chính sách hàng tồn kho.
Đặt hàng: Chọn nhà cung cấp uy tín, thương lượng giá cả và điều khoản thanh toán.
Tiếp nhận hàng hóa: Kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa theo phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp, sau đó chuyển cho kế toán kho vật tư để đối chiếu với phiếu nhập kho, sau đó ghi sổ và cập nhật hệ thống quản lý kho.
Lưu trữ hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa khoa học, đảm bảo an toàn và phù hợp với điều kiện bảo quản.

4.2. Xuất kho

Xử lý đơn hàng: Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, thông tin khách hàng và sản phẩm. Lập phiếu xuất kho để giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.
Chuẩn bị hàng hóa: Kế toán kho lập hoá đơn xuất hàng, lấy xác nhận của những cá nhân liên quan. Thủ kho thực hiện xuất hàng hoá theo phiếu xuất kho. Lấy hàng hóa theo yêu cầu của đơn hàng, đóng gói và kiểm tra chất lượng. Tiến hành ghi sổ.
Giao hàng: Giao hàng cho khách hàng hoặc đơn vị vận chuyển.
Cập nhật thông tin: Cập nhật số lượng hàng tồn kho sau khi xuất kho.

4.3. Theo dõi tồn kho

Cập nhật số lượng: Ghi chép số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho theo thời gian thực.
Giá trị hàng tồn kho: Tính toán giá trị hàng tồn kho theo phương pháp phù hợp.
Phân tích báo cáo: Theo dõi và phân tích biến động của hàng tồn kho để báo cáo, đưa ra quyết định phù hợp.

4.4. Kiểm kê

Kiểm kê hàng hóa trong kho: Có thể sử dụng máy đọc Barcode, QR Code để kiểm kê nhanh chóng, chính xác, gia tăng hiệu quả cho quy trình quản lý hàng tồn kho.
Kiểm tra số lượng: So sánh số lượng hàng hóa thực tế với số lượng ghi chép trong sổ sách.
Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng hóa và xác định hàng hóa hư hỏng, lỗi thời.
Cập nhật thông tin: Điều chỉnh số lượng và giá trị hàng tồn kho sau khi kiểm kê và hoàn tất kiểm kê.

5. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Bên cạnh các phương pháp, quy trình quản lý hàng tồn kho, để quản lý kho hàng hiệu quả, hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm để quản lý tồn kho. Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm để quản lý hàng hoá trong kho:

Tự động hóa các hoạt động quản lý: Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu quả quản lý: Cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về tình trạng hàng tồn kho.
Giảm thiểu sai sót: Hạn chế sai sót trong việc ghi chép và theo dõi hàng tồn kho.
Tối ưu hóa chi phí: Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
Nâng cao khả năng cạnh tranh: Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường

Một trong những phần mềm quản lý tốt nhất hiện nay có khả năng tùy biến đối với từng doanh nghiệp, thích hợp với mọi khách hàng là SEEACT-WMS giúp doanh nghiệp quản lý hàng hoá hiệu quả tích hợp Barcode, QR Code, quản lý tồn kho và tạo báo cáo nhanh chóng.

Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm MES - Giải pháp toàn diện tối ưu cho doanh nghiệp

6. Các vấn đề thường gặp trong quản lý hàng tồn kho

Trong khi thực hiện những cách quản lý hàng tồn kho, những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải và những giải pháp cho từng vấn đề:

6.1 Tồn kho quá nhiều

Dự báo nhu cầu không chính xác, đặt hàng quá nhiều, bán hàng chậm dẫn đến tồn kho quá nhiều. Vì vậy tăng chi phí lưu trữ, bảo quản, giảm giá trị hàng hóa do lỗi thời, hư hỏng. Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu chính xác, kiểm soát lượng hàng đặt mua, đẩy mạnh bán hàng.

6.2 Tồn kho quá ít

Nguyên nhân tồn kho quá ít do doanh nghiệp dự báo nhu cầu thấp hơn thực tế, bán hàng tốt hơn dự kiến, thiếu hụt nguồn cung. Từ đó doanh nghiệp dễ đánh mất nhiều cơ hội kinh doanh, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín doanh nghiệp.

Vì vậy doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu chính xác, xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, có kế hoạch dự phòng cho trường hợp thiếu hụt nguồn cung.

Xem thêm: Safety stock là gì? Cách tính mức tồn kho an toàn chuẩn xác nhất

6.3 Sai sót trong việc theo dõi và kiểm kê hàng tồn kho

Nhân viên thiếu kiến thức, quy trình quản lý lỏng lẻo, sử dụng công cụ thủ công dẫn đến thiếu hụt hoặc tồn kho ảo, ảnh hưởng đến việc ra quyết định kinh doanh. Doanh nghiệp cần nâng cao kiến thức cho nhân viên, hoàn thiện quy trình quản lý, sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả, ví dụ như SEEACT-WMS.

6.4 Mất cắp hoặc hư hỏng hàng hóa

Đây là một trong những nguyên nhân gây tổn thất tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những sản phẩm như thực phẩm, thời trang. Vì vậy doanh nghiệp cần tăng cường an ninh kho hàng, tuyển dụng nhân viên uy tín, mua bảo hiểm hàng hóa.

6.5 Không sắp xếp hàng hoá khoa học, hợp lý

Không sắp xếp hàng hoá một cách khoa học và hợp lý dẫn đến thất thoát, nhầm lẫn trong quản lý hàng hoá. Các phương pháp sắp xếp hàng hoá được sử dụng nhiều hiện nay:

Phương pháp sắp xếp theo danh mục: Sắp xếp hàng hóa theo nhóm, loại, chức năng,... giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Phương pháp sắp xếp theo vị trí: Sắp xếp hàng hóa theo vị trí cố định trong kho giúp tiết kiệm thời gian di chuyển.
Phương pháp sắp xếp theo mức độ sử dụng: Sắp xếp hàng hóa theo mức độ thường xuyên sử dụng (A, B, C) giúp tối ưu hóa hiệu quả xuất nhập kho.

Tóm lại, áp dụng phương pháp và quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và gia tăng lợi nhuận.

Xem thêm: