Cách quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí từ A đến Z

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 43
Tên Sản Phẩm: : Cách quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí từ A đến Z
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Những phần mềm quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí, hướng dẫn sử dụng Excel và mẫu Excel cho quản lý xuất nhập tồn.

Chi Tiết Sản Phẩm

Với sự phổ biến và thân thiện với người dùng, Excel không chỉ là một bảng tính đơn thuần mà còn là một công cụ mạnh mẽ cho quản lý xuất nhập tồn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí để quản lý một cách hiệu quả, đồng thời khám phá phần mềm chuyên nghiệp tích hợp với Excel để quản lý xuất nhập tồn.

1. Tại sao nên quản lý xuất nhập tồn bằng Excel?

Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lý do mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Excel cho quản lý xuất nhập tồn:

Dễ sử dụng: Excel là một ứng dụng phổ biến, quen thuộc, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa bảng tính một cách dễ dàng mà không cần đào tạo chuyên sâu về công nghệ.
Tiết kiệm chi phí: Excel thường được cài đặt sẵn trên nhiều máy tính và không yêu cầu chi phí đặc biệt. Từ đó giảm bớt chi phí so với việc triển khai các phần mềm quản lý tồn kho lớn.
Tùy chỉnh linh hoạt: Bạn có thể thiết kế bảng tính Excel theo cách bạn muốn, điều này mang lại sự linh hoạt lớn khi cần thay đổi cấu trúc hoặc thêm các tính năng mới.

Xem thêm: Báo cáo nhập xuất tồn: Bí quyết quản lý kho hiệu quả

2. Hướng dẫn sử dụng Excel quản lý xuất nhập tồn

2.1 Tạo file Excel để nhập thông tin

Bạn cần tạo file Excel gồm các sheet: HOME, NHẬP, XUẤT, DANH MỤC và BÁO CÁO, cụ thể:

Sheet NHẬP: Gồm ngày tháng, tên mã hàng, tên hàng hoá, đơn vị, số lượng nhập, đơn giá, thành tiền, tên nhà cung cấp. Bên cạnh đó cần thêm số chứng từ, thông tin số điện thoại, địa chỉ nhà cung cấp và ghi chú.
Sheet XUẤT: Gồm Ngày tháng, mã hàng, tên loại hàng, đơn vị, số lượng bán, đơn giá, doanh thu, giá vốn hàng bán, tên hoặc mã khách hàng. Cần thêm thông tin về số chứng từ, mã khách hàng, thông tin số điện thoại, địa chỉ của khách hàng, ghi chú..
Sheet DANH MỤC: Lưu trữ thông tin chung về hàng hoá, gồm mã hàng, tên hàng hoá, đơn vị tính.
Sheet BÁO CÁO: Đối với báo cáo bán hàng, cần thông tin tên hàng, số lượng bán, doanh thu. Đối với báo cáo nhập xuất tồn cần thông tin tên hàng, tồn đầu, nhập, xuất và tồn cuối.

2.2 Những hàm trong Excel hỗ trợ quản lý xuất nhập tồn

Những hàm trong Excel hỗ trợ quản lý nhanh chóng, hiệu quả là:

Hàm Vlookup (Tìm kiếm theo cột). Áp dụng hàm này, khi nhập, xuất bạn chỉ cần nhập mã hàng mà không cần nhập thông tin tên hàng, đơn vị tính, giá… Các thông số này sẽ tự động hiển thị, đảm bảo sự chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian làm việc với file Excel
Sumif: Hàm này rất quan trọng để tính tổng số lượng, thành tiền nhập, xuất theo từng mã hàng.
Iferror: Hàm này xử lý lỗi #N/A khi dùng Vlookup ở dòng chưa có tên hàng, giúp file quản lý chuyên nghiệp hơn.

3. Biểu mẫu quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí

Tải ngay các mẫu biểu mẫu Excel để dễ dàng bắt đầu quản lý xuất nhập tồn:

Mẫu 1:

Mẫu quản lý xuất nhập tồn 01.

Mẫu 2:

Mẫu quản lý xuất nhập tồn 02.

Mẫu 3:

Mẫu quản lý xuất nhập tồn 03.

Mẫu 4:

Mẫu quản lý xuất nhập tồn 04.

4. Các mẹo quản lý xuất nhập tồn bằng Excel

Các mẹo sử dụng Excel cho quản lý xuất nhập tồn:

Sử dụng các công thức trong Excel như SUM, IF, VLOOKUP để tự động tính toán giá trị tồn kho, giá trị xuất nhập, và các chỉ số quan trọng khác.
Sử dụng mã vạch và tích hợp mã vạch để giảm sai sót khi nhập và xuất hàng hoá. Sử dụng công cụ như "Barcode to Excel" để nhập dữ liệu từ mã vạch vào Excel.
Sử dụng biểu đồ, đồ thị để theo dõi theo thời gian, tạo bảng theo dõi các sự kiện quan trọng như thay đổi giá, chiết khấu,...
Lưu trữ các file lên Google Drive, Dropbox để đảm bảo không bị mất dữ liệu
Sử dụng những mẫu nhập, xuất để giảm thiểu lỗi nhập liệu, tăng hiệu suất làm việc
Sử dụng PivotTable và PivotChart để tạo báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Xem thêm: Cách quản lý xuất nhập tồn và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất

5. Sử dụng phần mềm chuyên nghiệp để quản lý kho

Bên cạnh nhiều ưu điểm, sử dụng quản lý xuất nhập tồn bằng excel miễn phí có những nhược điểm như dễ mắc lỗi do quá trình phức tạp của quản lý hàng tồn kho, không linh hoạt với doanh nghiệp lớn hay khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thay đổi. Vì vậy nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng những phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, mang lại hiệu quả cao hơn.

SEEACT-WMS là hệ thống quản lý kho thông minh hàng đầu, ứng dụng công nghệ mã vạch và QR Code để thực hiện các thao tác nhập, xuất, kiểm kê, và lưu chuyển hàng hóa. Quản lý chi tiết thông tin hàng hóa theo lô và ngày sản xuất, bao gồm các yếu tố như mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá, nguồn gốc, số lô hàng, số serial, và hạn sử dụng.

phan-mem-quan-ly-xuat-nhap-ton-seeact-wms

Hệ thống theo dõi tồn kho, phân tích vòng quay tồn kho, và cung cấp thông tin năng lực kho trực quan. Cảnh báo mức tồn kho tối thiểu và tối đa giúp duy trì quản lý hiệu quả. SEEACT-WMS kiểm soát chất lượng hàng hóa từ khi nhập kho đến xuất kho và theo dõi lịch sử chất lượng.

Ưu điểm của hệ thống bao gồm tự động hóa thông qua quét mã, quản lý tồn kho theo vị trí và lô/date, hỗ trợ quản lý nhiều kho, trực quan hóa hiệu suất kho, tích hợp công nghệ IoT, truy xuất nguồn gốc hàng hóa, và kết nối với hệ thống ERP và tự động hóa trong doanh nghiệp. Với những ưu điểm trên, SEEACT-WMS là giải pháp linh hoạt, chính xác và hiệu quả cho quản lý xuất nhập tồn kho.

Trong thời đại số ngày nay, việc quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đem lại sự thuận tiện và linh hoạt. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, kho hàng phức tạp có thể cân nhắc lựa chọn sử dụng một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để gia tăng hiệu suất, đảm bảo tính chính xác và mang lại hiệu quả cao cho hoạt động quản lý xuất nhập tồn cho doanh nghiệp.

Xem thêm:

Sản Phẩm Liên quan