Quy trình quản lý kho vật tư đơn giản cải thiện hiệu suất kho hàng

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 90
Tên Sản Phẩm: : Quy trình quản lý kho vật tư đơn giản cải thiện hiệu suất kho hàng
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Tìm hiểu quy trình quản lý kho vật tư đơn giản nhưng mang lại hiệu quả tối ưu cho các hoạt động kho hàng của bạn. Bên cạnh đó là phương pháp quản lý vật tư hiệu quả từ chuyên gia.

Chi Tiết Sản Phẩm

Quản lý kho vật tư hiệu quả giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất kho hàng, tránh được thất thoát vật tư và lãng phí nhân lực. Việc tuân theo một quy trình quản lý kho vật tư cụ thể là điều cần thiết giúp doanh nghiệp hoạt động khoa học và hiệu quả hơn, tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong các hoạt động kho hàng. Cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình này và cách quản lý kho trong bài viết sau đây.

1. Quy trình quản lý kho vật tư là gì?

Quy trình quản lý kho vật tư là quy trình các bước thực hiện các hoạt động hàng ngày của kho hàng, như nhập hàng, xuất hàng và kiểm kê,... Việc tuân thủ theo một quy trình giúp quản lý và thực hiện quy trình nhanh chóng, hiệu quả hơn. Từ đó tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu suất hoạt động của kho hàng trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Vật tư là gì? Tìm hiểu vật tư gồm những gì và cách quản lý hiệu quả

2. Quy trình quản lý kho vật tư chi tiết

Quản lý vật tư gồm các hoạt động nhập kho và lưu trữ, lấy hàng và xuất kho, kiểm kê, báo cáo. Mỗi hoạt động sẽ gồm các bước thực hiện theo trình tự. Nhân viên kho cần tuân theo quy trình để hoạt động quản lý kho đạt hiệu suất cao nhất.

2.1 Nhập kho

Trước tiên, thủ kho cần kiểm tra biên bản nhận hàng hoá ghi rõ tên hàng hoá, số lượng, xuất xứ, quy cách. Nếu không đúng với đơn đặt mua hàng cần thông báo lại cho nhà cung cấp. Đối với hàng hoá có yêu cầu về xuất xứ hoặc chứng nhận chất lượng, cần phải có thêm giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) kèm theo.

Tiếp theo, tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hoá:

Bao bì phải còn nguyên vẹn, không bị rách hoặc vỡ
Trường hợp cần mở bao bì kiểm tra, cần mời đại diện chứng kiến cùng đơn vị giao hàng trước khi mở bao bì
Tên, số lượng và quy cách đóng gói hàng hoá phải đúng với tên, số lượng, quy cách đã nêu trong biên bản bàn giao nhận và hoá đơn.

Sau khi kiểm tra, tiến hành lập phiếu nhập kho và chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán nhập kho. Phiếu nhập kho được lưu 1 bản tại kho để quản lý vật tư sau này.

Cuối cùng, tiến hành nhập kho và lưu trữ vật tư vào vị trí phù hợp trong kho hàng.

2.2 Xuất kho

Hoạt động quan trọng tiếp theo trong quy trình quản lý kho vật tư là xuất kho. Để tiến hành xuất kho, các bộ phận có yêu cầu cần gửi đề nghị đến bộ phận có thẩm quyền. Sau khi được phê duyệt thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho có đủ không. Nếu thiếu sẽ yêu cầu nhập hàng đủ.

Tiếp theo lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho. Các nguyên tắc xuất kho:

Đối với hàng hoá là phụ tùng, thiết bị thay thế, chỉ cấp phát khi đã thu hồi đầy đủ các thiết bị, phụ tùng hư hỏng. Trường hợp báo mất thì phải có chữ ký xác nhận của phụ trách bộ phận quản lý thiết bị, dụng cụ và phụ trách cơ xưởng.
Xuất hàng hoá là dụng cụ, vật liệu thông thường theo nguyên tắc FIFO, nhập trước, xuất trước
Xuất hàng hoá có hạn sử dụng như hoá chất, thuốc theo phương pháp FEFO, hạn sử dụng ngắn xuất trước.

Sau khi xuất kho sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý kho.

Để quá trình lấy hàng phục vụ xuất hàng được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, có thể tham khảo các phương pháp lấy hàng Order picking phổ biến và hiệu quả được nhiều kho hàng áp dụng.

2.3 Kiểm Kê

Trước khi kiểm kê, cần chuẩn bị đủ không gian, vật dụng hỗ trợ kiểm kê. Có thể tiến hành kiểm kê định kỳ từng phần hoặc kiểm kê theo mẫu của một số sản phẩm quan trọng thay vì kiểm kê cả kho hàng. Cần đảm bảo không có hoạt động nhập, xuất diễn ra trong quá trình kiểm kê.

Để kiểm kê chính xác, cần phân công ít nhất hai nhân viên kho kiểm kê độc lập để đối chiếu kết quả. Sau khi tổng hợp phiếu kiểm kê nếu có sai sót cần kiểm kê lại một lần nữa để thống nhất một số liệu.

Bước tiếp theo là đối chiếu kết quả với số liệu trên hệ thống, sổ sách để kịp thời phát hiện những sai sót, thất thoát và có biện pháp xử lý triệt để.

Cuối cùng, tiến hành báo cáo kết quả kiểm kê lên bộ phận cấp trên và kết thúc kiểm kê.

2.4 Báo cáo

Báo cáo là một trong những hoạt động rất cần thiết để các bộ phận cấp cao nắm được tình hình và đưa ra quyết định quản lý vật tư hiệu quả. Một số báo cáo phổ biến như: Báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo vượt hay dưới định mức,...

3. Cách quản lý kho vật tư hiệu quả

Ngoài thực hiện theo một quy trình quản lý kho vật tư thì việc quản lý vật tư hiệu quả cũng góp phần cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

3.1 Về sắp xếp hàng hóa

Cần đảm bảo kho hàng luôn thông thoáng, tránh ẩm mốc, dột… Và đảm bảo các hành lang, lối đi luôn sạch sẽ không có các chướng ngại vật.
Không chất hàng hoá quá cao trên các kệ, thùng chứa tránh việc đổ hàng hoá
Hoá chất chứa trong bình to, chai, lọ không được đặt trên kệ cao hơn vai
Hàng hoá xếp trên các pallet hoặc các kệ, tủ cách tường và cách nhau từ 0,9 đến 1m và cách mặt đất tối thiểu từ 0,1 đến 0,2 m để tránh ẩm mốc và dễ thao tác khi kiểm tra
Trên mỗi kệ hoặc pallet phải ghi rõ tên hàng hoá, số lượng, hạn dùng (nếu có)
Tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào hàng hoá

3.2 Kiểm tra hàng hoá thường xuyên

Thường xuyên kiểm tra các điều kiện bảo quản, tình trạng của hàng hoá, độ ẩm, mối mọt,... để kịp thời khắc phục các sự cố, không để hàng hoá bị hư hỏng. Cần lập biên bản đối với hàng hoá bị hư hỏng, đổ vỡ…có nêu rõ nguyên nhân.

Đối với hàng hoá có hạn dùng, cần theo dõi và báo cáo thường xuyên với quản lý kho để có biện pháp xử lý kịp thời.

3.3 Xử lý hàng kém chất lượng

Khi phát hiện hàng hóa kém chất lượng, bị hư hỏng hoặc hết hạn, cần báo cáo ngay với quản lý để xử lý theo quy định. Trong thời gian chờ xử lý phải để ở khu vực riêng biệt.

3.4 Ứng dụng phần mềm quản lý kho để quản lý vật tư hiệu quả

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý kho kết hợp công nghệ mã vạch, QR code có thể giúp gia tăng hiệu suất và độ chính xác của quy trình quản lý kho vật tư gấp nhiều lần. Bằng cách gắn lên mỗi sản phẩm một mã barcode, QR Code, nhân viên kho chỉ cần một thao tác quét mã để cập nhật nhập kho, xuất kho lên hệ thống.

Nếu như trước đây, việc kiểm kê cần mất nhiều thời gian, thậm chí vài ngày mà kết quả lại không chính xác thì với công nghệ quét mã, việc này chỉ tốn 2s mà độ chính xác gần như tuyệt đối, mang lại hiệu suất cao cho các hoạt động kho.

Ngoài ra, các bộ phận quản lý có thể dễ dàng xác định vị trí của từng sản phẩm trong kho qua giao diện màn hình máy tính, điện thoại do phần mềm hiển thị trực quan tồn kho theo thời gian thực.

Nếu bạn mong muốn triển khai cho kho hàng của mình một giải pháp mang tính đột phá, hãy tìm hiểu về SEEACT-WMS - Phần mềm quản lý kho thông minh cho mọi kho hàng. Với những tính năng vượt trội và đội ngũ chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm, SEEACT-WMS đã mang đến những thành tựu đáng ghi nhận cho nhiều doanh nghiệp lớn như Công ty Bao bì Châu Thái Sơn, công ty bao bì Tân Long hay kết hợp với SamSung để triển khai dự án cho bộ Công Thương,..

Để nhận được tư vấn và hỗ trợ miễn phí về SEEACT-WMS và các giải pháp sản xuất 4.0, hãy liên hệ ngay đến Hotline Mr. Vũ: 0936.064.289.

Việc áp dụng quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: tối ưu quy trình quản lý hàng hoá, nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất hoạt động. Đặc biệt, để áp dụng quy trình quản lý vật tư hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hoá các thao tác, nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng.

Xem thêm: