Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Triển khai tự động hoá theo PDCA

Mã Sản Phẩm: : Tu dong hoa 06
Tên Sản Phẩm: : Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Triển khai tự động hoá theo PDCA
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Tự động hoá doanh nghiệp - chủ đề quan trọng và dẫn đầu về xu hướng tìm kiếm. Bạn đã nắm rõ cách để doanh nghiệp thuận lợi tiến đến tự động hoá hiệu quả?

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong thời đại ngày nay, các doanh nghiệp không chỉ phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt mà còn phải thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng trên thị trường. Tự động hoá doanh nghiệp chính là xu hướng mà doanh nghiệp nào cũng cần hướng tới để không bị tụt hậu. Vậy doanh nghiệp bạn đã triển khai tự động hoá đến giai đoạn nào rồi? Hãy cùng DACO tìm hiểu về vấn đề này và đưa ra phương hướng tự động hóa cho doanh nghiệp ngay nhé.

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Trước hết, tự động hóa doanh nghiệp là gì? Đây là quá trình áp dụng công nghệ để thực hiện các tác vụ và quy trình lặp đi lặp lại một cách tự động, nhằm tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Thay vì thực hiện thủ công các công việc hàng ngày, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm, hệ thống và công cụ tự động để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

2. Vai trò của tự động hoá trong doanh nghiệp

Vì sao tự động hoá lại là nhu cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp?

2.1 Tăng năng suất làm việc

Tự động hóa doanh nghiệp là một bước đột phá trong việc nâng cao hiệu suất. Khi các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian được giao cho máy móc, nhân viên có thể tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo và có giá trị cao hơn. Ví dụ trong ngành bán lẻ, hệ thống quản lý kho tự động giúp giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

2.2 Giảm thiểu lỗi sai

Tự động hóa doanh nghiệp giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra, nhờ vào các thuật toán chính xác đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy cao. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành như tài chính và y tế, nơi yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Ví dụ, phần mềm kế toán tự động trong ngành tài chính giúp giảm lỗi trong tính toán thuế và lập báo cáo, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu.

2.3 Tiết kiệm chi phí

Dù đầu tư ban đầu cho tự động hóa có thể cao, lợi ích lâu dài là rất lớn. Tự động hóa giảm thiểu lỗi, rút ngắn thời gian thực hiện công việc và tối ưu hóa quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, việc giảm sự can thiệp của con người vào các công việc nguy hiểm cũng giảm chi phí bồi thường và bảo hiểm.

2.4 Cải thiện chất lượng dịch vụ

Khách hàng hiện nay yêu cầu sự phục vụ nhanh chóng, chính xác và cá nhân hóa. Tự động hóa giúp doanh nghiệp đáp ứng những yêu cầu này. Ví dụ, chatbot có thể tự động trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng 24/7, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

2.5 Tăng tính cạnh tranh

Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, khả năng thích ứng nhanh chóng là yếu tố then chốt. Tự động hóa giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh quy trình, sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường. Điển hình trong ngành sản xuất, công nghệ in 3D cho phép sản xuất các sản phẩm tùy chỉnh theo yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

3. Tự động hoá doanh nghiệp bao gồm những gì?

Tiếp theo, hãy phân tích đặc điểm của tự động hóa doanh nghiệp. Thế nào là một doanh nghiệp áp dụng tự động hoá?

tu-dong-hoa-doanh-nghiep-bao-gom-nhung-gi

3.1 Tự động hóa quy trình làm việc (Workflow Automation)

Đây là một trong những lĩnh vực cốt lõi của tự động hóa doanh nghiệp. Bằng cách số hóa và tự động hóa các bước trong một quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể loại bỏ các công việc thủ công, lặp đi lặp lại, giảm thiểu thời gian xử lý và tăng độ chính xác.

Ví dụ: Phê duyệt đơn hàng: Hệ thống tự động gửi đơn hàng đến các bộ phận liên quan để phê duyệt, theo dõi tiến độ và gửi thông báo khi có thay đổi.

3.2 Quản lý nội dung (Content Management)

Trong thời đại thông tin bùng nổ, việc quản lý nội dung một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng. Tự động hóa giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, phân loại và phân phối nội dung một cách nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ: Trong Marketing tự động tạo các bài đăng trên mạng xã hội, gửi email marketing theo lịch trình, phân tích hiệu quả của các chiến dịch. Hay trong dịch vụ khách hàng: Tạo một kho tàng kiến thức trực tuyến để nhân viên hỗ trợ khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin.

3.3 Xử lý tài liệu (Document Processing)

Tự động hóa giúp doanh nghiệp xử lý một lượng lớn tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.

Ví dụ: Tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn, đối chiếu với hệ thống và cập nhật dữ liệu. Hay tự động phân loại, lưu trữ và tìm kiếm hợp đồng.

3.4 Quản lý quyết định (Decision Management)

Tự động hóa giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác hơn dựa trên dữ liệu.

Ví dụ: Dựa trên dữ liệu lịch sử, hệ thống tự động dự báo doanh số trong tương lai, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất và kinh doanh hiệu quả hơn

3.5 Lập bản đồ và tối ưu hóa quy trình (Process Mapping & Optimization)

Trước khi tự động hóa doanh nghiệp, cần lập bản đồ chi tiết các quy trình hiện tại để xác định các điểm nghẽn và các cơ hội cải tiến.

Ví dụ: Lập bản đồ quy trình sản xuất để tìm ra các bước có thể tự động hóa, giảm thời gian sản xuất và tăng năng suất.

4. 5 bước để bắt đầu tự động hoá doanh nghiệp

Bạn đã biết tự động hoá công nghiệp là gì, vai trò và đặc điểm của hoạt động này. Sau đây là 5 bước bạn có thể tham khảo trước khi bắt tay vào tiến hành tự động hoá cho doanh nghiệp của mình.

Đơn giản hóa (Simplification):
Xem lại và làm đơn giản hóa toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp. Đảm bảo mọi quy trình trở nên dễ hiểu và thực hiện được bởi bất kỳ nhân viên mới nào.
Hệ thống hóa (Systemization):
Sau khi thiết lập quy trình, hệ thống hóa chúng để áp dụng vào doanh nghiệp. Sự phối hợp giữa các trưởng bộ phận và nhân viên là cần thiết để đảm bảo mọi quy trình được thực hiện đúng. Nếu phát sinh lỗi, quy trình hệ thống hóa giúp xác định rõ trách nhiệm của từng người.
Tối ưu hóa (Optimization):
Triển khai triệt để các quy trình đã hệ thống hóa, liên tục tối ưu hóa để giảm chi phí và thời gian, tăng hiệu suất. Mọi sáng kiến tối ưu từ nhân viên cần được ghi nhận và khuyến khích.
Tự động hóa (Automation):
Sau khi tối ưu hóa, áp dụng phần mềm quản trị hoặc máy móc để tự động hóa các hoạt động trong doanh nghiệp. Các công cụ như phần mềm quản trị khách hàng (CRM), kế toán, hay quản trị doanh nghiệp (ERP) là yếu tố không thể thiếu.
Nhân bản hóa (Humanization):
Nhân sự mới dễ dàng tiếp cận công việc nhờ quy trình rõ ràng và hệ thống tự động hóa. Điều này giúp rút ngắn thời gian đào tạo và nâng cao hiệu suất.

5. Tự động hóa doanh nghiệp với chu trình PDCA

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một phương pháp quản lý phổ biến, giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến quy trình và sản phẩm. Khi áp dụng vào tự động hóa doanh nghiệp, PDCA tối ưu hiệu quả trong triển khai và duy trì các hệ thống tự động hóa.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep-voi-chu-trinh-pdca

Chu trình PDCA là gì?

PDCA là viết tắt từ bốn khái niệm tiếng Anh:

Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu, phân tích tình hình hiện tại, và lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Do (Thực hiện): Thực hiện các hoạt động theo đúng kế hoạch đã lập.
Check (Kiểm tra): So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra và xác định các sai lệch.
Act (Điều chỉnh): Thực hiện các hành động để khắc phục sai lệch và cải tiến quy trình.

Cụ thể, bạn có thể tham khảo quy trình áp dụng PDCA vào tự động hoá doanh nghiệp sau:

5.1 Plan (Lập kế hoạch)

Doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu tự động hóa và lập kế hoạch chi tiết. Việc này bao gồm đánh giá hiện trạng, chọn quy trình cần tự động hóa, xác định công nghệ phù hợp và dự đoán thách thức.

5.2 Do (Thực hiện)

Doanh nghiệp triển khai các giải pháp tự động hóa theo kế hoạch. Điều này có thể bao gồm lắp đặt thiết bị tự động, cấu hình phần mềm quản lý hoặc tích hợp hệ thống vào quy trình hiện có. Quá trình này cần giám sát kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả.

5.3 Check (Kiểm tra)

Sau triển khai, doanh nghiệp đánh giá kết quả để xác định hiệu quả của các giải pháp tự động hóa. Bước này bao gồm thu thập và phân tích dữ liệu hệ thống, đánh giá hiệu suất và so sánh với tiêu chuẩn đã đặt ra.

5.4 Act (Hành động)

Dựa trên kết quả kiểm tra, doanh nghiệp điều chỉnh quy trình hoặc giải pháp tự động hóa để cải thiện hiệu quả. Nếu kết quả khả quan, chu trình PDCA có thể tiếp tục lặp lại để tối ưu hóa các quy trình khác trong doanh nghiệp.

Kết luận

Ngoài những thông tin được cung cấp bên trên, chắc hẳn bạn đã biết tự động hóa doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ vào quy trình, mà còn là cách tối ưu hóa mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất. Trong bối cảnh này, hệ thống quản lý sản xuất MES (Manufacturing Execution System) đóng vai trò vô cùng quan trọng. MES không chỉ giúp giám sát và điều khiển các quy trình sản xuất theo thời gian thực mà còn cung cấp dữ liệu chính xác để ra quyết định hiệu quả.

Với MES, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất, và cải thiện chất lượng sản phẩm. Hệ thống MES không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là một phần không thể thiếu trong hành trình tự động hóa toàn diện của doanh nghiệp sản xuất. Nếu công ty bạn đang tìm kiếm giải pháp để tự động hóa, MES chính là mảnh ghép hoàn hảo để hoàn thiện bức tranh ấy. Liên hệ với DACO - Đơn vị cung cấp giải pháp quản trị sản xuất hàng đầu - để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí: 0936.064.289-Mr.Vũ

Xem thêm: