Kho là gì? Các loại kho và chức năng của kho hàng

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 09
Tên Sản Phẩm: : Kho là gì? Các loại kho và chức năng của kho hàng
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Kho là gì? Các loại kho là gì và chức năng của kho hàng ra sao? Tìm hiểu ngay hôm nay để gia tăng hiệu suất kho và trở thành người quản lý kho chuyên nghiệp.

Chi Tiết Sản Phẩm

Hiện nay, khi thương mại và công nghiệp đang phát triển mạnh mẽ, vai trò của kho hàng dần trở nên quan trọng. Kho không chỉ là nơi lưu trữ hàng hoá mà còn là nơi quản lý, phân phối và giữ gìn nguồn lực. “Kho là gì và các loại kho, chức năng của kho hàng” là vấn đề mà bài viết sau đi sâu để tìm hiểu và làm rõ.

1. Kho là gì?

Trước tiên, kho là gì? Kho là một cơ sở lưu trữ với những thiết bị, nhân sự, quản lý để kiểm soát hàng hoá từ khi nhận (từ nhà cung cấp nguyên vật liệu, trung tâm sản xuất,...) đến khi xuất hàng hoá (cho công việc sản xuất, kinh doanh,...). Kho đóng vai trò quan trọng vì là cầu nối của khâu nhập và xuất hàng hoá, vốn là hai hoạt động đơn lẻ không được phối hợp với nhau.

Kho hàng thường được xây dựng với những đặc điểm như: Diện tích rộng để chứa hàng hoá, hệ thống giá đỡ để lưu trữ hàng hoá được an toàn và hiệu quả, hệ thống chiếu sáng, thông gió để đảm bảo chất lượng hay hệ thống an ninh để bảo vệ hàng hóa.

Quản lý kho hiệu quả đảm bảo tối ưu quá trình cung ứng, giảm chi phí lưu kho đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hoá khi cần thiết. Các công nghệ quản lý kho (WMS) được ứng dụng để quản lý các hoạt động trong khi giúp cải thiện hiệu suất và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Tồn kho là gì? Cách quản lý tồn kho hiệu quả

2. Các loại kho là gì?

Sau khi biết được kho là gì thì một công ty có thể có nhiều loại kho khác nhau, phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như kho nguyên vật liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm… Sau đây là các loại kho theo đặc điểm chung:

Phân loại kho theo tính chất sản phẩm: Kho cho sản phẩm dễ cháy, Kho vật liệu nhỏ, phụ tùng thay thế. Kho dễ hỏng,...
Phân loại kho theo hình thức lưu trữ: Gồm có kho ngoài trời, tòa nhà công nghiệp, tầng hầm, kho lạnh, kho có giá đỡ, vv…
Phân loại kho theo đặc điểm nguyên liệu: Gồm kho nguyên vật liệu, nguyên liệu thô, kho bán thành phẩm, kho trung gian, kho bãi, kho phân phối, kho thành phẩm,...
Phân loại kho theo vị trí: Gồm kho trung tâm, kho khu vực hoặc kho trung chuyển
Phân loại theo mức độ công nghệ: Kho thủ công, kho tự động

Xem thêm: Kho nguyên vật liệu là gì? Cách quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả

3. Các hoạt động của kho hàng

Các hoạt động có trong một kho hàng thường là:

Nhận hàng: Kiểm tra và xác nhận số lượng, chất lượng của hàng hoá để lưu vào kho
Lưu trữ hàng: Sắp xếp và lưu trữ hàng hoá hợp lý để dễ dàng tìm kiếm, quản lý
Xuất hàng: Chuẩn bị đóng gói hàng để đưa đến nơi cần thiết
Kiểm kê hàng tồn kho: Theo định kỳ kiểm kê hàng hóa đảm bảo sự chính xác của dữ liệu trên hệ thống quản lý kho.
Quản lý đơn hàng và vận chuyển hàng hoá
Bảo quản hàng hoá
Quản lý và xử lý thông tin liên quan đến hàng hoá: Hàng tồn kho, quy trình làm việc,...

4. Chức năng của kho hàng

Sau khi biết kho là gì và các loại kho, những chức năng không thể bỏ qua của kho là:

4.1 Lưu trữ và bảo quản sản phẩm, hàng hoá

Cần duy trì sự tổ chức, thuận tiện và an toàn cho các sản phẩm và hàng hoá trong kho. Việc duy trì điều kiện lý tưởng cho từng loại sản phẩm về: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,.. Các yếu tố khác phụ thuộc đặc tính sản phẩm giúp hạn chế tối đa về hư hại, giảm tỷ lệ hỏng hóc và đảm bảo chất lượng của sản phẩm trong suốt quá trình lưu trữ.

Ngoài ra, kho hàng đảm bảo an ninh cho sản phẩm bằng các biện pháp như lắp đặt camera giám sát, hệ thống báo động,.. Ngăn chặn mất cắp, gian lận.

4.2 Kiểm soát thông tin của hàng hoá

Các doanh nghiệp thường sử dụng Barcode, QR Code để nhận diện và lưu trữ thông tin liên quan đến sản phẩm. Nhờ vậy việc tìm kiếm và xác định vị trí của sản phẩm/hàng hoá trở nên dễ dàng, giúp tăng cường hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân sự trong kho.

Ngoài ra, hệ thống quản lý kho còn giúp theo dõi hàng hóa trong kho theo lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, vị trí trong kho đảm bảo chính xác và đầy đủ... Báo cáo tồn kho định kỳ giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất để đưa ra quyết định dựa trên thông tin cụ thể này.

4.3 Kiểm soát chất lượng hàng hoá theo thời gian thực

Quản lý kho là gì? Có giúp định vị hàng hoá theo thời gian thực được không? Câu trả lời là có. Việc kiểm soát chất lượng hàng hoá theo thời gian thực khi nhận hàng cho đến khi lưu kho đảm bảo sản phẩm được lưu trữ, giao hàng đều đặn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

Đặc biệt, đối với các ngành công nghiệp như thực phẩm, dược phẩm, và hàng hóa nhạy cảm, kiểm soát chất lượng theo thời gian thực giúp đảm bảo sản phẩm không bị hỏng trong quá trình lưu trữ.

Thông tin về chất lượng hàng hoá được lưu trữ giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu để phân tích và cải thiện quy trình quản lý chất lượng.

4.4 Chức năng của kho hàng: Kiểm kê hàng hoá

Các phương tiện công nghệ được sử dụng trong kiểm kê giúp tăng cường hiệu suất và giảm sai sót do con người. Kết quả kiểm kê cung cấp thông tin quan trọng về tình trạng thực tế của kho hàng, giúp người quản lý đưa ra quyết định về tái tồn kho, đặt hàng mới hay điều chỉnh chiến lược quản lý hàng tồn kho. Nhờ vậy đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng nhanh với biến động của thị trường.

4.5 Chuẩn bị đơn hàng cho các bộ phận

Khi tìm hiểu về kho là gì và các chức năng của kho, không thể bỏ qua vai trò cung cấp đơn hàng cho các bộ phận. Sau khi xác nhận đơn hàng, nhân viên kho phối hợp làm việc để đảm bảo mọi sản phẩm đều được chuẩn bị và chuyển đi chính xác, kịp thời. Nhờ vậy giảm thời gian chờ đợi, tăng hiệu quả làm việc và giảm lỗi trong quá trình chuẩn bị đơn hàng.

Việc chuẩn bị đơn hàng giúp việc duy trì mức tồn kho an toàn. Bằng cách liên tục theo dõi và cập nhật thông tin về lượng tồn kho, các bộ phận có thể đưa ra quyết định về tăng cường nguồn cung, giúp ngăn chặn tình trạng thiếu hụt hàng hoá và đảm bảo việc vận hành kho hàng được liên tục.

5. Thiết kế kho hàng

Có nhiều kho với thiết kế khác nhau, trong đó kho có thiết kế đơn giản nhất gồm kho chứa đồ, khu quản lý, phòng vệ sinh và thay đồ cho nhân viên:

thiet-ke-kho-hang

Một thiết kế kho hàng khác phức tạp hơn gồm khu vực tiếp nhận, đóng gói và tập kết, nơi gửi hàng.

thiet-ke-kho-hang-2

Thiết kế kho hàng chia theo các khu vực theo sản phẩm, hoạt động công việc:

kho-la-gi-thiet-ke-kho-hang-3

Giải thích các vị trí trên hình trong kho là gì:

Văn phòng thực hiện dịch vụ khách hàng.
Bến cảng bốc xếp.
Nơi tiếp nhận và xác minh.
Hàng hoá
Kho hàng có doanh thu cao hoặc hàng kích thước lớn.
Kho hàng có doanh thu và pallet cao.
Kho chứa sản phẩm có hình dáng lẻ.
Kho chứa linh kiện có doanh thu trung bình.
Kho chứa các linh kiện có doanh thu cao.
Kho chứa linh kiện có doanh thu thấp.
Kho chứa sản phẩm có giá trị cao.
Khu vực đóng gói và hợp nhất.

Xem thêm: WMS là gì? Chức năng & Lợi ích của hệ thống quản lý kho WMS

6. Hệ thống quản lý kho là gì?

Khi tìm kiếm kho là gì trên mạng Internet, có rất nhiều kết quả gợi ý về hệ thống quản lý kho WMS. Khi nhắc đến WMS không thể không nhắc đến vai trò quan trọng trong quản lý, giúp tối ưu hoá quá trình lưu trữ và kiểm soát hàng hoá trong kho. Hệ thống không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hoá mà còn cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng về tình trạng tồn kho.

Khi hàng hóa được nhập vào kho, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin về số lượng, chất lượng, ngày nhập và vị trí lưu trữ. Khi có yêu cầu xuất kho, hệ thống sẽ theo dõi và cập nhật số lượng hàng hoá cần chuyển đi. Nhờ vậy, giúp tổ chức quản lý chặt chẽ lượng tồn kho, tránh tình trạng thất thoát và lạc lõng.

Hệ thống quản lý kho cũng có vai trò quan trọng trong việc theo dõi chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp có thể theo dõi nguồn gốc và quá trình sản xuất của sản phẩm trên hệ thống để nhanh chóng xác định nguồn cung có vấn đề để thực hiện sửa chữa.

Đặc biệt, hệ thống quản lý kho thường tích hợp công nghệ như Barcode, QR Code để tăng cường độ chính xác và hiệu suất trong quá trình quản lý. Nhờ vào các công nghệ này, quá trình kiểm tra tồn kho trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro sai sót do con người.

Nhìn chung, để tìm hiểu về “kho là gì, các loại kho và chức năng của kho hàng” thì kho hàng không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hoá, mà còn có vai trò quan trọng như “trái tim” của chuỗi cung ứng hiện đại. Công việc quản lý kho vì vậy cần sự chính xác, linh hoạt và tích hợp công nghệ để đảm bảo quản lý hàng hoá được hiệu quả nhất. Đối mặt với những thách thức của thời đại, nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, việc hiểu rõ và áp dụng các công nghệ, xu hướng mới giúp kho hàng không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững trên thị trường.

Xem thêm: