Tối ưu hoá quy trình nhập kho hiệu quả, chi tiết cho doanh nghiệp

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 67
Tên Sản Phẩm: : Tối ưu hoá quy trình nhập kho hiệu quả, chi tiết cho doanh nghiệp
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Hướng dẫn chi tiết quy trình nhập kho là gì theo sơ đồ và các bước đơn giản. Áp dụng quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện chính xác và hiệu quả.

Chi Tiết Sản Phẩm

Quy trình nhập kho hàng hoá là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc thực hiện quy trình khoa học, hiệu quả sẽ giúp đảm bảo hàng hóa được kiểm tra, lưu trữ và quản lý một cách chính xác, an toàn. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về quy trình nhập hàng chung, quy trình cho kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bao gồm các bước thực hiện, lưu ý và phương pháp giúp quy trình diễn ra hiệu quả.

1. Nhập kho là gì?

Nhập kho là gì? Nhập kho là hoạt động đưa hàng hóa, nguyên vật liệu vào trong kho để chờ bán hoặc sản xuất. Đây là quy trình quan trọng trong quản lý kho nhằm đảm bảo rằng tất cả hàng hóa đã được đưa vào kho có chất lượng và số lượng theo quy định.

quy-trinh-nhap-hang-nhap-kho-la-gi

Sau khi biết quy trình nhập kho là gì thì quy trình này thường bao gồm các bước như kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng, lập phiếu nhập, sau đó sắp xếp và lưu trữ hàng hóa vào các vị trí phù hợp trong kho.

Những lợi ích của một quy trình nhập hàng hiệu quả:

Nhập đúng số lượng, đảm bảo chất lượng của hàng hoá.
Cung cấp hàng tồn kho đảm bảo tránh tình trạng thiếu hụt
Cung cấp số liệu chính xác cho phần mềm quản lý kho

2. Sơ đồ quy trình nhập kho hàng hoá

Việc xây dựng và thực hiện quy trình nhập hàng hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Sau đây là sơ đồ quy trình nhập kho hàng hoá hiệu quả cho doanh nghiệp:

so-do-quy-trinh-nhap-kho

Giải thích các bước trong sơ đồ quy trình nhập kho hàng hoá:

Nhận hàng: Bước đầu tiên, quản lý xác nhận việc nhận hàng với nhà cung cấp, đảm bảo có đủ không gian trong kho để sẵn sàng tiếp nhận hàng đến. Chuẩn bị các thiết bị và dụng cụ cần thiết và nhắc nhở nhân viên chuẩn bị cho việc nhận hàng.

Kiểm tra số lượng, chất lượng: Khi hàng hoá đến cần xem xét giấy tờ giao hàng có chính xác không. Sau đó bắt đầu quá trình dỡ hàng một cách cẩn thận. Phân loại hàng hóa theo loại. Tiến hành kiểm tra về mặt số lượng và chất lượng của hàng hoá. Sau đó kiểm đếm các mặt hàng theo đơn đặt hàng.

Lập phiếu nhập kho: Tiếp theo, nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý kho WMS vào quy trình nhập kho sẽ tiến hành dán nhãn cho các mặt hàng và cập nhật thông tin lên hệ thống phần mềm. Ngoài ra, tiến hành nhập thông tin lên phiếu nhập kho và và lưu trữ giấy tờ cần thiết.

Nhập kho, lưu trữ: Cuối cùng, chuyển các hàng hoá đến khu vực lưu trữ được chỉ định, đảm bảo điều kiện bảo quản, dán nhãn cho khu vực lưu trữ và dọn dẹp khu vực nhận hàng.

3. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng, đảm bảo nguyên vật liệu được nhập kho đúng số lượng, chất lượng và đáp ứng yêu cầu sản xuất.

Các bước trong quy trình nhập hàng nguyên vật liệu:

Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho

Xác định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và mức tồn kho hiện tại.
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.
Đặt hàng và thống nhất các điều khoản về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, thanh toán,...

Bước 2: Chuẩn bị kho hàng

Kiểm tra diện tích kho, vị trí phù hợp để sắp xếp từng loại nguyên vật liệu.
Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho việc nhập kho như xe nâng, pallet, giá kệ,...

Bước 3: Nhận hàng và kiểm tra

Kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật liệu đối chiếu với thông tin trong đơn đặt hàng và phiếu yêu cầu nhập hàng.
Nếu có sai lệch hoặc hàng lỗi cần lập biên bản ghi chép các sai lệch và thông báo cho nhà cung cấp để xử lý.

Bước 4: Lập phiếu nhập kho

Bước tiếp theo trong quy trình nhập kho, kế toán thu nhận các giấy tờ, đối chiếu phiếu giao hàng với phiếu yêu cầu nhập hàng, sau đó in phiếu nhập kho.

Bước 5: Lưu trữ hàng hóa vào kho

Nguyên vật liệu sẽ được đưa vào kho tạm hoặc được đưa trực tiếp đến nơi lưu trữ chính xác. Sau đó thông tin nhập kho sẽ được cập nhật lên Excel.

Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý kho, nguyên vật liệu sẽ được dán nhãn mã vạch, QR code và cập nhật thông tin số lượng, chất lượng lên hệ thống. Sau đó được lưu trữ vào kho.

4. Quy trình nhập kho thành phẩm

Trong quy trình nhập kho thành phẩm, cần đảm bảo thành phẩm được nhập kho đúng số lượng, chất lượng và đáp ứng yêu cầu xuất bán. Tương tự với nhập kho nguyên vật liệu, sau đây là các bước trong quy trình nhập thành phẩm:

Bước 1: Chuẩn bị kho hàng

Kiểm tra diện tích kho, vị trí phù hợp cho từng loại thành phẩm.
Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho việc nhập kho như xe nâng, pallet, giá kệ,...

Bước 2: Nhận hàng và kiểm tra

Kiểm tra số lượng, chất lượng thành phẩm đối chiếu với thông tin trong phiếu giao hàng.
Lập biên bản ghi chép các sai lệch (nếu có) và thông báo cho bộ phận sản xuất để xử lý.

Bước 3: Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Sau khi hoàn thành kiểm tra sản phẩm, những giấy tờ liên quan được kế toán kiểm tra kỹ lưỡng một lần trước khi giao dịch thanh toán cho bộ phận sản xuất (nếu có) và thực hiện làm phiếu nhập kho.

Bước 4: Nhập hàng

Quá trình nhập hàng có thể thực hiện thủ công và ghi chú vào sổ sách hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho để cập nhật số lượng và vị trí lưu trữ của sản phẩm trong kho.

5. Lưu ý để quy trình nhập hàng hiệu quả

Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên phiếu giao hàng: Bao gồm số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả, ngày giao hàng,... để đảm bảo hàng hóa trong quy trình nhập kho đúng yêu cầu.
Lập kế hoạch nhập kho để quản lý nhân sự kho và không gian tốt hơn
Sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch, QR Code hoặc công nghệ RFID để xử lý nhanh hơn và chính xác hơn hoạt động nhập kho.
Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) để có thể tự động cập nhật hàng hoá nhập kho và thông báo cho các bên liên quan theo thời gian thực.
Thiết lập và tuân thủ thực hiện quy trình nhập hàng rõ ràng để xử lý những sai lệch, hàng hóa bị hư hỏng để giải quyết vấn đề nhanh chóng và giữ cho quá trình nhập kho diễn ra suôn sẻ.

6. Ứng dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS tối ưu quy trình nhập kho

Phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS là giải pháp nổi bật của công ty DACO - Đơn vị phát triển giải pháp quản trị sản xuất hàng đầu Việt Nam. Sử dụng SEEACT-WMS có thể giúp tối ưu quy trình nhập hàng:

Tự động hóa thao tác nhập kho: Sử dụng máy quét mã vạch/QR Code để nhận diện hàng hoá, thay thế nhập liệu thủ công. Máy quét tự động cập nhật thông tin lên hệ thống, ghi nhận số lượng, vị trí, lô, hạn sử dụng của hàng hoá.
Nâng cao hiệu quả và chính xác cho quá trình nhập hàng: Giảm sai sót khi nhập kho, tăng tốc độ, tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong quản lý tồn kho.
Đảm bảo chất lượng hàng hoá: Hệ thống có chức năng kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhập, theo dõi lịch sử chất lượng…
Báo cáo: Cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động và quy trình nhập kho, phân tích và hỗ trợ đưa ra quyết định cải thiện hiệu quả hoạt động.

phan-mem-quan-ly-quy-trinh-nhap-kho

Tóm lại, quy trình nhập hàng khoa học, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa, đảm bảo chất lượng, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng, kinh doanh. Việc áp dụng các phần mềm quản lý kho hàng sẽ góp phần tự động hóa quy trình, nâng cao độ chính xác và hiệu quả. Doanh nghiệp nên điều chỉnh quy trình nhập kho hàng hoá cho phù hợp với đặc thù hoạt động và loại hình hàng hóa của mình.

Xem thêm: