Quản trị mua hàng là gì? Quy trình quản trị mua hàng không thể bỏ qua

Mã Sản Phẩm: : Quan ly mua hang 01
Tên Sản Phẩm: : Quản trị mua hàng là gì? Quy trình quản trị mua hàng không thể bỏ qua
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Quản trị mua hàng là gì? Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để quản lý mua hàng hiệu quả, đạt lợi nhuận cao.

Chi Tiết Sản Phẩm

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số công ty luôn có thể cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả cạnh tranh? Bí quyết nằm ở đâu? Câu trả lời chính là một hệ thống quản lý mua hàng hiệu quả. Cùng DACO - Nhà cung cấp giải pháp quản lý sản xuất #1 tìm hiểu về quản trị mua hàng trong bài viết sau nhé.

1. Quản trị mua hàng là gì?

Trước hết, quản trị mua hàng là gì? Đây là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động mua hàng của một doanh nghiệp. Nói cách khác, đây là việc quản lý toàn bộ quá trình từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đến việc nhận hàng, thanh toán và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.

Quản trị mua hàng đảm bảo mua sắm các mặt hàng cần thiết với tiêu chuẩn chất lượng và mức giá hợp lý để tạo ra lợi nhuận, và đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

quan-tri-mua-hang-la-gi

Quản trị mua hàng không chỉ là mua sản phẩm và dịch vụ. Nó còn bao gồm việc khảo sát nhà cung cấp tiềm năng, đảm bảo giao hàng đúng hạn, kiểm tra chất lượng sản phẩm, và quản lý hàng tồn kho. Trong đó quan hệ tốt với nhà cung cấp là yếu tố quan trọng, giúp giao dịch mua bán diễn ra suôn sẻ hơn và giảm thiểu các vấn đề phát sinh.

Những lợi ích không thể bỏ qua khi nói đến quản trị mua hàng đó là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua hàng, có mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp, quản lý rủi ro chuỗi cung ứng, mua hàng hiệu quả, đảm bảo chất lượng và tình trạng hàng tồn kho, minh bạch quá trình mua hàng và tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của quản trị mua hàng

2.1 Kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận

Quản trị mua hàng rất quan trọng trong doanh nghiệp vì nó giúp kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận. Quá trình này bao gồm việc thúc đẩy nguồn cung ứng và đàm phán chiến lược, cho phép mua hàng số lượng lớn và ký kết thỏa thuận dài hạn, từ đó tiết kiệm đáng kể. Đặc biệt, nó có vai trò then chốt trong các công ty bán buôn, phân phối và sản xuất, giúp giảm chi phí hàng hóa cần thiết và tăng thu nhập.

2.2 Mua hàng hiệu quả

Hệ thống mua hàng tổ chức tốt sẽ giảm thời gian cho các thủ tục đặt hàng, tiếp nhận và thanh toán. Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình giúp giảm giấy tờ và lỗi, từ đó hợp lý hóa hoạt động mua hàng và quản lý hàng tồn kho.

2.3 Kiểm soát hàng tồn kho

Quản trị mua hàng cũng ảnh hưởng đến quản lý rủi ro và kiểm soát hàng tồn kho. Nó giúp giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng qua việc lập kế hoạch dự phòng và quản lý mức tồn kho hợp lý, đảm bảo hoạt động liên tục ngay cả trong tình huống khó khăn.

2.4 Thúc đẩy mối quan hệ với nhà cung cấp

Ngoài ra, quản lý mua hàng hiệu quả thúc đẩy mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Mối liên kết chặt chẽ này đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ ổn định, cải thiện kỹ năng đàm phán, và tạo điều kiện ưu đãi trong tình trạng thiếu hụt nguồn cung.

3. Mục tiêu của quản lý mua hàng

Dưới đây là các mục tiêu của Quản trị mua hàng:

Tiết kiệm chi phí: Mua vật tư, công cụ và vật liệu với giá thấp nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng. Cần so sánh các nhà cung cấp và mặc cả hợp đồng để có thỏa thuận tốt nhất, từ đó tăng cường lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của công ty.
Lưu giữ hồ sơ và báo cáo hiệu quả: Duy trì hồ sơ rõ ràng và báo cáo chính xác để quy trình mua sắm minh bạch và hiệu quả. Hồ sơ tốt giúp theo dõi đơn hàng, giao hàng, thanh toán và dự báo nhu cầu, đồng thời hỗ trợ ra quyết định.
Đào tạo lực lượng lao động: Cung cấp đào tạo liên tục cho đội ngũ mua sắm về phần mềm, quản lý nhà cung cấp, điều kiện kinh tế và chiến lược đàm phán. Đội ngũ được đào tạo tốt sẽ thích nghi nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc quy trình mua sắm.
Phối hợp với các phòng ban khác: Làm việc chặt chẽ với bộ phận tài chính, sản xuất và quản lý hàng tồn kho để đảm bảo chiến lược mua sắm phù hợp với mục tiêu công ty, hạn chế tài chính và nhu cầu hoạt động. Sự hợp tác giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và sử dụng tài nguyên trong việc quản trị mua hàng.
Tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Xây dựng quan hệ đối tác chặt chẽ với nhà cung cấp để hưởng lợi từ chi phí hợp lý, giao hàng ổn định và hỗ trợ sau bán hàng tốt hơn. Điều này yêu cầu giao tiếp thường xuyên và thanh toán kịp thời.
Tìm nguồn cung ứng thay thế: Giảm rủi ro bằng cách không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Đa dạng hóa nhà cung cấp giúp chọn lựa dựa trên giá cả, chất lượng và điều khoản giao hàng, đồng thời đảm bảo nguồn cung liên tục.
Tăng cường luân chuyển tài sản: Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản bằng cách giảm mức tồn kho mà không làm gián đoạn sản xuất. Quản lý tài sản tốt giúp tăng lợi nhuận và cải thiện tỷ lệ luân chuyển tài sản.
Đảm bảo luồng sản xuất ổn định: Cung cấp tài nguyên liên tục để sản xuất không bị gián đoạn. Dự báo nhu cầu chính xác, đặt hàng kịp thời và quản lý nhà cung cấp hiệu quả giúp đảm bảo giao hàng nhanh chóng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và củng cố danh tiếng công ty.

4. Quy trình quản trị mua hàng

Với những vai trò và mục tiêu quan trọng trên, để mua hàng hiệu quả, cần có một quy trình quản trị mua hàng bài bản. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

Xác định nhu cầu: Đầu tiên, xác định nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ. Điều này thường do mức tồn kho thấp, nhu cầu sản phẩm mới hoặc thay thế thiết bị lỗi thời. Hiểu rõ hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty là cần thiết để xác định nhu cầu chính xác.
Xác minh yêu cầu: Sau khi nhu cầu được xác định, bước tiếp theo là xác minh các chi tiết yêu cầu, bao gồm số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Đảm bảo mua hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh và ngân sách.
Yêu cầu mua hàng: Yêu cầu mua hàng các mặt hàng hoặc dịch vụ cần thiết chính thức. Quy trình mua sắm được xây dựng từ yêu cầu này và cần được phê duyệt bởi các bộ phận có thẩm quyền trong tổ chức.
Phê duyệt mua hàng: Xác minh yêu cầu mua hàng để đảm bảo rằng việc mua sắm là cần thiết, trong phạm vi ngân sách và phù hợp với mục tiêu tổ chức. Người phê duyệt có thể đồng ý hoặc yêu cầu thay đổi.
Xác định nhà cung cấp: Điều tra và đánh giá các nhà cung cấp dựa trên chi phí, chất lượng, độ tin cậy. Lấy báo giá, thảo luận và ký hợp đồng với nhà cung cấp tốt nhất để đảm bảo giá trị tốt nhất trong quản trị mua hàng.
Nhận hàng hóa: Sau khi chọn nhà cung cấp và gửi đơn hàng, nhận và kiểm tra hàng hóa hoặc dịch vụ để đảm bảo chúng đạt yêu cầu về chất lượng và thông số kỹ thuật.
Thanh toán: Thực hiện thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận sau khi nhận và chấp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Thanh toán đúng hạn duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và hỗ trợ quản lý tài chính.
Lưu giữ hồ sơ: Theo dõi tất cả thông tin liên quan như yêu cầu mua hàng, hợp đồng, biên lai giao hàng và báo cáo kiểm tra. Hồ sơ này giúp kiểm toán, theo dõi hiệu suất nhà cung cấp và hỗ trợ quyết định mua hàng trong tương lai.

5. Các bước giúp việc quản trị mua hàng trở nên dễ dàng hơn

Dưới đây là các bước và phương pháp giúp việc quản trị mua hàng trở nên dễ dàng hơn cho doanh nghiệp:

Phân tích chi tiêu: Bước đầu tiên là phân tích chi tiêu. Xem xét dữ liệu mua hàng trước đó để hiểu rõ thói quen chi tiêu, bộ phận nào chi nhiều nhất và nhà cung cấp nào nhận được nhiều doanh thu nhất. Những thông tin này giúp tìm cách giảm chi phí, chẳng hạn như mua hàng số lượng lớn hoặc đàm phán lại hợp đồng, đồng thời phát hiện và cắt giảm chi tiêu không cần thiết.
Tạo mối quan hệ với nhà cung cấp: Bước tiếp theo là hiểu và củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp. Biết rõ năng lực và quy trình kinh doanh của nhà cung cấp giúp đàm phán tốt hơn và cải thiện dịch vụ. Mối quan hệ tốt dẫn đến các điều khoản có lợi hơn và quy trình mua hàng nhanh chóng hơn.
Lập danh sách nhà cung cấp yêu thích: Lập danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy và cung cấp giá cả cạnh tranh. Ưu tiên những nhà cung cấp này cho các giao dịch sắp tới giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Cần đánh giá và cập nhật danh sách thường xuyên dựa trên hiệu suất và nhu cầu của doanh nghiệp.
Quản lý ngân sách: Thiết lập hệ thống theo dõi chi tiêu và lập ngân sách giúp quản lý mua hàng hiệu quả. Cung cấp khả năng theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và phát hiện bất kỳ vấn đề nào, chẳng hạn như chi tiêu quá mức của các phòng ban. Quản lý ngân sách tốt giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả và cắt giảm chi phí.
Kiểm soát và tuân thủ chính sách: Trong quản trị mua hàng, cần xây dựng quy trình rõ ràng và giám sát việc tuân thủ. Phát triển các chuẩn mực cho việc yêu cầu báo giá, phê duyệt giao dịch và xác định thẩm quyền mua hàng.
Quản lý rủi ro: Tăng cường quản lý rủi ro để phòng ngừa gián đoạn chuỗi cung ứng. Xác định và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn như độ tin cậy của nhà cung cấp và vấn đề chính trị. Quản lý rủi ro hiệu quả bảo vệ doanh nghiệp khỏi chi phí không lường trước và sự chậm trễ.
Đơn giản hoá quy trình: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và giảm thiểu giấy tờ để làm quy trình mua hàng trở nên hiệu quả hơn. Đào tạo nhân viên để đảm bảo quy trình hợp lý hóa được tuân thủ đúng.
Giảm đầu tư vào hàng tồn kho: Giảm mức tồn kho để cắt giảm chi phí và cải thiện hiệu quả quy trình mua hàng. Theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho dựa trên nhu cầu để tránh tồn kho quá mức.
Đo lường hiệu quả: Đánh giá kết quả các lần mua hàng bằng cách sử dụng các chỉ số như cắt giảm chi phí và hiệu suất của nhà cung cấp. Những thông tin này giúp chỉ ra các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh quy trình mua hàng.
Tận dụng công nghệ: Đầu tư vào phần mềm hoặc công nghệ để tự động hóa và đơn giản hóa quy trình quản lý mua sắm. Công nghệ giúp giảm bớt giấy tờ, theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và cung cấp thông tin sâu sắc hỗ trợ quyết định

Kết luận

Hệ thống Quản lý Thực thi Sản xuất SEEACT-MES liên kết các hoạt động sản xuất và quản trị mua hàng. SEEACT-MES giúp theo dõi, giám sát quá trình sản xuất, và quản lý hiệu quả nguyên vật liệu và tồn kho.

Theo dõi real-time: SEEACT-MES cung cấp thông tin real-time về quy trình sản xuất, giúp nắm bắt tình hình tồn kho và lên kế hoạch mua hàng kịp thời.
Quản lý tồn kho thông minh: SEEACT-MES tích hợp với hệ thống quản lý kho (WMS), tự động hóa quy trình nhập xuất hàng, giảm thiểu tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
Tối ưu hóa nguồn cung ứng: SEEACT-MES lưu trữ thông tin nhà cung cấp và hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp tối ưu, giảm thiểu chi phí và đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu.
Phân tích dữ liệu: SEEACT-MES cung cấp các báo cáo chi tiết về quy trình sản xuất và mua hàng, giúp có cái nhìn tổng quan và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác.

Để tìm hiểu thêm về hệ thống SEEACT-MES, bạn hãy liên hệ đến hotline 0936.064.289-Mr.Vũ để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

He_thong_quan_ly_san_xuat_seeact-mes-01

Quản trị mua hàng - Một khái niệm nghe có vẻ khô khan, nhưng nó lại là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu gần đây, các doanh nghiệp có hệ thống quản lý mua hàng tốt có thể tiết kiệm đến 10-20% chi phí hàng năm.

Qua bài viết này, bạn đã hiểu về tầm quan trọng của quản trị mua hàng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Để xây dựng một hệ thống quản lý mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào công nghệ, đào tạo nhân sự và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.

Xem thêm: