Các tiêu chuẩn và quy trình quản lý kho theo ISO 9001/2015

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 69
Tên Sản Phẩm: : Các tiêu chuẩn và quy trình quản lý kho theo ISO 9001/2015
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Tìm hiểu các tiêu chuẩn và quy trình quản lý kho theo ISO. Bao gồm các bước nhập kho, xuất kho, kiểm kê, sắp xếp và bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế.

Chi Tiết Sản Phẩm

Quản lý kho hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hoá chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh cho mỗi doanh nghiệp trong môi trường hiện nay. Việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO là một giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hoạt động, nâng cao hiệu quả trong quản lý kho hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu về những tiêu chuẩn quản lý kho theo ISO, các bước thực hiện quy trình và lưu ý khi áp dụng vào quản lý kho.

1. Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Đây là tổ chức quốc tế thành lập với mục tiêu phát triển các tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả cho các sản phẩm, dịch vụ và hệ thống trên toàn thế giới.

Quy trình quản lý kho theo ISO là một hệ thống các bước được thiết kế để đảm bảo việc quản lý hàng hóa trong kho được thực hiện một cách hiệu quả, thống nhất và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Trong đó, quy trình quản lý kho ISO 9001/2015 là tiêu chuẩn ISO phổ biến nhất được áp dụng trong việc quản lý kho.

quan-ly-kho-theo-iso-la-gi

Khác với quy trình quản lý kho thông thường có thể linh hoạt dựa trên kinh nghiệm và nhu cầu của doanh nghiệp, quy trình quản lý theo ISO tập trung xây dựng hệ thống quản lý chặt chẽ, khuyến khích áp dụng công nghệ (như phần mềm quản lý kho) vào việc tự động hoá các hoạt động quản lý.

2. Tiêu chuẩn quản lý kho theo ISO là gì?

ISO 9001/2015 đưa ra một số yêu cầu chung mà doanh nghiệp cần đáp ứng để đảm bảo hiệu quả hoạt động quản lý kho. Những tiêu chuẩn quản lý kho theo ISO bao gồm:

Về việc quản lý tài liệu: Các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu liên quan đến hoạt động kho cần được cập nhật, kiểm soát và dễ dàng truy cập, sử dụng
Về trách nhiệm và quyền hạn: Xác định rõ trách nhiệm và thẩm quyền của từng cá nhân liên quan đến hoạt động quản lý kho.
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng hàng hóa.
Về quản lý hàng hoá: Thiết lập quy trình nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê, sắp xếp và bảo quản hàng hoá thực hiện hiệu quả. Theo dõi và kiểm soát số lượng, chất lượng, giá trị vật tư trong kho.
Bảo quản và lưu trữ: Bảo quản và lưu trữ vật tư theo quy định, đảm bảo an toàn và chất lượng.
Xử lý hàng hóa không phù hợp: Xác định và xử lý hàng hóa không phù hợp theo quy định
Giám sát và đo lường: Thực hiện giám sát, đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý kho.
Về đào tạo: Nhân viên kho cần được đào tạo về quy trình quản lý kho, an toàn lao động.
Về cơ sở vật chất và trang thiết bị: Trang bị đầy đủ trang thiết bị phù hợp để bảo quản và đảm bảo chất lượng hàng hoá
Về an toàn bảo mật: Áp dụng các biện pháp an toàn và bảo mật để bảo vệ hàng hoá khỏi hư hỏng, mất mát và trộm cắp.

3. Các bước trong quy trình quản lý kho theo ISO

Dựa theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001/2015, quy trình quản lý kho theo ISO đảm bảo kho hàng được quản lý hiệu quả, tối ưu hóa hoạt động xuất nhập, lưu trữ hàng hóa. Sơ đồ các bước thực hiện được mô tả như sau:

so-do-quy-trinh-quan-ly-kho-theo-iso

3.1 Kiểm tra thông tin hàng hoá

Mỗi sản phẩm trong kho cần có một mã hàng hoá để mọi nhân sự kho, và các bộ phận khác có thể dễ dàng truy xuất thông tin về hàng hoá thông qua mã đó. Mã hàng hoá cũng cần thiết để cập nhật nhanh chóng số lượng sản phẩm sau các hoạt động xuất, nhập, lưu kho, kiểm kê.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng mã vạch, Barcode để quản lý hàng hóa nhanh chóng, chính xác.

3.2 Xây dựng kế hoạch mua hàng

Dựa vào dữ liệu thông tin về hàng tồn kho qua các chu kỳ, và đặc điểm của thị trường, doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng phù hợp. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp cũng có thể đánh giá được các nhà cung cấp để lựa chọn đơn vị ổn định, uy tín đảm bảo kế hoạch mua hàng được hiệu quả.

3.3 Nhập kho hàng hóa

Khi nhập kho hàng hoá, nhân sự kho thực hiện theo các bước sau:

Tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra sự chính xác của thông tin
Điền phiếu giao dịch, in phiếu nhập kho
Kiểm tra số lượng, chất lượng lần 1 và xác nhận nhận hàng
Kiểm tra số lượng, chất lượng lần 2
Cập nhật chính xác số lượng hàng hoá vào sổ sách hoặc hệ thống quản lý sau khi nhập kho

3.4 Lưu trữ dữ liệu hàng hóa, sản phẩm

Doanh nghiệp cần có nhân sự phụ trách lưu trữ hồ sơ, hoá đơn,.. Liên quan đến sản phẩm và hàng hoá trong kho. Ngoài ra, sau khi nhập kho, cần sắp xếp hàng hoá theo quy định của doanh nghiệp và tiêu chuẩn ISO.

3.5 Xuất sử dụng hàng hóa

Quy trình quản lý kho theo ISO về xuất kho hàng hoá gồm các bước sau:

Bộ phận quản lý, lãnh đạo tiếp nhận yêu cầu xuất kho, giấy tờ giao nhận
Người có thẩm quyền phê duyệt yêu cầu xuất kho cho đối tác hoặc bộ phận gửi yêu cầu
Lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho theo yêu cầu
Lưu trữ thông tin về các sản phẩm sau khi xuất
Thống kê, báo cáo về hoạt động xuất, nhập, tồn theo quy định của doanh nghiệp

3.6 Kiểm kê, báo cáo

Nhân viên tiến hành kiểm kê định kỳ để đảm bảo số lượng hàng tồn kho trùng khớp với dữ liệu trong sổ sách, hệ thống và lập biên bản kiểm kê sau khi hoàn tất. Sau đó báo cáo lên bộ phận quản lý, lãnh đạo.

4. Lợi ích của quy trình quản lý kho theo ISO

Tăng hiệu suất cho kho hàng: Quy trình quản lý kho dựa theo ISO giúp tăng cường hiệu suất hoạt động của kho hàng, giảm lãng phí và tăng cường năng suất lao động
Đảm bảo chất lượng: Các sản phẩm lưu trữ trong kho luôn đạt được chất lượng cao nhất, hạn chế hỏng hóc và hao hụt
Tối ưu hóa hàng tồn kho: Giảm các chi phí liên quan đến tồn kho như lưu trữ và hư hỏng
Tăng cường sự minh bạch: Trong các hoạt động kho, cung cấp thông tin rõ ràng cho các bên liên quan
Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Việc thực hiện quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp đảm bảo hàng hoá được giao đúng hẹn, đảm bảo chất lượng. Qua đó tạo sự hài lòng và tin cậy, tăng cường uy tín của doanh nghiệp
Thống nhất quy trình: Tiêu chuẩn ISO cung cấp quy trình nhất quán để quản lý kho.

5. Kết luận

Các tiêu chuẩn ISO được trình bày ở trên chỉ là những yêu cầu cơ bản. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý kho chi tiết hơn, bao gồm các bước cụ thể cho từng hoạt động như nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê, sắp xếp, bảo quản hàng hóa, v.v.

Doanh nghiệp cần áp dụng các tiêu chuẩn quản lý kho theo ISO 9001/2015 một cách phù hợp với quy mô, ngành nghề kinh doanh và đặc thù hoạt động của mình. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất cần có quy trình quản lý kho khác với doanh nghiệp thương mại.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý kho và tiến hành cải tiến liên tục để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001/2015 và nâng cao hiệu quả hoạt động..

Hiện nay, áp dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động quy trình quản lý kho như nhập, xuất, kiểm kê... Phần mềm có thể hỗ trợ trong việc theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng, xử lý dữ liệu, và tối ưu hóa việc sử dụng không gian. Bằng cách tích hợp phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS với quy trình quản lý kho theo ISO, doanh nghiệp có thể đạt được sự đồng nhất, minh bạch và hiệu quả cao hơn trong quản lý.

Để tìm hiểu thêm về hệ thống SEEACT-WMS, vui lòng liên hệ đến số Hotline 0936.064.289 - Mr.Vũ để được hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất.

Xem thêm: