7 bước đơn giản để tối ưu hoá quy trình xuất kho cho doanh nghiệp

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 68
Tên Sản Phẩm: : 7 bước đơn giản để tối ưu hoá quy trình xuất kho cho doanh nghiệp
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Bài viết giải thích xuất kho là gì, mô tả các bước chi tiết của quy trình xuất kho tiêu chuẩn, ngoài ra cung cấp giải pháp tối ưu hóa quy trình xuất hàng hoá bằng phần mềm để mang lại hiệu quả cao hơn.

Chi Tiết Sản Phẩm

Việc quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong đó, quy trình xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn, chính xác và tiết kiệm chi phí. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về quy trình xuất thành phẩm, nguyên vật liệu và để lưu chuyển hàng hoá, bao gồm các bước thực hiện chi tiết và các lưu ý quan trọng.

xuat-kho-la-gi

1. Xuất kho là gì?

Xuất kho là gì? Đây là hoạt động lấy hàng hóa ra khỏi kho theo một trình tự nhất định để thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Quy trình xuất hàng gồm nhiều hoạt động và việc thực hiện quy trình này một cách bài bản và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa, đảm bảo xuất kho đúng thời hạn và chất lượng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

2. Sơ đồ quy trình xuất kho

Sau khi biết xuất kho là gì, sơ đồ quy trình xuất hàng tiêu chuẩn diễn ra theo các bước như sau:

so-do-quy-trinh-xuat-kho

Tuỳ theo mục đích của việc xuất kho, sau đây là các quy trình xuất thành phẩm để bán hàng, quy trình xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, và xuất kho để lưu chuyển hàng hoá.

3. Quy trình xuất kho thành phẩm

Quy trình xuất kho thành phẩm tiêu chuẩn bao gồm các bước sau:

Bước 1: Yêu cầu xuất kho

Các bộ phận liên quan (bán hàng, kinh doanh,...) gửi yêu cầu xuất kho thành phẩm đến bộ phận quản lý kho (người tiếp nhận thường là kế toán kho hoặc thủ kho).

Yêu cầu xuất kho gồm những thông tin: Loại thành phẩm, số lượng, lý do xuất, đơn hàng, hợp đồng liên quan (nếu có)

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho

Sau khi nhận yêu cầu xuất kho từ bộ phận bán hàng, kinh doanh, kế toán hoặc thủ kho gửi yêu cầu đến người có thẩm quyền phê duyệt như quản lý, trưởng phòng, giám đốc.

Sau khi yêu cầu được phê duyệt, chuyển lại bộ phận kho để thực hiện xuất kho.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Thủ kho tiến hành thực hiện kiểm tra các mặt hàng cần xuất về số lượng theo yêu cầu sau đó gửi phản hồi đến bộ phận bán hàng, kinh doanh về khả năng xuất hàng.

Trường hợp chưa đủ số lượng hoặc chất lượng sản phẩm trong kho không đạt yêu cầu, bộ phận kho gửi thông tin đến các bộ phận liên quan để nhập thêm hoặc sản xuất thêm hàng mới để đảm bảo đủ hàng theo yêu cầu.

Bước 4: Chuẩn bị xuất kho

Sau khi có đủ lượng hàng hoá cần xuất, bước tiếp theo trong quy trình xuất kho là bộ phận kho tiến hành chuẩn bị hàng hoá theo yêu cầu. Hàng hóa cần kiểm tra chất lượng, số lượng và đóng gói cẩn thận trước khi xuất kho.

Bước 5: Lập phiếu xuất kho

Nhân viên kho lập phiếu xuất kho dựa trên thông tin yêu cầu xuất kho và thông tin thực tế của hàng hóa. Phiếu xuất kho cần ghi đầy đủ thông tin về: Loại thành phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, lý do xuất, người yêu cầu xuất kho, người phụ trách xuất kho, bên nhận hàng.

Bước 6: Xuất kho

Nhân viên kho bàn giao hàng hóa cho người nhận và ký xác nhận trên phiếu xuất kho. Hai bên cần kiểm tra kỹ thông tin và hàng hóa trước khi ký xác nhận.

Bước 7: Cập nhật sổ sách, hệ thống

Sau khi xuất kho, nhân viên kho cần cập nhật số lượng hàng hóa tồn kho trong sổ sách, hệ thống quản lý kho tự cập nhật tồn kho. Lưu trữ phiếu xuất kho cẩn thận để phục vụ cho các hoạt động như quản lý xuất nhập tồn kho định kỳ.

4. Quy trình xuất kho nguyên vật liệu, vật tư

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu, vật tư tương tự như quy trình xuất thành phẩm, tuy nhiên có sự khác biệt:

Bước 1: Gửi yêu cầu, đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, vật tư

Bộ phận sản xuất sẽ gửi yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu, vật tư cho ban giám đốc, phòng kế hoạch sản xuất hoặc gửi đến người được uỷ quyền phê duyệt.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu

Dựa trên kế hoạch sản xuất, ban lãnh đạo, quản lý hoặc người có uỷ quyền sẽ xem xét và xác nhận yêu cầu xuất kho.

Các bước tiếp theo trong quy trình xuất kho nguyên vật liệu gồm kiểm tra hàng tồn kho, chuẩn bị xuất kho, lập phiếu xuất kho, xuất kho và cập nhật sổ sách, hệ thống được thực hiện tương tự như quy trình xuất hàng thành phẩm ở trên.

5. Quy trình xuất kho để lưu chuyển hàng hoá

Quy trình xuất kho để lưu chuyển hàng hóa là một chuỗi các bước được thực hiện để đưa hàng hóa từ kho này sang kho khác của doanh nghiệp, như chuyển hàng từ kho tổng sang kho phụ, lấy hàng từ kho khác để đảm bảo đủ lượng hàng bán).

Các bước xuất kho để lưu chuyển hàng hoá gồm:

Bước 1: Yêu cầu đề nghị xuất hàng để chuyển kho

Bộ phận có nhu cầu xuất kho (bán hàng, sản xuất,...) sẽ gửi yêu cầu xuất kho đến bộ phận quản lý kho (thủ kho). Trong yêu cầu ghi rõ thông tin về mặt hàng, số lượng, kho đi, kho đến, chi tiết về thời gian và chất lượng của hàng hoá được chuyển đi.

Bước 2: Xác nhận hoặc từ chối yêu cầu xuất chuyển kho

Dựa vào kế hoạch sản xuất, bán hàng của doanh nghiệp, bộ phận quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nếu không phù hợp với mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp. Các thông tin sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán để xử lý.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Nếu được phê duyệt, kế toán cùng với thủ kho sẽ tiến hành làm phiếu xuất kho để chuẩn bị xuất kho theo kế hoạch và quy trình xuất kho.

Bước 4: Tiến hành xuất kho

Đến đúng thời điểm xuất kho, hàng hoá được đóng gói, xuất kho và vận chuyển đến địa điểm trên yêu cầu xuất kho.

Bước 5: Cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý

Sau khi được chuyển kho, hàng hoá được cập nhật trên hệ thống quản lý của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của hệ thống.

Xem thêm: Tối ưu hoá quy trình nhập kho đơn giản, hiệu quả cho doanh nghiệp

6. Lưu ý để thực hiện quy trình xuất hàng hiệu quả

Sau khi nắm được quy trình xuất kho là gì, để thực hiện quy trình xuất hàng nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

Cần xây dựng và theo sát một quy trình xuất nhập kho cụ thể: Dựa trên những quy trình trên, tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình cụ thể, rõ ràng hơn và theo sát quy trình đó.
Bố trí kho hàng khoa học, hợp lý: Việc lấy hàng nhanh chóng giúp quá trình xuất kho diễn ra nhanh, hiệu quả. Có thể sử dụng kệ, giá đỡ để lưu trữ hàng hóa gọn gàng, khoa học. Đảm bảo kho hàng thông thoáng, sạch sẽ, an toàn.
Kiểm tra hàng hóa cẩn thận trước khi xuất kho: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng xuất kho giúp đảm bảo giao đúng hàng và đảm bảo chất lượng đến khách hàng.
Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan trong quá trình xuất kho
Đào tạo nhân viên để thực hiện quá trình xuất kho hiệu quả

7. Tối ưu hoá quy trình xuất kho với phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS

Để gia tăng hiệu suất quy trình xuất kho lên mức tối đa, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp kết hợp ứng dụng mã Barcode, QR Code. Khi mỗi mặt hàng được dán mã, việc nhập xuất sẽ tự động cập nhật lên hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm nhiều thời gian và nhân lực.

Hiện nay, phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS là một công cụ mạnh mẽ với những tính năng vượt trội:

Quản lý xuất kho thông qua Barcode/QR Code: SEEACT-WMS tự động thao tác xuất kho thông qua quét mã vạch, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian. Hệ thống tự động trừ số lượng sản phẩm trong kho.
Quản lý tồn kho theo vị trí và lô/date: Giúp xác định chính xác vị trí hàng hóa trong kho, đồng thời đảm bảo việc xuất kho theo nguyên tắc FIFO, FEFO hoặc LIFO.
Trực quan hóa hiệu suất kho: Layout kho được hiển thị theo thời gian thực, giúp nhân viên xuất kho dễ dàng theo dõi và tối ưu hóa quá trình.
Tích hợp công nghệ IoT: Sử dụng công nghệ IoT giúp cải tiến quá trình vận hành kho, tăng tốc độ và độ chính xác trong việc xuất kho. Ngoài ra còn giảm bớt thao tác thủ công cho nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi phát sinh.
Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa: SEEACT-WMS giúp dễ dàng truy xuất thông tin về nguồn gốc và chất lượng của hàng hóa trong quá trình xuất kho.

Tối ưu quy trình xuất hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp cung cấp sản phẩm đúng chất lượng, số lượng và đúng thời gian, tạo sự hài lòng cho khách hàng và tăng cường uy tín thương hiệu. Đồng thời, quy trình xuất hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Vì vậy, việc thiết lập và duy trì một quy trình xuất kho chặt chẽ và hiệu quả là một phần không thể thiếu của mọi hoạt động kinh doanh thành công trong môi trường cạnh tranh ngày nay.

Xem thêm: