Sơ đồ quản lý kho chi tiết: Nhập kho, xuất kho và kiểm kê hàng hoá

Sơ đồ quản lý kho đóng vai trò thiết yếu trong việc vận hành kho hàng hiệu quả, đảm bảo lưu thông hàng hóa suôn sẻ, chính xác và tối ưu hóa chi phí. Bài viết này sẽ trình bày các sơ đồ xuất, nhập, kiểm kê kho, bao gồm các thành phần chính, quy trình cụ thể và cách tối ưu từng hoạt động quản lý kho.

1. Sơ đồ quản lý kho là gì?

Sơ đồ quản lý kho là bản vẽ trực quan giúp mô tả các bước và quy trình liên quan đến việc quản lý kho hàng như các hoạt động nhập kho, lưu trữ, xuất kho và kiểm kê/báo cáo.

Việc sử dụng sơ đồ các quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kho, giảm thiểu chi phí và tăng cường khả năng quản lý hàng hóa.

2. Tại sao cần lập sơ đồ quản lý kho?

Những lợi ích khi sử dụng sơ đồ quản lý kho:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng: Sơ đồ giúp xác định các bước cần thiết trong các hoạt động nhập, xuất, kiểm kê và theo thứ tự nhất định, từ đó giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực của kho hàng mà vẫn mang lại hiệu quả cao.
• Giảm thiểu sai sót trong quy trình quản lý kho: Việc tuân thủ theo sơ đồ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho như lỗi trong quá trình xuất nhập kho.
• Tăng cường khả năng kiểm soát hàng hoá, tránh thất thoát: Sơ đồ giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho một cách chặt chẽ, tránh thất thoát, đảm bảo an toàn và chất lượng của hàng hoá.
• Nâng cao hiệu quả của tập thể: Sơ đồ giúp mọi người trong bộ phận kho hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó phối hợp hiệu quả hơn.
• Cải thiện hiệu quả bán hàng và uy tín doanh nghiệp: Sơ đồ quy trình kho giúp cải thiện hiệu quả quá trình xuất, nhập, kiểm kê hàng hoá, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

3. Sơ đồ quản lý kho chung cho doanh nghiệp

Dưới đây là những mẫu sơ đồ quản lý kho phổ biến gồm sơ đồ nhập kho, xuất kho, và kiểm kê. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh những sơ đồ này theo quy mô và đặc điểm kho hàng của mình để mang lại hiệu quả cao nhất.

3.1 Sơ đồ quản lý kho - Nhập kho

Bước 1: Nhận hàng

Để chuẩn bị nhận hàng, cần đảm bảo kho có đủ không gian khi hàng đến, chuẩn bị phương tiện, công cụ và phân công nhiệm vụ cho nhân sự nhập kho. 

Bước 2: Kiểm tra số lượng, chất lượng

Khi hàng hoá đến cần xác nhận thông tin trên đơn đặt hàng và các phiếu giao nhận hàng hoá. Nếu thông tin sai cần báo ngay cho người mua hàng/nhà cung cấp để có xử lý nhanh. Nếu thông tin trên phiếu giao đúng sẽ tiến hành dỡ hàng cẩn thận. Phân loại và tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng nhập. 

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho WMS sẽ tiến hành dán Barcode, QR Code và cập nhật thông tin lên phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho và tự động cập nhật thông tin trên hệ thống trong quá trình quét mã nhập hàng. 

Nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý thì cần nhập thông tin cụ thể lên phiếu nhập kho và lưu trữ lại các giấy tờ cần thiết.

Bước 4: Nhập kho, lưu trữ

Sau khi kiểm tra và lập phiếu nhập xong, bước cuối trong sơ đồ quản lý kho nhập hàng là nhân viên kho hàng tiến hành đưa hàng hoá đến khu vực lưu trữ đã xác định sẵn, đảm bảo điều kiện bảo quản an toàn. Lưu ý cần dán nhãn cho khu vực lưu trữ để dễ dàng lấy hàng nhanh chóng. Cuối cùng tiến hành dọn dẹp khu vực nhận hàng.

3.2  Sơ đồ quản lý kho - Xuất kho

Bước 1: Bộ phận liên quan gửi yêu cầu xuất kho

Bộ phận có nhu cầu xuất kho (như bán hàng, sản xuất,...) sẽ tiến hành gửi yêu cầu xuất kho đến thủ kho, bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Cần thông báo chi tiết về loại hàng, số lượng, chất lượng và thời gian của hàng hoá cần xuất.

Bước 2: Phê duyệt/từ chối yêu cầu xuất kho

Tuỳ vào tình hình kinh doanh và kế hoạch sản xuất, bán hàng, bộ phận quản lý tiến hành phê duyệt/từ chối yêu cầu xuất kho nếu không phù hợp. Sau đó thông tin được chuyển đến bộ phận kế toán và thông báo cho các bộ phận liên quan.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng yêu cầu xuất kho hay không. Nếu không đủ cần thông báo cho bộ phận mua hàng và nhà cung cấp để đặt hàng bổ sung. 

Bước 4: Lập phiếu xuất kho

Khi đủ hàng hoá theo yêu cầu, đến đúng thời điểm xuất kho, các mặt hàng sẽ được chuẩn bị đủ số lượng và chất lượng đảm bảo, đóng gói, xuất kho và vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu xuất kho.

Bước 5: Tiến hành xuất kho

Theo sơ đồ quản lý kho trên, bước tiếp theo nhân viên kho bàn giao hàng hóa cho bên nhận hàng và ký xác nhận trên phiếu xuất kho. Hai bên cần kiểm tra lại hàng hóa trước khi ký xác nhận.

Bước 6:  Cập nhật lên hệ thống quản lý kho hoặc sổ sách

Sau khi xuất kho, nhân viên kho cập nhật thông tin vào sổ sách và lưu trữ phiếu xuất kho, các giấy tờ cần thiết cho quá trình làm báo cáo và quản lý sau này.

Hệ thống quản lý kho tự động cập nhật tồn kho vì vậy người quản lý có thể xuất file để tạo báo cáo xuất kho gửi đến các bộ phận bên trên.

3.3. Sơ đồ quản lý kho - Kiểm kê

Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê

Sau khi đề nghị kiểm kê được thủ kho, bộ phận quản lý phê duyệt đồng ý sẽ tiến hành chuẩn bị kiểm kê. Gồm chuẩn bị về mặt nhân sự như đảm bảo đủ nhân viên kho, dụng cụ kiểm kê. Đảm bảo các hoạt động xuất nhập tạm dừng trong quá trình kiểm kê.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê

Thủ kho tiến hành xác nhận thông tin hàng tồn kho kiểm kê. Sau đó phân công nhân sự kiểm kê độc lập, ghi chép lại kết quả kiểm đếm của mình lên phiếu kiểm kê

Bước 3: Tổng hợp phiếu kiểm kê

Sau khi nhân sự kiểm kê xong, sẽ tiến hành so sánh và đối chiếu các kết quả với nhau. Nếu có sự sai lệch cần kiểm tra lại hàng tồn kho một lần nữa để chốt số lượng hàng hoá kiểm kê để đối chiếu với sổ sách.

Bước 4: Điều chỉnh chênh lệch

Từ kết quả kiểm kê, cần xác định và tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch, tiến hành xử lý (nếu có) chênh lệch so với sổ sách và hệ thống.

Bước 5: Lập biên bản và báo cáo kiểm kê

Sau khi kiểm kê, bước cuối trong sơ đồ quản lý kho kiểm hàng là tiến hành lập biên bản kiểm kê và gửi báo cáo lên bộ phận cấp trên.

• Xem thêm: Mô hình nhà kho thông minh - Bước tiến lớn trong quản lý kho hàng

4. Cách tối ưu quy trình quản lý kho

Đối với quy trình nhập kho:

• Có thể tiến hành sử dụng công nghệ mã vạch, QR Code để thực hiện quá trình nhập kho hiệu quả, nhanh chóng và chính xác chỉ với thao tác quét mã. 
• Trước khi nhập kho cần đảm bảo thông tin về đơn hàng nhập chính xác để tránh sự nhầm lẫn và thiếu sót
• Áp dụng các biện pháp kiểm soát chất lượng để đảm bảo hàng nhập đáp ứng các tiêu chuẩn được đề ra
• Sử dụng các công cụ để bốc dỡ và di chuyển hàng hoá như xe nâng, xe tự hành AGV, và băng tải tự động, sử dụng máy đo kích thước, khối lượng hàng hoá…

Đối với quy trình xuất kho:

• Có thể ứng dụng hệ thống quản lý kho để cập nhật hàng tồn kho liên tục trong quá trình xuất kho. Công nghệ quét mã vạch, QR Code và hệ thống quản lý kho sẽ giúp quy trình xuất kho diễn ra hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.
• Tổ chức kho hàng sao cho các mặt hàng phổ biến hoặc có nhu cầu cao được đặt gần khu vực xuất hàng để giảm thời gian tìm kiếm. Ví dụ như theo phương phápphân tích ABC
• Xuất kho theo phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước), FEFO (hết hạn trước xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau xuất trước)

Đối với quy trình kiểm kê:

• Sử dụng hệ thống tự động như hệ thống quét mã vạch hoặc RFID để thực hiện kiểm kê một cách nhanh chóng và chính xác.
• Thiết lập lịch trình kiểm kê định kỳ và phân công nhân sự hợp lý để đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng đều được kiểm tra và cập nhật đúng cách.

Doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng hệ thống quản lý kho có thể tham khảo triển khai phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS. Đây là giải pháp của công ty DACO - Đơn vị cung cấp hệ thống điều hành và thực thi sản xuất hàng đầu, cung cấp giải pháp quản lý sản xuất hiệu quả cho hàng nghìn doanh nghiệp với hơn 15 năm kinh nghiệm thực tế. Liên hệ hotline để được nhận demo miễn phí: 0936.064.289-Mr.Vũ

Tóm lại, sơ đồ quản lý kho là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho hàng, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Việc triển khai áp dụng sơ đồ phù hợp kết hợp ứng dụng công nghệ sẽ góp phần gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thị trường đầy biến động.

Xem thêm:

• Cách sắp xếp kho nguyên vật liệu hiệu quả theo từng bước chi tiết
• Tìm hiểu MES System và giải pháp sản xuất 4.0 của DACO