Chu trình PDCA là gì? Phân tích các giai đoạn của chu trình PDCA

Mã Sản Phẩm: : Quan ly san xuat 60
Tên Sản Phẩm: : Chu trình PDCA là gì? Phân tích các giai đoạn của chu trình PDCA
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Chu trình PDCA là gì? Tại sao nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng chu trình PDCA hiệu quả và nhận được nhiều lợi ích vượt trội? Hãy cùng DACO tìm hiểu về chu trình này.

Chi Tiết Sản Phẩm

Cải tiến quy trình, hoạt động hiệu quả hơn là mục tiêu mà bất cứ doanh nghiệp, đơn vị nào cũng mong muốn đạt được. Trong bài viết này, DACO sẽ chia sẻ về một phương pháp hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến liên tục, mang lại những lợi ích vượt trội. Cùng tìm hiểu về chu trình PDCA là gì và các giai đoạn, lợi ích của chu trình này ngay nhé.

1. Chu trình PDCA là gì?

1.1 Khái niệm chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA là gì? PDCA là viết tắt của Plan (Lập kế hoạch) - Do (Thực hiện) - Check (Kiểm tra) - Act (Hành động), là một phương pháp cải tiến liên tục được phát triển bởi Tiến sĩ W. Edwards Deming vì vậy còn có tên gọi khác là phương pháp DEMING. Đây là một công cụ hiệu quả để giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng trong mọi lĩnh vực, từ sản xuất, kinh doanh đến giáo dục và quản lý cá nhân.

Ngoài ra, chu trình PDCA cũng là nền tảng cho tiêu chuẩn ISO 9001. Vì vậy khi doanh nghiệp áp dụng PDCA cũng là đang thực hiện hệ thống quản lý chất lượng dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001.

chu-trinh-pdca-la-gi

1.2 Ý nghĩa chu trình PDCA

Hình ảnh mô tả cho chu trình PDCA là một vòng tròn trên mặt phẳng nghiêng hoạt động theo chiều kim đồng hồ, cho thấy về thực chất PDCA cycle (vòng tròn PDCA) là một quá trình cải tiến liên tục không bao giờ ngừng.

Trong môi trường sản xuất cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, các doanh nghiệp đều cố gắng tối ưu quy trình sản xuất, không ngừng cắt giảm chi phí để gia tăng lợi cho doanh nghiệp mình cũng như mang đến sự hài lòng của khách hàng. Vì vậy nhiều chiến lược gia sử dụng chu trình PDCA để chỉ đạo doanh nghiệp hoạt động tối ưu và hiệu quả hơn.

1.3 Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA?

PDCA với 4 bước Plan, Do, Check và Act được ứng dụng mạnh mẽ trong những trường hợp sau:

Khi doanh nghiệp bắt đầu một dự án cải tiến mới, với mục tiêu cải tiến một quy trình, hay cải tiến sản phẩm, dịch vụ…
Khi doanh nghiệp triển khai phát triển một sản phẩm mới
Khi doanh nghiệp cần lập kế hoạch để phân tích dữ liệu, loại bỏ những vấn đề, tồn tại trong hoạt động
Doanh nghiệp thực hiện phương pháp cải tiến liên tục

2. Các giai đoạn của chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến liên tục được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực. Chu trình gồm 4 giai đoạn chính:

2.1 Plan (Lập kế hoạch)

Bước đầu tiên là xác định mục tiêu cải tiến và lên kế hoạch để đạt được mục tiêu đó. Đây là bước quan trọng nhất trong chu trình PDCA vì doanh nghiệp cần xây dựng các mục tiêu để đo lường hiệu quả của quá trình cải tiến. Đây có thể coi là bước nền móng cho toàn bộ quá trình cải tiến. Các hoạt động cụ thể là:

Xác định vấn đề hoặc cơ hội cải tiến: Có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ Pareto, biểu đồ Xương cá,... để phân tích
Thu thập và phân tích dữ liệu liên quan để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Đặt mục tiêu cải tiến cụ thể, có thể đo lường, có khả năng đạt được, và đặt ra thời hạn
Đưa ra các biện pháp cải tiến
Triển khai lập kế hoạch hành động để cải tiến một cách chi tiết, gồm phân bổ nguồn lực, trách nhiệm của từng bộ phận và thời gian thực hiện

2.2 Do (Thực hiện)

Tiếp theo, doanh nghiệp triển khai theo kế hoạch đã lập ra.

Thực hiện các biện pháp cải tiến đã đưa ra
Đảm bảo mọi người trong cơ quan, đơn vị đều hiểu để thực hiện đúng theo kế hoạch. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn để đảm bảo mọi người đều có kiến thức, kỹ năng thực hiện theo kế hoạch.
Ghi chép lại quá trình thực hiện để theo dõi tiến độ và thu thập để làm nguồn dữ liệu cho bước Kiểm tra.

2.3 Check (Kiểm tra)

Doanh nghiệp tiến hành đánh giá kết quả thực hiện, so sánh với mục tiêu đặt ra. Các hoạt động trong bước check của chu trình PDCA gồm:

Thu thập và phân tích dữ liệu sau khi thực hiện kế hoạch
So sánh kiểm tra kết quả đạt được với mục tiêu
Xác định vấn đề tồn tại, các điểm cần cải tiến thêm

2.4 Act (Hành động)

Dựa trên kết quả đã kiểm tra ở bước trên, tiến hành cải tiến hoạt động/quy trình. Các hoạt động gồm:

Thực hiện những điều chỉnh, cải tiến
Xác định những bài học kinh nghiệm từ quá trình cải tiến để áp dụng cho các chu trình PDCA sau
Chuẩn hóa quy trình mới nếu biện pháp cải tiến thành công
Bắt đầu lại PDCA nếu cần thiết để tiếp tục cải tiến

Với 4 bước rõ ràng và khoa học, doanh nghiệp áp dụng công cụ PDCA một cách nghiêm túc sẽ giúp tổ chức không ngừng hoàn thiện và phát triển bền vững.

Xem thêm:

3. Ví dụ về chu trình PDCA trong sản xuất

Chu trình PDCA có thể được áp dụng cho mọi vấn đề, ở mọi cấp độ và trong các lĩnh vực khác nhau. Hãy cùng DACO tham khảo một ví dụ về chu trình PDCA trong sản xuất:

Công ty A là một công ty sản xuất linh kiện điện tử. Trong thời gian gần đây, công ty gặp phải vấn đề tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và uy tín, vì vậy đã quyết định áp dụng công cụ PDCA:

Plan (Lập kế hoạch): Tỷ lệ sản phẩm lỗi của công ty cao, trung bình chiếm 10% sản lượng trong 3 tháng qua. Doanh nghiệp đặt mục tiêu giảm hệ số này xuống còn 5% thực hiện trong 6 tháng. Để lập kế hoạch cải tiến, công ty thực hiện các hoạt động sau:

Phân tích để xác định nguyên nhân gây ra sản phẩm lỗi, các lỗi về thiết kế, lỗi sản xuất, lỗi nguyên vật liệu,..

Đưa ra các biện pháp cải tiến để giải quyết nguyên nhân gây ra lỗi đã xác định, gồm: Đào tạo nhân viên, cải tiến quy trình sản xuất, kiểm tra kỹ chất lượng nguyên vật liệu…

Do (Thực hiện): Dựa vào kế hoạch, doanh nghiệp triển khai thực hiện các biện pháp cải tiến. Ngoài ra, các bộ phận liên quan theo dõi sát sao quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm kỹ càng. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh sẽ được người có thẩm quyền giải quyết ngay.
Check (Kiểm tra): Sau 3 tháng thực hiện (một nửa thời gian theo kế hoạch), công ty đã giảm được tỷ lệ sản phẩm lỗi xuống còn 7%. Công ty tiến hành phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả các biện pháp cải tiến, và xác định các điểm cần tiếp tục cải thiện.
Act (Hành động): Dựa trên kết quả kiểm tra, công ty A điều chỉnh kế hoạch hành động để tiếp tục giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi. Áp dụng những bài học kinh nghiệm để thực hiện quy trình PDCA hiệu quả hơn.

Qua ví dụ về chu trình PDCA trong sản xuất trên, nhờ áp dụng hiệu quả chu trình PDCA, công ty A đã giảm được tỷ lệ sản phẩm lỗi xuống còn 5% trong 6 tháng, đạt được mục tiêu đề ra. Chất lượng sản phẩm được cải thiện, uy tín của công ty được nâng cao và mang lại sự hài lòng cao cho khách hàng.

4. Lợi ích của chu trình PDCA

Sau khi hiểu chu trình PDCA là gì, hãy cùng DACO phân tích những lợi ích quan trọng mà PDCA cycle mang lại cho mọi doanh nghiệp:

Cải tiến liên tục: Việc áp dụng lặp đi lặp lại PDCA giúp tổ chức không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Giảm lãng phí và tối ưu hoá nguồn lực doanh nghiệp: Thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh, tổ chức có thể phát hiện và loại bỏ những hoạt động không cần thiết hoặc kém hiệu quả, từ đó giảm lãng phí cũng như tối ưu hoá sử dụng nguồn lực.
Tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Liên tục kiểm tra và cải thiện quy trình giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý rủi ro hiệu quả: Chu trình PDCA giúp tổ chức phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và xử lý kịp thời, giảm nguy cơ xảy ra sự cố.
Nâng cao tinh thần và kỹ năng của nhân viên: Tham gia vào quá trình PDCA giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của mình, có ý thức về hoạt động cải tiến và nâng cao kỹ năng làm việc.
Tăng cường khả năng cạnh tranh: Nhờ việc liên tục cải tiến và tối ưu hóa quy trình, tổ chức có thể giảm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh.
Chuẩn hóa quy trình làm việc
Khả năng thích ứng và linh hoạt cao với những thay đổi của thị trường và khách hàng

5. Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng

Có thể thấy PDCA cycle là một phương pháp cải tiến hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho mọi doanh nghiệp, ở nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, chu trình PDCA trong quản lý chất lượng cũng là một công cụ mang lại nhiều lợi ích:

PDCA giúp xác định và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Việc liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng, từ đó tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng giúp xác định và loại bỏ các lãng phí trong quá trình hoạt động, từ đó giảm thiểu chi phí sản xuất/kinh doanh.
Việc tham gia vào hoạt động cải tiến giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung, nâng cao tinh thần trách nhiệm và chủ động, từ đó tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt hơn.

Ngoài ra, PDCA được thể hiện gắn với điều khoản 4-10 của ISO 9001 theo sơ đồ:

chu-trinh-pdca-trong-quan-ly-chat-luong

6. Kết luận

Sau khi tìm hiểu về chu trình PDCA là gì, có thể nhận định đây là một công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp nói chung tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, để thực hiện chu trình PDCA trong sản xuất thành công, các doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của các công cụ quản lý hiệu quả.

Với sự phát triển của công nghiệp 4.0, việc áp dụng chu trình PDCA sẽ hiệu quả hơn nhiều khi được hỗ trợ bởi các phần mềm và hệ thống quản lý tiên tiến. Phần mềm quản lý sản xuất SEEACT-MES là một giải pháp quản trị mạnh mẽ giúp theo dõi và tối ưu hoá toàn bộ quy trình sản xuất từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đến hành động cải tiến. Với SEEACT-MES, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích dữ liệu, giám sát hiệu suất và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao nhất.

Xem thêm: