Backorder là gì? Cách xử lý backorder hiệu quả cho doanh nghiệp

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 96
Tên Sản Phẩm: : Backorder là gì? Cách xử lý backorder hiệu quả cho doanh nghiệp
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Backorder là gì? Hãy cùng DACO giải quyết bài toán nan giải của nhà quản lý - đơn hàng tồn đọng trong bài viết sau.

Chi Tiết Sản Phẩm

Nhiều doanh nghiệp sản xuất gặp phải bài toán nan giải đó là lượng đặt hàng về ồ ạt nhưng lại không kịp đáp ứng các đơn hàng. Tình trạng này là hệ quả của “backorder” - đơn hàng tồn đọng - bài toán khiến nhiều nhà quản lý sản xuất phải đau đầu tìm cách giải quyết. Vậy backorder là gì, nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng này và làm sao để kiểm soát hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết và giải pháp tối ưu cho vấn đề này.

1. Backorder là gì?

Backorder (đơn hàng tồn đọng) là thuật ngữ dùng để chỉ những đơn đặt hàng của khách hàng mà doanh nghiệp chưa thể đáp ứng ngay lập tức do không đủ số lượng hàng hóa trong kho. Nói cách khác, backorder là tình trạng "khách muốn mua nhưng chưa có hàng để bán".

Ví dụ: Công ty A chuyên sản xuất bàn ghế văn phòng. Khách hàng B đặt mua 100 bộ bàn ghế, tuy nhiên tại thời điểm đó, kho của công ty A chỉ còn 80 bộ. 20 bộ còn thiếu và cần thời gian để sản xuất thêm chính là backorder.

khai-niem-backorder-la-gi

Về cách hoạt động, khi nhận được đơn đặt hàng, hệ thống sẽ kiểm tra tồn kho. Nếu sản phẩm hết hàng, đơn hàng được đánh dấu là backorder. Thông tin liên quan như sản phẩm, số lượng, và chi tiết khách hàng sẽ được ghi lại. Hệ thống sau đó sẽ lập kế hoạch để đáp ứng backorder, có thể bao gồm đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc lên kế hoạch sản xuất bổ sung.

Doanh nghiệp vẫn có thể nhận thêm đơn hàng cho sản phẩm đã hết, dựa trên khả năng đáp ứng trong tương lai. Khi hàng được cung cấp hoặc sản xuất, các đơn backorder sẽ được xử lý và giao theo thứ tự.

Phân biệt Backorder với các khái niệm dễ nhầm lẫn:

Backlog (danh sách công việc tồn đọng): Là tập hợp tất cả các đơn hàng hoặc nhiệm vụ đang chờ được xử lý, bao gồm cả những đơn hàng đã có sẵn hàng và những đơn hàng backorder.
Pre-order (đặt hàng trước): Khách hàng đặt mua và thanh toán trước cho một sản phẩm chưa được sản xuất hoặc chưa được phân phối chính thức.

2. Nguyên nhân gây ra backorder là gì?

Hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ là bước đầu tiên để phòng ngừa và kiểm soát hiệu quả tình trạng backorder.

nguyen-nhan-gay-ra-backorder-la-gi

Dự báo nhu cầu không chính xác: Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa trên kinh nghiệm, cảm tính hoặc dữ liệu thiếu chính xác để dự báo nhu cầu, dẫn đến sản xuất thừa hoặc thiếu hụt so với thực tế. Ngoài ra bỏ qua các yếu tố bất ngờ như biến động thị trường, cạnh tranh, dịch bệnh, thiên tai...
Quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả: Hệ thống quản lý kho thủ công, thiếu chuyên nghiệp, thiếu công cụ hỗ trợ khiến việc theo dõi số lượng, vị trí, hạn sử dụng... của hàng hóa gặp nhiều khó khăn, dễ dẫn đến thất thoát, hư hỏng hoặc không đủ hàng khi cần, dẫn đến tình trạng backorder.
Chuỗi cung ứng kém hiệu quả: Việc kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào, thời gian đặt hàng, vận chuyển... chưa hiệu quả cũng là nguyên nhân dẫn đến chậm trễ sản xuất.
Sự cố đến từ nhà cung cấp gây ra backorder.
Kiểm soát chất lượng đầu vào “lỏng lẻo” gây lỗi, hỏng trong sản xuất

3. Tác động của backorder

Tình trạng backorder ảnh hưởng tiêu cực đến nhiều mặt của doanh nghiệp:

Giảm sút doanh thu và lợi nhuận: Doanh thu sụt giảm do mất đơn hàng, giảm giá bán để xoa dịu khách hàng.
Tổn thương uy tín thương hiệu: Uy tín, hình ảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng do không giữ đúng cam kết giao hàng.
Gia tăng chi phí: Chi phí lưu kho, vận chuyển, xử lý đơn hàng tăng cao do phải quản lý nhiều đơn backorder.
Mất lòng tin từ khách hàng: Khách hàng thất vọng, mất niềm tin do phải chờ đợi, thậm chí có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh.
Áp lực lên bộ phận bán hàng và dịch vụ.

Tuy nhiên, trong một số ít trường hợp, backorder có thể là dấu hiệu tích cực cho thấy sản phẩm đang "hot" và nhu cầu thị trường cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cẩn trọng xem xét, tránh tăng giá bán vô lý gây mất thiện cảm cho khách hàng.

4. Cách xử lý backorder hiệu quả

Hiểu backorder là những đơn hàng tồn đọng, doanh nghiệp cần xử lý khi tình trạng này đang xảy ra và cần có những biện pháp để phòng ngừa trong tương lai.

4.1 Khi backorder đã xảy ra

Trước hết, doanh nghiệp cần minh bạch thông tin bằng cách thông báo ngay cho khách hàng về tình trạng backorder, thời gian dự kiến giao hàng, phương án xử lý… Sau đó đề xuất giải pháp thay thế (sản phẩm tương tự, voucher giảm giá...), ưu tiên sản xuất và giao hàng sớm nhất có thể. Cần giữ liên lạc thường xuyên, cập nhật tình hình đơn hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí.

4.2 Cách phòng ngừa backorder

Thiết lập mức tồn kho an toàn: Việc dự báo nhu cầu và thiết lập mức tồn kho an toàn đủ cao sẽ giúp đối phó với nhu cầu bất ngờ hoặc sự cố từ nhà cung cấp.
Tính toán và cài đặt điểm đặt hàng lại: Điểm đặt hàng lại là số lượng tối thiểu của một SKU cần có trước khi đặt hàng bổ sung. Hãy cân nhắc các chương trình khuyến mãi, bán hàng đột xuất, hoặc sự kiện truyền thông để điều chỉnh điểm đặt hàng lại cho phù hợp, từ đó giảm thiểu backorder. Xem ngay: Reorder Point và công thức tính điểm đặt hàng lại
Kiểm tra thường xuyên các mặt hàng phổ biến: Những mặt hàng bán chạy dễ hết hàng nhanh chóng, do đó cần theo dõi sát sao mức tồn kho.
Làm việc với nhiều nhà cung cấp: Có nhiều nhà cung cấp sẽ giúp giảm rủi ro khi nhà cung cấp chính không thể giao hàng đúng hạn, tránh tình trạng backorder.
Đặt hàng số lượng lớn một cách hợp lý: Sẽ giúp bạn tối ưu hóa tài chính và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả.

5. Ứng dụng hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS để giải quyết backorder

Nổi bật trong số các giải pháp WMS hiện đại, SEEACT-WMS là hệ thống quản lý kho thông minh, toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động kho bãi một cách hiệu quả và tối ưu, góp phần giải quyết triệt để bài toán backorder.

phan-mem-quan-ly-kho-seeact-wms

Lợi ích vượt trội của SEEACT-WMS:

Tự động hóa quy trình: Tự động thao tác nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ với thao tác quét mã vạch/QR Code, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Quản lý kho chính xác: Quản lý tồn kho theo vị trí, lô/date, nhiều kho cùng lúc dễ dàng, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời, tránh tình trạng backorder.
Trực quan & hiệu quả: Trực quan hóa hiệu suất kho thông qua Layout thời gian thực, giúp người quản lý nắm bắt tình hình kho bãi nhanh chóng, ra quyết định kịp thời, phòng tránh backorder.
Công nghệ tiên tiến: Tích hợp công nghệ IoT giúp cải tiến, tăng tốc nghiệp vụ kho, nâng cao hiệu quả quản lý.
Truy xuất nguồn gốc: Dễ dàng truy xuất nguồn gốc, lịch sử di chuyển của hàng hóa, đáp ứng yêu cầu minh bạch và truy xuất ngày càng cao.
Đảm bảo chất lượng: Hỗ trợ kiểm soát chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn riêng, đáp ứng yêu cầu khắt khe từ khách hàng.
Kết nối linh hoạt: Dễ dàng kết nối với hệ thống ERP hay các hệ thống tự động hóa khác trong doanh nghiệp, tạo nên hệ sinh thái quản lý đồng bộ, thông suốt, từ đó giảm backorder.

Ngoài hệ thống quản lý kho WMS, doanh nghiệp có thể ứng dụng hệ thống quản lý sản xuất như SEEACT-MES để tối ưu quy trình sản xuất diễn ra trơn tru, hiệu quả, theo đúng kế hoạch để phòng tránh backorder.

Tóm lại, bằng cách nắm vững nguyên nhân, tác động của backorder, xây dựng quy trình xử lý minh bạch và ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp biến thách thức thành cơ hội, tối ưu hoạt động, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và nâng tầm vị thế cạnh tranh trên thị trường.

SEEACT-WMS không chỉ là giải pháp quản lý kho bãi thông thường, mà còn là "trợ thủ đắc lực" giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, tối ưu quy trình vận hành, nâng cao năng lực cung ứng. Liên hệ đến 0936.064.289-Mr.Vũ để ứng dụng SEEACT-WMS giảm thiểu tối đa backorder và nâng cao sự hài lòng của khách hàng ngay hôm nay.

Xem thêm: