Thực trạng và các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 100
Tên Sản Phẩm: : Thực trạng và các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Phân tích thực trạng và đưa ra các phương pháp, công nghệ quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp.

Chi Tiết Sản Phẩm

Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến dòng tiền, giảm lợi nhuận và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp là quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả. Bài viết sau sẽ đi từ phân tích thực trạng đến đưa ra các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hàng tồn kho, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường và đạt được lợi nhuận tối đa.

1. Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho

Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại nhiều doanh nghiệp sản xuất hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, gây ra những khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể:

Dự báo không chính xác: Việc dự báo nhu cầu sản phẩm không chính xác dẫn đến tình trạng hàng tồn kho dư thừa hay thiếu hụt, đều gây khó khăn cho nhà quản lý. Khi dự báo thiếu, doanh nghiệp mất đi cơ hội kinh doanh, ngược lại gây tăng chi phí tồn kho và lãng phí nguồn lực
Quá nhiều sản phẩm tồn kho: Hàng hoá dư thừa làm tăng chi phí bảo quản, không gian lưu trữ và rủi ro hư hỏng, lỗi thời
Mất mát hàng hoá: Việc quản lý kém hiệu quả dẫn đến tình trạng mất cắp, thất lạc, không kiểm kê chính xác gây thất thoát tài sản
Chi phí tồn kho cao: Chi phí lưu trữ, bảo quản, bảo hiểm, và chi phí cơ hội từ vốn bị giam giữ trong kho. Dẫn đến tổn thất ảnh hưởng nguồn vốn của doanh nghiệp.

thuc-trang-va-giai-phap-quan-ly-hang-ton-kho

Trước khó khăn này, doanh nghiệp cần đi tìm cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả và phù hợp. Một số giải pháp được ứng dụng phổ biến như: phân tích ABC, phương pháp Just In Time, EOQ, FIFO và LIFO, hàng tồn kho an toàn, … Hãy cùng DACO phân tích và tìm hiểu về các phương pháp này ngay sau đây.

2. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

2.1 Dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu là việc dự đoán mức tiêu thụ sản phẩm trong tương lai để duy trì lượng hàng tồn kho tối ưu. Các phương pháp phổ biến bao gồm:

Trung bình động (Moving Average): Thực hiện bằng cách tính trung bình nhu cầu của một số kỳ gần nhất trong quá khứ như 3 hoặc 6 tháng gần nhất để dự đoán cho kỳ tiếp theo. Phương pháp này áp dụng cho mặt hàng không biến động lớn.
Phân tích chuỗi thời gian (Time Series Analysis): Phân tích các yếu tố như xu hướng tổng thể (tăng hay giảm theo thời gian), tính mùa vụ (nhu cầu tăng vào mùa nào), và dao động ngẫu nhiên (sự biến động không dự đoán được). Phương pháp này hiệu quả với nhu cầu có tính chu kỳ hoặc xu hướng rõ ràng.
Làm mịn theo hàm mũ: Dự báo trong đó các giá trị gần đây nhất sẽ được ưu tiên và có trọng số lớn hơn so với các giá trị xa hơn trong quá khứ. Điều này giúp phản ứng nhanh hơn với những thay đổi gần đây trong nhu cầu.

cong-thuc-du-bao-nhu-cau

Trong đó:

F(t+1) là dự báo cho kỳ tiếp theo
Alpha là hệ số làm mịn (giá trị từ 0 đến 1, càng gần 1 thì càng ưu tiên dữ liệu gần)
At là giá trị thực tế của kỳ hiện tại
Ft là giá trị dự báo của kỳ trước

Ưu điểm: Phản ứng tốt với những thay đổi đột ngột trong nhu cầu mà không cần phải lưu trữ quá nhiều dữ liệu cũ. Nhược điểm: Không phù hợp khi có xu hướng hoặc mùa vụ rõ ràng, vì nó chỉ tập trung vào các kỳ gần nhất.

2.2 Phân tích ABC

Một trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả là phân tích ABC. Phương pháp ABC giúp phân loại hàng tồn kho theo mức độ quan trọng:

Loại A: Chiếm 20% số lượng sản phẩm nhưng đóng góp 80% giá trị.
Loại B: Chiếm 30% sản phẩm, 15% giá trị.
Loại C: Chiếm 50% sản phẩm, 5% giá trị.

Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp ưu tiên lưu trữ và quản lý hiệu quả nguồn lực. Ví dụ như ưu tiên kiểm kê, quản lý hàng hóa loại A và hạn chế nguồn lực cho loại C.

2.3 Hàng tồn kho an toàn

Đây là lượng hàng dự trữ cần thiết để đối phó với biến động nhu cầu và chậm trễ từ nhà cung cấp. Nó giúp giảm thiểu nguy cơ hết hàng, đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Safety stock là gì? Tính mức tồn kho an toàn chính xác nhất

2.4 Điểm đặt hàng lại (Reorder Point)

Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà khi đạt đến, bạn cần đặt đơn hàng mới. Công thức tính dựa trên mức tiêu thụ trung bình, thời gian chờ và hàng tồn kho an toàn. Kỹ thuật này giúp tránh việc hết hàng.

Xem thêm: Reorder Point là gì? Cách tính điểm đặt hàng lại chi tiết

2.5 Just In Time

Quản lý tồn kho theo phương pháp Just In Time giúp giảm lượng hàng tồn kho bằng cách chỉ đặt hàng khi cần thiết, từ đó giảm chi phí lưu kho. Tuy nhiên, nó yêu cầu sự phối hợp tốt với nhà cung cấp uy tín và có thể dẫn đến hết hàng nếu không kiểm soát chặt chẽ.

2.6 Dropshipping

Dropshipping là mô hình không yêu cầu người bán phải giữ hàng trong kho. Thay vào đó, nhà cung cấp bên thứ ba sẽ giao sản phẩm trực tiếp đến khách hàng khi có đơn hàng. Phương pháp này phổ biến với doanh nghiệp trực tuyến, giúp giảm chi phí tồn kho và đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, người bán sẽ có ít quyền kiểm soát hơn và có thể chịu biên lợi nhuận thấp hơn do phí dropshipping.

2.7 Giao hàng chéo (Cross-Docking)

Trong các cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, Cross-docking là kỹ thuật nhận hàng từ nhà cung cấp và ngay lập tức vận chuyển đến khách hàng mà không cần lưu kho. Phương pháp này giảm chi phí xử lý và lưu trữ, đồng thời rút ngắn thời gian hoàn thành đơn hàng. Cross-docking thường phù hợp cho sản phẩm dễ hỏng, nhưng yêu cầu sự phối hợp cao với nhà cung cấp và không thích hợp cho sản phẩm không dễ hỏng hoặc có doanh thu thấp.

2.8 FIFO và LIFO

Trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho, FIFO (First In, First Out) là phương pháp bán hàng hóa nhập trước, thích hợp cho sản phẩm dễ hỏng. LIFO (Last In, First Out) bán hàng hóa nhập sau, phù hợp trong ngành có chi phí hàng tồn kho tăng theo thời gian, giúp doanh nghiệp cân đối chi phí và hoãn thuế.

2.9 Hàng ký gửi (Consignment Inventory)

Hàng ký gửi là mô hình trong đó nhà cung cấp vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi sản phẩm được bán bởi nhà bán lẻ. Nhà bán lẻ không phải thanh toán trước nhưng chịu chi phí lưu kho và rủi ro nếu không bán được sản phẩm.

2.10 Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

EOQ (Economic Order Quantity) giúp xác định lượng đặt hàng tối ưu để giảm chi phí tồn kho. Dựa trên nhu cầu hàng năm, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, EOQ đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không gây lãng phí. Tuy nhiên EOQ có một số điều kiện doanh nghiệp cần lưu ý khi áp dụng.

Xem thêm: Số lượng đặt hàng kinh tế EOQ và cách tính chi tiết

cac-phuong-phap-quan-ly-hang-ton-kho-hieu-qua

2.11 Quản lý hàng tồn kho liên tục (Continuous Inventory Management)

Quản lý hàng tồn kho liên tục cập nhật mức tồn kho ngay khi có giao dịch bán hoặc nhận hàng, cung cấp cái nhìn chính xác về tồn kho. Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả này giúp cải thiện vòng quay hàng và ngăn ngừa tình trạng hết hàng. Tuy nhiên, nó phức tạp và tốn kém hơn so với quản lý hàng tồn kho định kỳ, khi mức tồn kho chỉ được cập nhật theo chu kỳ.

2.12 Six Sigma và Lean Six Sigma

Six Sigma là một trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho tập trung vào giảm thiểu lỗi và biến động trong quy trình bằng cách sử dụng dữ liệu phân tích. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện mức tồn kho hiệu quả.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng Six Sigma để phân tích lỗi thường gặp trong quy trình nhập hàng, từ đó tìm ra cách cải thiện nhằm đảm bảo rằng chỉ có sản phẩm đạt tiêu chuẩn được nhập vào kho.

Loại bỏ lãng phí không gian - Lean Six Sigma giúp doanh nghiệp sắp xếp kho thông minh hơn, tận dụng tối đa không gian lưu trữ, giảm thiểu lượng hàng tồn thừa hoặc hàng hóa bị lỗi thời.

Xem chi tiết về phương pháp này tại: Lean Six Sigma là gì? Cấp độ chuyên môn của Lean 6 Sigma

2.13 Theo dõi theo lô

Theo dõi lô giúp doanh nghiệp theo dõi các nhóm sản phẩm tương tự xuyên suốt chuỗi cung ứng, thường được dùng cho các mặt hàng dễ hỏng hoặc cần thu hồi. Sử dụng mã vạch, QR Code hoặc RFID giúp kiểm soát chất lượng và tuân thủ quy định đối với sản phẩm có ngày hết hạn.

3. Ứng dụng công nghệ trong quản lý hàng tồn kho

Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp tự động hóa các quy trình mà còn cung cấp dữ liệu chính xác, kịp thời, hỗ trợ ra quyết định chiến lược, kịp thời và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

WMS là công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chuỗi hoạt động trong kho, từ nhập kho, xuất kho, quản lý vị trí, đến kiểm kê và báo cáo. Các tính năng chính của WMS:

Quản lý nhập xuất kho: Tự động hóa quy trình nhập xuất kho, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Cho phép theo dõi hàng hóa theo lô, hạn sử dụng, và các thông tin quan trọng khác.
Quản lý vị trí: Tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa trong kho, giúp tìm kiếm và truy xuất hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng.
Kiểm kê hàng tồn kho: Hỗ trợ quy trình kiểm kê định kỳ và đột xuất, đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời.
Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho, giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình thực tế và đưa ra quyết định kịp thời.
Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối với các hệ thống ERP, CRM, và các hệ thống khác để tạo thành một hệ thống quản lý tổng thể, đồng bộ và hiệu quả.

Ứng dụng hệ thống quản lý kho giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, nâng cao độ chính xác, cải thiện khả năng ra quyết định. Để tìm hiểu thêm về hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS, hãy liên hệ đến DACO - Đơn vị cung cấp hệ thống điều hành và thực thi sản xuất theo hotline 0936.064.289-Mr.Vũ.

Cuối cùng, lựa chọn các phương pháp quản lý hàng tồn kho là một quyết định chiến lược quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc phân tích kỹ lưỡng, cân nhắc các yếu tố liên quan và tham khảo ý kiến chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương pháp tối ưu, đáp ứng tốt nhất nhu cầu và mục tiêu kinh doanh.

Xem thêm: