Quản lý kho là gì? 6 Cách quản lý kho hiệu quả

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 02
Tên Sản Phẩm: : Quản lý kho là gì? 6 Cách quản lý kho hiệu quả
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Quản lý kho là gì? Những công việc quản lý kho. Cách quản lý kho hiệu quả và các công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí.

Chi Tiết Sản Phẩm

Quản lý kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, nhất là trong bối cảnh nền kinh tế luôn cạnh tranh không ngừng. Tìm hiểu quản lý kho là gì và 6 cách quản lý kho hiệu quả trong bài viết sau.

1. Quản lý kho là gì?

1.1 Quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng (Warehouse Management) là quá trình tổ chức, kiểm soát và theo dõi các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng hoá trong kho. Mục tiêu chính của quản lý kho hàng là đảm bảo rằng hàng hoá được lưu trữ và quản lý hiệu quả đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Kho hàng là gì? Phân loại và chức năng của kho hàng

1.2 Quản lý kho cần kỹ năng gì?

quan-ly-kho-la-gi-cach-quan-ly-kho-hieu-qua-1

Để trở thành một nhà quản lý kho giỏi, bạn cần có những kỹ năng quan trọng sau:

Có hiểu biết về quản lý chuỗi cung ứng: Hiểu các quy trình, chuỗi cung ứng và các yếu tố ảnh hưởng đến luồng hàng hóa
Có kiến thức về hệ thống quản lý kho WMS: Việc ứng dụng phần mềm trở nên phổ biến, việc hiểu biết và ứng dụng để quản lý là quan trọng giúp tối ưu hiệu quả công việc
Kỹ năng quản lý thời gian: Biết ưu tiên công việc, lên lịch trình và xử lý hiệu quả quá trình quản lý kho.
Khả năng tính toán và phân tích: Tính toán lượng tồn kho, dựa trên dữ liệu và xu hướng tránh tình trạng thừa thiếu.
Kỹ năng quản lý nhân sự: Đào tạo và gắn kết nhân viên kho
Kiểm soát chi phí: Có hiểu biết về cách giảm chi phí tồn kho, quản lý vận chuyển và các chi phí khác liên quan đến hoạt động trong kho
Kỹ năng giao tiếp giữa các bộ phận để đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời
Chịu được áp lực cao: Tổ chức và quản lý kho dưới áp lực cạnh tranh của môi trường kinh doanh

1.3 Nhân viên quản lý kho lương bao nhiêu?

Ở Việt Nam, lương nhân viên quản lý kho dao động từ 7 triệu VND đến 15 triệu VND trên tháng, tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp, cũng như vị trí và kinh nghiệm của bản thân người quản lý.

2. Nghiệp vụ quản lý kho là gì?

Các nghiệp vụ, công việc quản lý kho thường bao gồm:

2.1 Nhập kho

Người quản lý nhập hàng hoá từ nhà cung cấp, kiểm tra số lượng và chất lượng để đảm bảo đáp ứng yêu cầu và định mức đặt hàng. Ngoài ra ghi nhận lại thông tin về hàng hoá sản phẩm, ngày nhập, và thông tin khác để ghi vào hệ thống quản lý kho.

2.2 Lưu trữ

Hàng hoá sau khi nhập cần được đặt vào vị trí lưu trữ cụ thể dựa trên hệ thống mã vạch, mã sản phẩm,.. Quản lý cần xem xét và tối ưu sự sắp xếp này để tận dụng không gian hiệu quả.

2.3 Xuất kho

Dựa trên yêu cầu từ khách hàng hoặc bộ phận sản xuất, hệ thống quản lý kho tìm kiếm và xác định các loại hàng hoá cần xuất kho. Sau khi chọn sẽ đóng gói đúng quy cách để chuyển đi.

2.4 Giao hàng

Xác nhận giao hàng dựa trên thông tin vận chuyển ghi nhận trên hệ thống. Tạo vận đơn và hoá đơn gửi đến khách hàng.

2.5 Kiểm kê

Người quản lý kho thường xuyên kiểm tra để duy trì độ chính xác của dữ liệu kho dựa trên phần mềm hệ thống, có thể kiểm kê định kỳ theo tuần/tháng. Nếu phát hiện sai sót, cần điều chỉnh trên hệ thống để đảm bảo tính chính xác của thông tin.

2.6 Đặt hàng và tái tồn kho

Dự báo và lập kế hoạch đặt hàng dựa vào quy tắc tái tồn và dữ liệu lịch sử. Người quản lý cần đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp đảm bảo hàng hoá liên tục và chất lượng.

2.7 Quản lý chuỗi cung ứng

Kết nối và tích hợp hệ thống quản lý kho với hệ thống của nhà cung cấp và các đối tác trong chuỗi cung ứng. Theo dõi và đánh giá hiệu suất của đối tác trong chuỗi cung ứng để đảm bảo tính liên tục.

2.8 Báo cáo và theo dõi hiệu suất

Tạo báo cáo tồn kho, quay vòng tồn kho, chi phí tồn kho và các chỉ số về hiệu suất khác. Từ báo cáo sẽ đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định cải thiện quy trình quản lý.

3. Cách quản lý kho hiệu quả

3.1 Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Nên sắp xếp hàng hóa sao cho dễ dàng lấy ra và di chuyển, sử dụng hệ thống quản lý kho để xác định vị trí của hàng hoá/nguyên vật liệu. Phân loại sản phẩm để tối ưu hoá việc lưu trữ và nhận biết nhanh chóng. Có thể quản lý kho theo Layout dựa trên nhóm sản phẩm, tần suất di chuyển, kích thước, trọng lượng, quy trình công việc.

3.2 Định danh bằng Barcode/QR Code cho các sản phẩm trong kho

Việc định danh các sản phẩm trong kho bằng Barcode, QR Code giúp quá trình tìm kiếm hiệu quả và tiến hành nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót và lỗi trong quá trình lưu chuyển hàng hoá.

Xem thêm: Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch - chìa khóa giảm thiểu thất thoát và lãng phí

3.3 Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng

Sai lệch số lượng chủ yếu xảy ra trong việc nhập và xuất, vì vậy cần có phiếu ghi nhận. Trước khi quản lý kho nhận phiếu cần kiểm tra kỹ số lượng 2 lần trở lên, tiếp theo so sánh với phiếu chuyển. Nếu khớp mới cho phép để chuyển vào kho. Nên sử dụng đầu đọc Barcode, máy quét mã vạch PDA để nhập xuất nhanh chóng.

Quy trình nhập kho hiệu quả: Từ lệnh nhập kho -> Tạo phiếu nhập kho -> In tem -> Nhập vào kho tạm hoặc kho chính.

3.4 Lưu trữ hàng hoá tạm vào “kho tạm”

Trong quá trình nhập kho hay kiểm tra về số lượng và chất lượng, những hàng hoá chưa kịp chuyển vào vị trí chính xác sẽ được lưu trong “kho tạm" hay “kho default” để chờ thời gian nhập, xử lý sau. Thời gian hàng hoá ở kho này thường trong khoảng vài tiếng hoặc 1 ngày.

3.5 Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho hàng nên chia nhân sự quản lý cho từng kho. Việc này sẽ gia tăng tinh thần trách nhiệm của nhân viên, quản lý kho tốt và hiệu quả hơn.

3.6 Tiến hành kiểm kho định kỳ

Sau 1 tháng hoặc một khoảng thời gian cố định nên kiểm kê lại kho để khớp với số liệu trên hệ thống, tìm ra các lỗi để khắc phục. Việc kiểm kê kho nên ứng dụng thông qua layout và kiểm kê bằng Barcode/QR Code giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

4. Các công cụ giúp quản lý kho

4.1 Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel

Sử dụng bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel giúp quản lý khoa học và dễ dàng. Dưới đây cách quản lý kho hiệu quả bằng excel và bảng nhập xuất tồn kho bạn có thể tham khảo:

cach-quan-ly-kho-hieu-qua-bang-excel

Bạn có thể tham khảo file quản lý nhập xuất tồn vật tư bằng Excel tại đây.

4.2 Quản lý kho bằng mã vạch: Barcode, QR Code

Quản lý kho bằng mã vạch giúp doanh nghiệp tự động hoá và tối ưu quá trình theo dõi. Trước hết, cần lựa chọn hệ thống mã vạch phù hợp, mua sắm thiết bị quét mã vạch. Sau đó tạo và gắn mã vạch cho từng sản phẩm. Khi hàng hoá nhập kho, sử dụng thiết bị quét để cập nhật thông tin lên hệ thống. Hiện nay, khi tìm hiểu quản lý kho là gì chắc hẳn phải kể đến những ứng dụng Barcode, QR Code trong việc quản lý nhập, xuất, kiểm kê và lưu chuyển hàng hoá.

quan-ly-kho-la-gi-cach-quan-ly-kho-hieu-qua-6

4.3 Công nghệ quản lý kho RFID

So với việc sử dụng mã vạch, RFID cung cấp khả năng nhận diện tự động và chính xác cao. RFID gồm các thẻ (RFID Tags) là các thiết bị nhỏ chứa thông tin về sản phẩm được gắn vào sản phẩm, thùng carton, pallet. Ngoài ra còn có đầu đọc RFID để đọc thông tin từ các thẻ bằng cách sử dụng sóng radio và chuyển dữ liệu về hệ thống quản lý kho.

4.3 Quản lý kho bằng phần mềm, hệ thống quản trị sản xuất

Không thể phủ nhận các phần mềm điều hành hệ thống sản xuất (MES) có tích hợp module quản lý kho thông minh (WMS) giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian và gia tăng hiệu suất quản lý kho. Ứng dụng phần mềm giúp giảm thiểu sai sót và đưa ra quyết định kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, quá trình sản xuất.

Một trong những hệ thống quản lý sản xuất hàng đầu hiện nay có chức năng quản lý kho thông minh, kết hợp IoT là SEEACT- MES, giúp quản lý hàng hóa, tồn kho và chất lượng của hàng hoá. Phần mềm giải quyết các vấn đề mà người quản lý quan tâm như: Nắm bắt vị trí, hiện trạng, hiệu suất kho nhanh, kiểm soát chặt chẽ tồn kho, nắm bắt tiến độ đơn hàng hay cải thiện quy trình sản xuất phù hợp.

Tóm lại, để hiểu quản lý kho là gì thì đây không chỉ đơn thuần là một phần của quá trình sản xuất, phân phối hàng hoá mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu thị trường. Việc áp dụng những phương pháp và công nghệ hiện đại vào quản lý kho không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nội bộ mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững, từ đó mang đến sự thành công cho doanh nghiệp.

Xem thêm:

Quản lý kho bằng mã vạch

Giải pháp cho sản xuất tại Công ty TNHH DACO

Sản Phẩm Liên quan