Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả tối ưu hiệu suất doanh nghiệp

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 26
Tên Sản Phẩm: : Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả tối ưu hiệu suất doanh nghiệp
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Chi tiết quy trình quản lý kho vật tư mang lại hiệu suất cao cho hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó ứng dụng công nghệ quản lý kho để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong sản xuất, quy trình quản lý kho vật tư hàng hoá đòi hỏi sự liên tục và cẩn thận để đảm bảo rằng kho hàng hoạt động một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hoặc lãng phí và hỗ trợ quá trình sản xuất và cung ứng. Hãy cùng DACO tìm hiểu về chủ đề này qua bài viết sau.

1. Kho vật tư là gì? Quản lý vật tư là gì?

Kho vật tư (hay kho nguyên vật liệu) là một phần quan trọng của quá trình quản lý nguồn lực. Đây là nơi lưu trữ và quản lý các nguyên vật liệu và thành phẩm cần thiết để hỗ trợ quá trình sản xuất.

Quản lý vật tư là quá trình tổ chức, kiểm soát, và theo dõi các hoạt động liên quan đến việc sử dụng và duy trì nguồn vật tư trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý vật tư là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn tài nguyên, đảm bảo sự liên tục trong hoạt động sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ, và giảm thiểu chi phí liên quan đến tồn kho.

Xem thêm: Kho nguyên vật liệu là gì? Cách quản lý kho vật tư hiệu quả

2. Quy trình quản lý kho vật tư

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hoá bao gồm các bước và hoạt động được thực hiện để đảm bảo rằng vật tư và hàng hóa được lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả. Tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có sự điều chỉnh cụ thể.

2.1 Quy trình nhập kho hàng hoá

Trong quy trình xuất nhập kho vật tư, quy trình nhập kho thường được diễn ra theo các bước sau:

Lập kế hoạch nhập kho: Dựa vào nhu cầu vật tư hàng hoá, xác định lịch trình nhập kho dựa vào thời gian giao hàng, khoảng cách vận chuyển,...
Tạo đơn đặt hàng theo nhu cầu cụ thể. Sau đó gửi đến nhà cung cấp thông tin chi tiết về đơn đặt hàng
Kiểm tra hàng hoá nhập kho: Khi hàng hoá đến, tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng đảm bảo đáp ứng yêu cầu đặt hàng
Lập phiếu nhập kho: Để ghi lại thông tin về việc nhập hàng, bao gồm ngày nhập, số lượng, mô tả chi tiết về hàng hoá, thông tin nhà cung cấp
Phân loại và lưu trữ: Phân loại hàng hoá để dễ dàng quản lý, lưu trữ hàng hoá theo quy tắc để đảm bảo thuận tiện, an toàn
Cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý kho khi kết thúc quy trình nhập kho vật tư hàng hoá.

2.2 Quy trình xuất kho

Trong quy trình nhập xuất kho vật tư hàng hoá, quy trình xuất kho vật tư thường chia thành các bước sau:

Nhận đơn đặt hàng: Xác định số lượng, loại sản phẩm, các yêu cầu từ khách hàng hoặc từ các bộ phận khác của doanh nghiệp
Kiểm tra tình trạng kho: Đảm bảo có đủ số lượng đáp ứng đơn hàng, xác định vị trí và thông tin chi tiết về sản phẩm trong kho
Lập phiếu xuất kho: Ghi lại thông tin về việc xuất hàng, gồm thông tin về ngày xuất, số lượng, mô tả chi tiết về hàng hoá, thông tin đơn hàng
Xác nhận và đóng gói: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá trước khi gói và tiến hành đóng gói
Gán mã vận đơn và thông báo vận chuyển cho khách hàng
Vận chuyển hàng hoá và theo dõi quá trình vận chuyển đảm bảo giao hàng đúng thời gian, địa điểm
Cập nhật lên hệ thống quản lý kho về thông tin hàng hóa đã xuất kho, đảm bảo đồng bộ với dữ liệu thực tế

2.3 Lưu trữ hàng hoá, vật tư

Những nguyên tắc và phương pháp chung trong việc lưu trữ hàng hoá, vật tư trong quy trình quản lý kho vật tư là:

Phân loại hàng hóa theo loại, kích thước, trọng lượng. Đặt hàng hoá cùng loại hoặc có liên quan gần nhau để tối ưu hoá việc tìm kiếm và lấy hàng.
Sử dụng hệ thống kệ kho: Để tối ưu hoá không gian lưu trữ hàng hoá khoa học
Thực hiện ghi chú và nhãn cho mỗi đơn vị hàng hoá, mỗi khu vực lưu trữ. Sử dụng hệ thống mã vạch hoặc QR Code để theo dõi và quản lý
Sắp xếp hàng hoá theo nguyên tắc FIFO (First In First Out): Hàng hoá mới nhập được xuất trước để tránh tồn kho lâu dài, hỏng hóc
Kiểm kê định kỳ: Đảm bảo thông tin trong hệ thống quản lý kho khớp thực tế, kiểm tra tình trạng tồn kho, hạn dùng, chất lượng sản phẩm…

2.4 Quy trình lấy hàng

Đối với mỗi đơn đặt hàng mới, người chọn hàng sẽ nhận được một phiếu đóng gói của các sản phẩm được đặt hàng và các vị trí lưu trữ trong kho. Người chọn hàng sẽ thu thập các sản phẩm đã đặt hàng từ vị trí tương ứng.

2.5 Quá trình đóng gói

Khi một đơn hàng được đặt sẽ được chuyển đến bộ phận đóng gói. Đơn hàng được đặt vào hộp, thêm vật liệu đóng gói cần thiết và gắn nhãn vận chuyển.

2.6 Vận chuyển

Khi đơn đặt hàng được gửi đi, hệ thống quản lý kho sẽ tự động gửi thông tin theo dõi đơn hàng trở lại để khách hàng có thể theo dõi thông tin đơn hàng của mình.

2.7 Tối ưu vị trí hàng hoá vật tư

Cần tổ chức kho để tối ưu hoá không gian, hiệu suất. Bằng cách lên kế hoạch về bố trí kho và chiến lược lưu trữ tồn kho, bạn có thể giảm lỗi chọn hàng, mở rộng thêm không gian lưu trữ và giảm chi phí vận hành.

Xem thêm: Top 3 mẫu sơ đồ kho hàng đơn giản để tối ưu quản lý hàng hóa

2.8 Báo cáo

Hệ thống quản lý kho cung cấp các báo cáo vận hành và tồn kho. Thông tin về các đơn đặt hàng cung cấp hiệu suất của hoạt động kho. Hệ thống quản lý kho thông minh có thể cung cấp báo cáo về hàng hoá, báo cáo tồn kho, báo cáo về nhà cung cấp, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng để bộ phận quản lý và lãnh đạo dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược.

3. Lợi ích của quy trình quản lý kho vật tư

Áp dụng quy trình quản lý kho vật tư, doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích như:

Việc vận hành kho liên tục và hiệu quả: Đảm bảo rằng các hoạt động nhập, xuất, và kiểm kê diễn ra một cách có tổ chức.
Giám sát dễ dàng và đưa ra quyết định kịp thời: Bộ phận quản lý có khả năng giám sát tồn kho một cách chặt chẽ, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn về việc mua sắm, bảo quản, và phân phối hàng hóa.
Tiết kiệm thời gian: Quy trình tự động hóa nhiều công việc như theo dõi tồn kho, đặt hàng, và xử lý thông tin về hàng hóa. Nhờ vào việc giảm bớt các công đoạn thủ công, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, tăng cường năng suất và giảm sai sót.
Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp: Việc sử dụng các quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và có khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu thị trường.
Giúp tạo báo cáo chính xác, cụ thể: Quy trình quản lý kho cung cấp dữ liệu chính xác về tồn kho, doanh số bán hàng, và hiệu suất kho. Nhờ vào báo cáo chi tiết, người quản lý có thông tin cụ thể để đưa ra quyết định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động kho.

4. Tối ưu hoá quy trình quản lý kho vật tư với hệ thống quản lý kho WMS

Với đội ngũ chuyên gia DACO Việt Nam có 15 năm kinh nghiệm, SEEACT-WMS không chỉ là một hệ thống quản lý kho hàng đầu mà còn là đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư, mang lại sự tin tưởng và hiệu suất tối đa. Những tính năng của SEEACT-WMS bao gồm:

Tối ưu quản lý kho hàng với ứng dụng Barcode, QR Code: Hỗ trợ nhập kho, xuất kho, kiểm kê nhanh chóng chỉ với thao tác quét mã vạch hoặc QR Code của sản phẩm.
Quản lý vật tư về thông tin theo lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng: Hệ thống lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hoá, hỗ trợ quản lý theo vị trí, layout, số lô hàng, hạn sử dụng,..
Hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả: Hệ thống theo dõi số lượng tồn kho, phân tích vòng quay tồn kho, hiển thị năng lực kho để người quản lý dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
Quản lý chất lượng hàng hoá: Trước khi nhập, trong quá trình lưu kho và xuất kho, điều chuyển
Quản lý đơn hàng và vận chuyển: Hệ thống tự động xác nhận và xử lý đơn hàng dựa trên thông tin tồn kho thực tế, hỗ trợ và theo dõi quản lý quá trình vận chuyển từ kho đến địa chỉ đích, cập nhật trạng thái và thông tin liên quan về vận chuyển.

Quy trình quản lý kho vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp. Bài viết trên đã trình bày về các bước quan trọng trong quá trình này, từ việc nhập hàng, xuất hàng, đến lưu trữ và đóng gói, vận chuyển… Việc duy trì một hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và cung cấp thông tin chiến lược cho việc đưa ra quyết định kinh doanh. Nhờ vậy tăng cường sự linh hoạt và đóng góp vào sự phát triển bền vững và lâu dài của tổ chức.

Xem thêm: