Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả - Chìa khóa thành công của doanh nghiệp

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 77
Tên Sản Phẩm: : Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả - Chìa khóa thành công của doanh nghiệp
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Kiểm kê hàng tồn kho là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng, giá trị và tình trạng hàng hóa. Tìm hiểu các phương pháp, quy trình và cách kiểm kê hàng hóa hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

Chi Tiết Sản Phẩm

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Nó giúp xác định số lượng, giá trị và tình trạng của hàng hóa tồn kho tại các thời điểm nhất định. Việc kiểm kê được thực hiện định kỳ, thường là vào cuối năm hoặc trước khi lập báo cáo tài chính. Bài viết sau trình bày chi tiết về hoạt động kiểm kê, những thách thức và phương pháp để hoạt động kiểm kê đạt hiệu quả cao.

1. Sự cần thiết của kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng và đóng vai trò không thể thiếu trong việc duy trì hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp. Cụ thể hoạt động kiểm kê hỗ trợ:

Kiểm tra và cân bằng mức tồn kho: Kiểm kê hàng hoá giúp người quản lý phát hiện sự khác biệt giữa báo cáo hệ thống quản lý hàng tồn kho và số lượng thực tế của những mặt hàng có trong kho.
Quản lý, giám sát hành vi trộm cắp: Quá trình kiểm tra hàng tồn kho giúp phát hiện các mặt hàng bị thiếu, bị mất cắp, thất lạc hoặc hư hỏng mà hệ thống quản lý không kiểm soát được.
Lập kế hoạch đặt hàng, sản xuất và kinh doanh tốt hơn
Hạn chế lợi nhuận bị mất do lượng hàng tồn kho không chính xác
Xác định các vấn đề hàng tồn kho để khắc phục
Giảm lãng phí hàng tồn kho
Tối ưu vị trí và sắp xếp hàng hóa: Tối ưu hóa không gian lưu trữ và sắp xếp hàng hóa một cách hiệu quả hơn, giúp tăng cường năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí.
Giảm chi phí lưu kho, nhân công và giải phóng không gian lưu trữ của kho hàng.

2. Các phương pháp kiểm kê hàng hoá

Có 4 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là: Kiểm kê theo chu kỳ, kiểm kê ngẫu nhiên, kiểm kê toàn bộ và kiểm kê đặc biệt.

Kiểm kê chu kỳ: Tiến hành kiểm đếm một phần nhỏ trong kho hàng một cách thường xuyên, hàng ngày hoặc hàng tuần. Việc kiểm kê này giúp tìm ra sự khác biệt và chênh lệch kịp thời để khắc phục thay vì phải kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho.
Kiểm kê ngẫu nhiên: Chọn ngẫu nhiên một mặt hàng để kiểm tra. Kích thước mẫu và mặt hàng được thống kê để có thể ước tính chính xác mức tổng tồn kho.
Kiểm kê toàn bộ: Kiểm kê toàn bộ các mặt hàng trong kho trong một thời điểm, thường là cuối năm tài chính. Việc kiểm tra hàng tồn kho này tốn nhiều thời gian và có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Kiểm kê đặc biệt: Kiểm tra bất kỳ mặt hàng nào được giao và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho trong hệ thống.

Xem thêm: Phương pháp quản trị hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Trong quá trình kiểm kê một số lượng lớn các mặt hàng có thể dẫn đến sai sót, vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình kiểm kê hàng tồn kho chặt chẽ, hợp lý và hiệu quả.

quy-trinh-kiem-ke-hang-ton-kho

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Trước tiên, cần lập kế hoạch, xác định phạm vi kiểm kê, gồm các mặt hàng kiểm kê, địa điểm và phân công nhân viên kho có liên quan. Thông báo về thời gian kiểm tra hàng tồn kho cho tất cả nhân viên.

Bước 2: Chuẩn bị kiểm kê

Việc chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho gồm chuẩn bị khu vực và phân công nhiệm vụ cho nhân sự:

Chuẩn bị khu vực: Đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng, các mặt hàng đều được dán nhãn phù hợp. Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị như hồ sơ, bút, máy quét mã vạch…
Phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên liên quan: Như người thực hiện kiểm đếm, ghi chép, người thực hiện xác minh đối chiếu

Bước 3: Tiến hành kiểm kê

Bắt đầu kiểm kê hàng hóa bằng phương pháp thủ công hoặc sử dụng máy quét mã vạch. Ghi lại thông tin vào phiếu kiểm kê đã được chuẩn bị trước, ghi chú vị trí, số lượng của từng mặt hàng.

Cần giao cho 2 nhân viên kiểm kê đồng thời và ghi lại thông tin vào phiếu kiểm kê.

Bước 4: Tổng hợp phiếu kiểm kê

Tổng hợp lại các phiếu kiểm kê và so sánh, nếu có sự khác biệt cần kiểm kê lại một lần nữa để tìm ra số lượng chính xác nhất của hàng tồn kho.

Bước 5: Điều chỉnh chênh lệch

Nếu có sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số liệu trên sổ sách và hệ thống, cần điều tra và giải quyết. Cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch khi kiểm kê hàng tồn kho, ví dụ như do trộm cắp, thất lạc,.. Sau đó điều chỉnh lại sổ sách và hệ thống kho sao cho phù hợp.

Bước 6: Báo cáo kết quả

Cuối cùng, tiến hành báo cáo kiểm kê, trong đó ghi rõ số liệu tồn kho, điểm khác biệt đã được phát hiện và những thay đổi điều chỉnh đã thực hiện.

Ngoài ra, cần phân tích các mặt hàng tồn kho quá nhiều, hoặc mặt hàng thiếu chính xác để có phương án xử lý.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 200 và 133 miễn phí

4. Những thách thức khi kiểm kê hàng tồn kho

4.1 Hạn chế về thời gian

Việc kiểm kê thực tế tốn rất nhiều thời gian và làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh. Vì vậy doanh nghiệp cần lên kế hoạch trước, thực hiện kiểm kê vào thời điểm diễn ra ít hoạt động kho hàng, như sau giờ làm việc hoặc cuối tuần.

4.2 Kiểm kê không chính xác

Kiểm kê hàng hoá thủ công ngoài tốn nhiều thời gian còn gây ra những lỗi con người trong việc đếm, ghi chép, khiến dữ liệu kiểm tra hàng tồn kho không chính xác. Vì vậy doanh nghiệp có thể sử dụng các công nghệ máy quét mã vạch kết hợp với phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình kiểm kê. Chỉ với thao tác quét mã, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, ngoài ra giảm sai sót tối đa cho việc kiểm kê hàng tồn kho.

4.3 Sự khác biệt khi kiểm kê

Sự khác biệt giữa số liệu kiểm kê với số liệu trên hệ thống, sổ sách do trộm cắp, hư hỏng hoặc thất lạc là vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra hàng tồn kho theo chu kỳ thường xuyên để theo dõi sát sao mức tồn kho, và giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

4.4 Thiếu nhân sự kiểm kê

Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc có nguồn lực nhân sự kho hạn chế, có thể lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ kiểm kê hoặc thuê nhân viên thời vụ trong thời gian cao điểm.

5. Cách kiểm kê kho hiệu quả

5.1 Phân loại hàng tồn kho theo ABC và quy tắc 80/20

Theo quy tắc phân tích ABC, 20% mặt hàng loại A chiếm đến 80% doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy cần tập trung kiểm kê kỹ lưỡng các mặt hàng loại A, kiểm tra hàng tồn kho nhóm B và C theo mức độ phù hợp.

5.2 Chuẩn bị không gian kho hàng trước kiểm kê

Để kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, tránh sai sót cần dọn dẹp kho hàng, sắp xếp hàng hóa gọn gàng, dễ dàng kiểm đếm. Đánh dấu vị trí, khu vực của từng loại hàng hóa và cung cấp đầy đủ ánh sáng, dụng cụ cần thiết cho việc kiểm kê.

5.3 Đảm bảo đủ nhân sự kiểm kê

Phân công nhân sự phù hợp. Có thể tiến hành đào tạo nhân viên cho nghiệp vụ kiểm kê, về cách sử dụng công cụ và ghi chép dữ liệu. Cân nhắc nhân viên có kinh nghiệm, cẩn thận và trung thực cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho.

5.4 Sử dụng công nghệ quản lý kho ứng dụng mã vạch, QR Code

Nếu như trước đây, doanh nghiệp cần mất nhiều ngày để kiểm kê hàng hoá, tốn nhiều công sức, nhân lực nhưng kết quả lại không chính xác thì giờ đây, việc sử dụng phần mềm mang lại hiệu quả vượt trội. Chỉ với 2-3 giây thực hiện thao tác quét mã, hệ thống sẽ tự động cập nhật, giúp cho việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng với độ chính xác cao nhất, giảm lỗi con người, tiết kiệm thời gian, nhân lực và gia tăng hiệu quả của quá trình kiểm kê.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý kho còn hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu suất của quy trình nhập kho, xuất kho, theo dõi vị trí của toàn bộ hàng tồn kho trên hệ thống. Theo nhiều nguồn số liệu thực tế, sử dụng hệ thống quản trị kho WMS có thể tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hoá và cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa.

Để quản lý kho hàng đạt hiệu quả tối ưu nhất, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp như SEEACT-WMS của DACO. Đây là đơn vị cung cấp giải pháp tự động hóa hàng đầu với hơn 15 năm kinh nghiệm thực tế, đã mang lại nhiều giải pháp vượt trội gia tăng hiệu suất hoạt động cho nhiều doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam.

Tóm lại, kiểm kê hàng tồn kho là một công việc cần thiết và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm kê ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả và nâng cao hiệu suất của hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: