Phương pháp quản trị hàng tồn kho hiệu quả chi tiết cho doanh nghiệp

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 76
Tên Sản Phẩm: : Phương pháp quản trị hàng tồn kho hiệu quả chi tiết cho doanh nghiệp
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Giải thích khái niệm quản trị hàng tồn kho và đưa ra giải pháp để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp tối ưu hóa nguồn vốn, tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Chi Tiết Sản Phẩm

Hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc quản trị hàng tồn kho hiệu quả hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung cho sản xuất và kinh doanh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng lợi nhuận.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, còn gặp nhiều hạn chế trong công tác quản lý hàng tồn kho. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị ngày càng cấp thiết. Bài viết sau cung cấp thông tin và kiến thức, hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

1. Khái niệm quản trị hàng tồn kho

Trước khi tìm hiểu khái niệm quản trị hàng tồn kho, cùng tìm hiểu hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho là những hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên liệu mà một doanh nghiệp đang giữ lại trong kho của mình để bán ra trong tương lai hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất. Hàng tồn kho bao gồm cả các sản phẩm đã sản xuất hoặc mua sẵn, đang chờ bán ra, cũng như các nguyên liệu và thành phẩm chưa hoàn thiện.

Khái niệm quản trị hàng tồn kho là quá trình quản lý và điều chỉnh các mặt hàng hàng hóa, nguyên liệu hoặc sản phẩm mà một doanh nghiệp đang giữ trong kho của mình. Gồm dự đoán nhu cầu thị trường, đặt hàng, kiểm soát số lượng hàng hoá trong kho, tối ưu hoá lưu trữ, quản lý quy trình nhập, xuất, kiểm kê và đánh giá hiệu suất, báo cáo kho.

Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo rằng tồn kho được duy trì ở mức tối ưu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây lãng phí.

Xem thêm: Tìm hiểu về hàng tồn kho, cách quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả

2. Những thách thức khi quản trị hàng tồn kho

Những thách thức các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình quản lý hàng tồn kho:

Dự đoán nhu cầu thị trường không chính xác, dẫn đến tồn kho quá nhiều hoặc quá ít
Rủi ro hỏng hóc, hao hụt hoặc thất thoát hàng tồn kho trong quá trình lưu trữ và vận chuyển
Hàng hoá lưu trữ chưa được tối ưu vị trí và cách tổ chức chưa tận dụng tối đa không gian kho hàng, khó truy xuất hàng hoá
Chi phí lưu trữ, bảo quản và quản lý cao do không được quản lý hiệu quả
Các hoạt động thủ công như nhập/xuất/kiểm kê thường xuyên gặp sai sót và thiếu hiệu quả

3. Lợi ích của quản trị hàng tồn kho hiệu quả

Những lợi ích khi doanh nghiệp quản trị hàng tồn kho hiệu quả, bao gồm:

Tối ưu hóa nguồn tài chính của doanh nghiệp: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp giảm chi phí vốn đầu tư vào hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí lưu trữ và giảm rủi ro mất mát, hỏng hóc
Tăng cường hiệu suất kho: Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp tối ưu hoá quy trình và dòng chảy công việc. Tăng cường hiệu suất của hoạt động nhập/xuất/kiểm kê kho.
Nâng cao dịch vụ khách hàng: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng với nhu cầu khách hàng. Cụ thể cung cấp hàng hoá đúng lúc và đủ số lượng, chất lượng. Từ đó gia tăng sự hài lòng và uy tín của doanh nghiệp.
Phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề: Như kịp thời phát hiện hàng hoá sắp hết hạn hay tồn kho quá mức. Để có biện pháp điều chỉnh phù hợp tránh tổn thất và lãng phí.
Cải thiện việc lập kế hoạch và dự đoán: Dữ liệu từ quá trình quản trị kho giúp người quản lý cải thiện kế hoạch sản xuất, nhập hàng và xuất hàng. Giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa, tối ưu hoạt động kinh doanh.

4. Các phương pháp quản trị hàng tồn kho

Các phương pháp quản trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp nên áp dụng để tối ưu hoạt động quản trị kho hàng một cách hiệu quả nhất:

4.1 Phân loại hàng hoá trong kho

Một số phương pháp phân loại để lưu trữ và quản lý là:

Phân tích ABC (chèn link) dựa trên doanh thu:

Hàng hóa A: Nhóm hàng hóa quan trọng nhất, mang lại 80% doanh thu hoặc lợi nhuận.
Hàng hóa B: Nhóm hàng hóa có tầm quan trọng trung bình, mang lại 15% doanh thu hoặc lợi nhuận.
Hàng hóa C: Nhóm hàng hóa ít quan trọng nhất, mang lại 5% doanh thu hoặc lợi nhuận.

Phân loại VED dựa trên độ quan trọng với hoạt động kinh doanh, sản xuất:

Hàng hóa V (Vital): Nhóm hàng hóa thiết yếu, không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hàng hóa E (Essential): Nhóm hàng hóa quan trọng, cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hàng hóa D (Desirable): Nhóm hàng hóa quan trọng nhưng không thiết yếu.

Phân tích FSN dựa trên tốc độ bán hàng:

Hàng hóa F (Fast): Nhóm hàng hóa bán nhanh, có tốc độ quay vòng cao.
Hàng hóa S (Slow): Nhóm hàng hóa bán chậm, có tốc độ quay vòng thấp.
Hàng hóa N (Normal): Nhóm hàng hóa bán với tốc độ trung bình.
Hàng hóa O (Obsolete): Nhóm hàng hóa lỗi thời, không còn nhu cầu trên thị trường.

Ngoài ra, có thể phân loại dựa trên nhà cung cấp, loại hàng hoá, giá trị,..để quản trị hàng tồn kho. Tuy nhiên cần đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động, tập trung quản lý sản phẩm cốt lõi và giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.

4.2 Xác định các mức tồn kho hợp lý

Mức tồn kho tối thiểu: Xác định lượng hàng hóa tối thiểu mà doanh nghiệp cần dự trữ để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng và không bị gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mức tồn kho tối đa: Xác định lượng hàng hóa tối đa mà doanh nghiệp nên dự trữ để tránh lãng phí chi phí lưu kho quá lớn và cân nhắc rủi ro do hàng hóa lỗi thời.
Mức tồn kho an toàn: Xác định lượng hàng hóa dự phòng để đảm bảo doanh nghiệp không bị thiếu hụt hàng hóa trong trường hợp nhu cầu tăng đột biến hoặc xảy ra các rủi ro bất ngờ trong sản xuất, cung ứng.

4.3 Áp dụng các phương pháp quản lý kho

Lựa chọn phương pháp quản lý kho phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận. Một số phương pháp quản lý kho phổ biến như:

Phương pháp FIFO (First-In, First-Out): Hàng hóa nhập trước sẽ được xuất kho trước, phù hợp với sản phẩm có hạn sử dụng ngắn và dễ lỗi thời.
Phương pháp LIFO (Last-In, First-Out): Hàng hóa nhập sau sẽ được xuất kho trước, phù hợp với các loại hàng hóa có giá trị biến động theo thời gian như nguyên liệu, vật liệu xây dựng.
Phương pháp FEFO (First Expired First Out): Hàng hóa có hạn sử dụng ngắn nhất sẽ được xuất kho trước, phù hợp với các mặt hàng thực phẩm, thuốc,..

4.4 Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity)

EOQ là phương pháp xác định số lượng đặt hàng tối ưu để tối thiểu tổng chi phí liên quan đến việc quản trị hàng tồn kho, bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

EOQ được tính theo công thức, chỉ áp dụng được cho các loại hàng hóa có nhu cầu ổn định và dễ dự đoán, ngoài ra không tính đến các yếu tố biến động của thị trường.

4.5 Phương pháp Just-In-Time (JIT)

JIT là phương pháp quản lý hàng tồn kho nhằm mục đích giảm thiểu tối đa lượng hàng trong kho bằng cách chỉ sản xuất hoặc nhập hàng hóa khi cần thiết. Nguyên tắc Just In Time là sản xuất theo nhu cầu, loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị cho khách hàng và liên tục cải thiện quy trình sản xuất, quản lý kho.

5. Giải pháp cho những vấn đề thường gặp trong quản trị hàng tồn kho

Trong quá trình quản trị hàng tồn kho, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều vấn đề, sau đây là những giải pháp hữu ích:

5.1 Tồn kho quá mức

Tồn kho quá mức dẫn đến lãng phí chi phí lưu kho, vốn và ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, cần cải thiện dự báo nhu cầu, áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả như JIT (Just-in-Time) và sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để theo dõi hàng hóa theo thời gian thực. Từ đó tối ưu lượng hàng hoá trong kho hiệu quả.

5.2 Thiếu hụt hàng tồn kho

Thiếu hụt hàng tồn kho gây ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dẫn đến mất doanh thu và uy tín của doanh nghiệp. Giải pháp cho vấn đề này là cải thiện hoạt động dự báo nhu cầu khách hàng, đặt hàng sớm và theo dõi tình trạng đơn hàng thường xuyên, áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho an toàn.

5.3 Quản lý kho hàng kém hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả làm tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý kho hàng rõ ràng phù hợp, đào tạo bài bản cho nhân viên, sử dụng hệ thống lưu trữ hàng hóa phù hợp và đặc biệt cần áp dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để tối ưu hoá toàn bộ hoạt động kho.

5.4 Không ứng dụng công nghệ trong quản trị hàng tồn kho

Việc không ứng dụng công nghệ trong quản trị hàng tồn kho khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa, giảm năng suất và hiệu quả của kho hàng. Vì vậy, việc tìm kiếm các giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu và ngân sách là rất quan trọng.

Một lựa chọn vàng để doanh nghiệp triển khai đầu tư là hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS của DACO - Nhà cung cấp giải pháp tự động hóa hàng đầu. Hệ thống WMS này mang đến nhiều lợi ích cho hoạt động quản lý kho như:

Tăng hiệu suất lên mức tối đa cho các hoạt động nhập/xuất/kiểm kê chỉ với thao tác quét mã Barcode, QR Code nhanh chóng.
Quản lý vị trí của toàn bộ hàng hoá trong kho theo layout và real time
Truy xuất nguồn gốc hàng hoá dễ dàng với mã vạch, QR Code dán trên từng sản phẩm
Cảnh báo tồn kho tối thiểu, tối đa, xác định hệ số quay vòng tồn kho cho doanh nghiệp
Đảm bảo chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp theo yêu cầu của khách hàng
Phù hợp với mọi doanh nghiệp có quy trình sản xuất và kho hàng phức tạp, tích hợp dễ dàng với các hệ thống ERP…

Quản trị hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và tăng lợi nhuận. Bài viết đã cung cấp cho doanh nghiệp những kiến thức và giải pháp thiết yếu để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động của mình và tham khảo ý kiến của các chuyên gia để xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả.

Xem thêm: